Seit 2007 arbeiten die Mitglieder im Zusammenschluss der RGHF mit unterschiedlichen Personalabrechnungssystemen, unter anderem in Teiloutsourcingmodellen mit der HR-Software TDS-Personal und D-Soft. „Die von den einzelnen Häusern inhouse betriebene Gehaltsabrechnung hat zu einer hohen Arbeitsbelastung in den jeweiligen Personalabteilungen geführt“, berichtet Michael Hatt. Bei den durchgeführten HR-Basis-Checks in den einzelnen Häusern konnte die Experten von Ellrich & Kollegen feststellen, dass die Arbeitsabläufe deutlich unterschiedlich waren. Durch eine optimale Gestaltung der Prozesse mit maximaler Systemnutzung können die Abläufe standardisiert und damit auch die notwendigen personellen Ressourcen optimal aufgestellt werden. Durch ein zentrales System konnten zudem die Programm- und Wartungskosten gesenkt werden, ein Effekt, der durch wegfallende Schnittstellen noch verstärkt wurde.

Die Nürnberger Spezialisten in der HR-Prozessanalyse und der Begleitung bei Systemumstellungen waren der RGHF bereits als erfahrener Berater bekannt. Startschuss für die Zusammenarbeit war daher die gemeinsame Durchführung des von Ellrich & Kollegen angebotenen HR-Basis-Checks, im Rahmen dessen zunächst eine kompakte IST-Analyse durchgeführt wurde. „In einem gemeinsamen Workshop haben wir die aktuelle Situation der Holding analysiert und auch beurteilt“, beschreibt Dr. Christian Ellrich, Geschäftsführer von Ellrich & Kollegen, den Start der Zusammenarbeit beider Unternehmen.

Im gesamten Analyse- und Beratungsprozess wurde auch die Frage nach dem Standort für die zentrale Gehaltsabrechnung sowie die Struktur dieser „neuen“ Personalabteilung der Holding intensiv diskutiert. „Von Anfang an hat uns die Beratungskompetenz von Ellrich & Kollegen überzeugt“, zieht Michael Hatt ein erstes Fazit. „Denn vor allem im Hinblick auf die Auswahl des Abrechnungssystems bedarf es aus unserer Sicht eines tiefgreifenden Verständnisses für personalwirtschaftliche Prozesse, der angewandte Software sowie einer herstellerunabhängigen Beratung“, so Hatt weiter. Im Endergebnis fiel die Entscheidung für die Lösung SAP. „Die Wahl der Lösung SAP war für uns die absolut richtige. Das System passt zu unseren Abrechnungsanforderungen innerhalb der Holding. Beim Aufbau eines Shared- Service-Centers für die zentrale Gehaltsabrechnung standen uns Dr. Ellrich und sein Team mit ihrem Systemverständnis und langjährigem Branchen Know-how zur Seite und konnten uns dadurch vor etwaigen Fehlern bewahren“, resümiert Hatt.

Über einen Gesamtprojektverlauf von nur neun Monaten – von der Erstberatung bis hin zum Echtzeitbetrieb – gelangte die RGHF zu einer neuen und zentralen Personalabrechnung. Die Anlieferung und Verarbeitung der Informationen läuft nun weitgehend papierlos. Am gemeinschaftlich ausgewählten Standort Öhringen werden jetzt die rund 6.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Verbundes zentral abgerechnet. „Die Umstellung verlief einwandfrei, ohne jegliche Start- oder Eingewöhnungsschwierigkeiten“, schildert Michael Hatt den Migrationsverlauf. „Dabei waren wir vor allem vom professionellen Projektmanagement unseres Partners angetan“, so Hatt weiter. „Von Anfang an hat uns das Beraterteam mit hoher Fachkompetenz prozessnah unterstützt“, lobt Hatt die Expertise des Dienstleisters für die Personalwirtschaft.

Im Rahmen der Prozessberatung lag das Augenmerk vor allem auf der Datenanlieferung der einzelnen Häuser an den zentralen Standort. „Der Schutz sensibler Daten hat bei uns von jeher oberstes Gebot und ist integraler Bestandteil unserer Arbeit“, erläutert Dr. Christian Ellrich. „Wir haben daher dafür gesorgt, dass in Öhringen umfassende Kontrollmechanismen über den gesamten Abrechnungsprozess hinweg implementiert werden“, führt Dr. Ellrich weiter aus.

Ein weiterer wesentlicher Aspekt für den Aufbau des Shared- Service-Centers für die Gehaltsabrechnung war die Frage nach der richtigen Personalstruktur. Auch hier konnte sich die Holding voll und ganz auf die Beratung von Ellrich & Kollegen verlassen. „Durch die Zentralisierung sind 14 neue Arbeitsplätze entstanden, über die Hälfte dieser Stellen konnten wir extern besetzen“, zeigt sich Hatt zufrieden. „Wir sind froh, dass wir auch hinsichtlich der Strukturen so gut beraten wurden“, so Hatt weiter.