DPD Deutschland digitalisiert HR-Prozesse und führt Personalmanagementsoftware ein

Ellrich & Kollegen optimiert personalwirtschaftliche Prozesse und begleitet Einführung der Software

DPD Deutschland reduziert papierhafte Prozesse und digitalisiert Abläufe

Bereits seit einigen Jahren ist DPD Deutschland auf Wachstumskurs. Mit etwa 375 Millionen Paketen pro Jahr zählt DPD zu den führenden internationalen Paket- und Expressdienstleistern.

 

Die logische Konsequenz dieses Wachstums: sich verändernde Ansprüche an effiziente und professionelle Personalarbeit.

„Wer hohe Türme bauen will, muss lange am Fundament verweilen“ wusste schon Anton Bruckner, der österreichische Komponist. Die Mitarbeiter in der Personalabteilung von DPD spürten, dass eine Veränderung in der Luft lag. So wurde innerhalb der Business Unit HR der Strategie­prozess “HR 2020“ gestartet. Dass der vor HR liegende Weg nicht leicht werden würde, war von Beginn an klar.

Effizientere Prozesse und Online-Bewerbungsmanagement benötigt

Zum Start analysierte das HR-Team im Jahr 2016 den Status Quo und legte gemeinsam fest, wo die Reise hingehen sollte. Herausforderungen und Leistungen wurden definiert und die Kernprozesse nach Dringlichkeit priorisiert. Sicher war für die Mitarbeiter in der HR-Abteilung, dass die Veränderung sowohl die Systeme als auch die Prozesse umfassen würde.

„Die Themenblöcke waren den Mitarbeitern sehr bewusst, sie sprudelten förmlich vor Ideen. Es gab Themen wie „Wir haben kein wirkliches Bewerbermanagement“, denn Unterstützung durch ein IT-Tool fehlte. Es bestand große Einigkeit, dass in einem Konzern der Größe von DPD ein professionelles Bewerbermanagement vonnöten ist“, beschreibt Markus Rasche, Group Manager Human Resources bei DPD Deutschland, den Prozess.

HR als Business Partner

Die HR-Abteilung wollte zudem mehr in die Rolle des Beraters, des Business Partners einsteigen, um die wachsenden Organisationsstrukturen bestmöglich zu begleiten. Immer wichtiger wird das HR-Reporting. Die berühmten „Zahlen, Daten, Fakten“ sollen schneller zur Verfügung stehen, um strukturierter damit arbeiten zu können und die Führungskräfte zeitnah über bestimmte Fakten informieren zu können.

Die DPD Deutschland GmbH umfasst neben den Unternehmenszentralen in Aschaffenburg und Koblenz rund 80 Standorte. Die HR Systemlandschaft bestand bisher aus der Payroll, Zeitwirtschaft inkl. elektronischer Zeiterfassung sowie der elektronischen Personalakte. Damit fehlte ein Tool für Recruiting, für die dezentrale Bereitstellung von Reports, für Employee und Manager Self Services.

„Unser Ziel musste es also sein, über eine stärkere Standardisierung der Prozesse manuelle Aufwände und Fehler zu reduzieren. Ein modernes Personalmanagementsystem einzuführen war aus unserer Sicht somit unabdingbare Voraussetzung, um mehr Zeit für echte und wertschöpfende Personalarbeit zu schaffen“, stellt Dirk Müller, Chief Human Resources Officer / Chief Legal Officer bei DPD Deutschland, fest.

Externer Berater für den Blick von außen

Sehr schnell stand fest, dass es externe Unterstützung für die Moderation und Begleitung des immensen Veränderungsprozesses brauchte. Der HR-Bereich von DPD Deutschland fand in Ellrich & Kollegen einen Partner, der auf die Optimierung personalwirtschaftlicher Prozesse spezialisiert ist und auch Erfahrungen in der Systemauswahl hat.

Phase 1 – die Sollprozesse werden aufgesetzt

Das Projekt sollte in zwei Phasen umgesetzt werden. Die Phase 1 begann mit einem Workshop der HR-Zentrale gemeinsam mit dem Team von Ellrich & Kollegen, in dem die systemnahen Prozesse identifiziert und eine Umsetzungsplanung für die Erarbeitung der Sollprozesse sowie die spätere Softwareauswahl festgelegt wurden. Im weiteren Verlauf wurden in Kleingruppen-Workshops nach der von Ellrich & Kollegen entwickelten Methode der „prototypischen Prozessmodellierung“ die HR Soll-Prozesse erarbeitet. Es wurden insgesamt 22 Prozesse u.a. aus den Bereichen Recruiting, Administration, HR Controlling und Personalentwicklung erarbeitet.

Auswahl des Softwareanbieters

Nachdem die Soll-Prozesse definiert und die Anforderungen an das neue IT-System durch Ellrich & Kollegen in Form eines Anforderungskataloges mit über 800 Einzelanforderungen fixiert waren, standen die Experten von Ellrich & Kollegen auch bei der Auswahl eines passenden Softwareanbieters zur Seite. Auf Basis einer umfassenden Marktrecherche durch das Nürnberger Team wurden potenzielle Anbieter aufgefordert, ein Angebot abzugeben. Ellrich & Kollegen wertete die Angebote aus, übernahm die Koordination der Bieterpräsentationen und war auch in die Vertragsprüfung und Vertragsverhandlungen mit dem ausgewählten Hersteller eingebunden.

