Die HR-Abteilung wollte zudem mehr in die Rolle des Beraters, des Business Partners einsteigen, um die wachsenden Organisationsstrukturen bestmöglich zu begleiten. Immer wichtiger wird das HR-Reporting. Die berühmten „Zahlen, Daten, Fakten“ sollen schneller zur Verfügung stehen, um strukturierter damit arbeiten zu können und die Führungskräfte zeitnah über bestimmte Fakten informieren zu können.

Die DPD Deutschland GmbH umfasst neben den Unternehmenszentralen in Aschaffenburg und Koblenz rund 80 Standorte. Die HR Systemlandschaft bestand bisher aus der Payroll, Zeitwirtschaft inkl. elektronischer Zeiterfassung sowie der elektronischen Personalakte. Damit fehlte ein Tool für Recruiting, für die dezentrale Bereitstellung von Reports, für Employee und Manager Self Services.

„Unser Ziel musste es also sein, über eine stärkere Standardisierung der Prozesse manuelle Aufwände und Fehler zu reduzieren. Ein modernes Personalmanagementsystem einzuführen war aus unserer Sicht somit unabdingbare Voraussetzung, um mehr Zeit für echte und wertschöpfende Personalarbeit zu schaffen“, stellt Dirk Müller, Chief Human Resources Officer / Chief Legal Officer bei DPD Deutschland, fest.

Sehr schnell stand fest, dass es externe Unterstützung für die Moderation und Begleitung des immensen Veränderungsprozesses brauchte. Der HR-Bereich von DPD Deutschland fand in Ellrich & Kollegen einen Partner, der auf die Optimierung personalwirtschaftlicher Prozesse spezialisiert ist und auch Erfahrungen in der Systemauswahl hat.

Das Projekt sollte in zwei Phasen umgesetzt werden. Die Phase 1 begann mit einem Workshop der HR-Zentrale gemeinsam mit dem Team von Ellrich & Kollegen, in dem die systemnahen Prozesse identifiziert und eine Umsetzungsplanung für die Erarbeitung der Sollprozesse sowie die spätere Softwareauswahl festgelegt wurden. Im weiteren Verlauf wurden in Kleingruppen-Workshops nach der von Ellrich & Kollegen entwickelten Methode der „prototypischen Prozessmodellierung“ die HR Soll-Prozesse erarbeitet. Es wurden insgesamt 22 Prozesse u.a. aus den Bereichen Recruiting, Administration, HR Controlling und Personalentwicklung erarbeitet.

Nachdem die Soll-Prozesse definiert und die Anforderungen an das neue IT-System durch Ellrich & Kollegen in Form eines Anforderungskataloges mit über 800 Einzelanforderungen fixiert waren, standen die Experten von Ellrich & Kollegen auch bei der Auswahl eines passenden Softwareanbieters zur Seite. Auf Basis einer umfassenden Marktrecherche durch das Nürnberger Team wurden potenzielle Anbieter aufgefordert, ein Angebot abzugeben. Ellrich & Kollegen wertete die Angebote aus, übernahm die Koordination der Bieterpräsentationen und war auch in die Vertragsprüfung und Vertragsverhandlungen mit dem ausgewählten Hersteller eingebunden.

Um die Einführung der Personalmanagementsoftware hausintern bestmöglich zu begleiten, wurde eigens dafür eine Stelle für die interne Projektleitung geschaffen, die das interne Projektmanagement steuert und den Projektfortschritt überwacht.

In der zweiten Phase des Projektes begleitete Ellrich & Kollegen das HR-Team von DPD Deutschland bei der Einführung der in Phase 1 ausgewählten Personalmanagementsoftware. In dieser Phase lag der Schwerpunkt klar auf dem Projektmanagement und auf inhaltlichen Herausforderungen eines solch komplexen HR IT-Projekts. Ellrich & Kollegen unterstützte bei der Überwachung der Termin- und Budgeteinhaltung und dokumentierte die Projektfortschritte. Bei wichtigen Themen wie beispielsweise dem Berechtigungskonzept oder dem Aufbau eines Key-User-Konzeptes und dem Usersupport war erneut der unabhängige Blick von außen gefordert.

In Aschaffenburg ist die erste Teilprojektphase abgeschlossen, neben dem Organisations- und Mitarbeitermodul wurde auch das Bewerbermanagement eingeführt.

Über die Karriereseite auf der DPD-Homepage können sich Bewerber nun einfach und komfortabel online bewerben und gleichzeitig ihre Unterlagen hochladen. Das Bewerbermanagement wurde auch mit einem Berechtigungskonzept versehen, damit alle Belange des Datenschutzes gewahrt bleiben. Innerhalb der Personalmanagementsoftware erhalten die berechtigten Mitarbeiter einen Überblick über den Bewerbereingang und den Status jeder Bewerbung.

„In der ersten Teilphase wurde etwas erreicht, auf das wir wirklich stolz sein können. Neben dem großen Thema Bewerbermanagement ist es jetzt beispielsweise auch möglich, ein dynamisches Firmenorganigramm für den Konzern in Deutschland abzubilden. Das Organigramm hat unsere bisherigen PowerPoint-Slides abgelöst. Es ist im Intranet für alle DPD Mitarbeiter eingebunden und wird vielfach genutzt. Personelle Veränderungen wie Eintritte und Austritte kommen automatisch über das Payroll System, das ist sehr wertvoll”, berichtet Markus Rasche.