Phase 2: Einführung der Personalmanagementsoftware

Um die Einführung der Personalmanagementsoftware hausintern bestmöglich zu begleiten, wurde eigens dafür eine Stelle für die interne Projektleitung geschaffen, die das interne Projektmanagement steuert und den Projektfortschritt überwacht.

In der zweiten Phase des Projektes begleitete Ellrich & Kollegen das HR-Team von DPD Deutschland bei der Einführung der in Phase 1 ausgewählten Personalmanagementsoftware. In dieser Phase lag der Schwerpunkt klar auf dem Projektmanagement und auf inhaltlichen Herausforderungen eines solch komplexen HR IT-Projekts. Ellrich & Kollegen unterstützte bei der Überwachung der Termin- und Budgeteinhaltung und dokumentierte die Projektfortschritte. Bei wichtigen Themen wie beispielsweise dem Berechtigungskonzept oder dem Aufbau eines Key-User-Konzeptes und dem Usersupport war erneut der unabhängige Blick von außen gefordert.

Online-Bewerbermanagement im Einsatz

In Aschaffenburg ist die erste Teilprojektphase abgeschlossen, neben dem Organisations- und Mitarbeitermodul wurde auch das Bewerbermanagement eingeführt.

Über die Karriereseite auf der DPD-Homepage können sich Bewerber nun einfach und komfortabel online bewerben und gleichzeitig ihre Unterlagen hochladen. Das Bewerbermanagement wurde auch mit einem Berechtigungskonzept versehen, damit alle Belange des Datenschutzes gewahrt bleiben. Innerhalb der Personalmanagementsoftware erhalten die berechtigten Mitarbeiter einen Überblick über den Bewerbereingang und den Status jeder Bewerbung.

„In der ersten Teilphase wurde etwas erreicht, auf das wir wirklich stolz sein können. Neben dem großen Thema Bewerbermanagement ist es jetzt beispielsweise auch möglich, ein dynamisches Firmenorganigramm für den Konzern in Deutschland abzubilden. Das Organigramm hat unsere bisherigen PowerPoint-Slides abgelöst. Es ist im Intranet für alle DPD Mitarbeiter eingebunden und wird vielfach genutzt. Personelle Veränderungen wie Eintritte und Austritte kommen automatisch über das Payroll System, das ist sehr wertvoll”, berichtet Markus Rasche.

Das Anliegen – Unsere Lösung

DPD Deutschland wächst seit einigen Jahren. Die logische Konsequenz dieses Wachstums sind sich verändernde Ansprüche an effiziente und professionelle Personalarbeit. Die Personalabteilung von DPD Deutschland wollte zudem mehr in die Rolle des Beraters, des Business Partners einsteigen, um die wachsenden Organisationsstrukturen bestmöglich zu begleiten. Ziel war es, über eine stärkere Standardisierung der Prozesse manuelle Aufwände und Fehler zu reduzieren und ein modernes Personalmanagementsystem einzuführen. 

Ellrich & Kollegen begleitete DPD Deutschland in der Prozessoptimierung, bei der Erarbeitung eines Pflichtenheftes und in der Ausschreibungs- und Umsetzungsphase zur Einführung der ausgewählten Personalmanagementsoftware.

Die Investition

  • Workshops zur Analyse und Definition systemnaher Sollprozesse
  • Aufbrechen von alten Denkmustern und alten Vorgehensweisen
  • Erarbeitung eines Pflichtenheftes für die Softwareauswahl

Der Nutzen

  • Analyse der Strukturen und Kernprozesse
  • Optimierung des Rekrutierungsprozesses

Das Ergebnis

  • Schrittweise Einführung Personalmanagementsoftware
  • Digitales Bewerbermanagementsystem eingeführt
  • Automatisierte Aktualisierung dynamisches Firmenorganigramm

Folgende Projekte haben wir bereits erfolgreich umgesetzt:

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    Ihr Ansprechpartner:

    Dr. Christian Ellrich

    Geschäftsführer

     

    18 Jahre Erfahrung in der HR-Prozessoptimierung

     

    Die Personalarbeit wird sich in den nächsten Jahren radikal verändern und dabei wird auch das Thema Innovation eine wichtige Rolle spielen.

     

    +49 911 13 13 13 - 10
    info@ellrich-kollegen.de

    Über DPD Deutschland

    DPD Deutschland gehört zur internationalen DPDgroup, Europas zweitgrößtem Paketdienst-Netzwerk. Wir sorgen für maximale Transparenz und Flexibilität beim Paketversand und bieten eine Produktpalette, die alle Kundenbedürfnisse bedient – von der taggleichen Lieferung in 90 Minuten für anspruchsvolle B2C-Versender bis hin zur branchenspezifisch zugeschnittenen Versandlösung für B2B-Kunden. Deutschlandweit haben wir 78 Depots und 7.000 Pickup Paketshops. 9.500 Mitarbeiter und 11.000 Zusteller sind täglich im Einsatz. DPD ist die Nummer 2 im deutschen Paketmarkt und transportiert 375 Millionen Pakete im Jahr, rund ein Drittel davon an private Empfänger. Sämtliche Pakete transportieren wir vollständig klimaneutral – ohne Zusatzkosten für die Kunden. Mit zahlreichen Initiativen zur nachhaltigen Paketzustellung zeigt DPD insbesondere in den Innenstädten auf, wie sich der Paketversand umweltfreundlich und lokal emissionsfrei gestalten lässt.

    Weitere Informationen www.dpd.com