Prozessoptimierung in der Personalabteilung

ASB Dresden & Kamenz gGmbH will ein starkes Personalmanagement

ASB Dresden und Kamenz stellt alte Strukturen auf den Prüfstand

Über Jahre gewachsene Strukturen und Prozesse zu überprüfen, aufzubrechen und sogar zu verbessern, ist – egal in welcher Branche – kein leichtes Unterfangen. Neben einer umfassenden und ehrlichen Bestandsaufnahme bedarf es neuer Ideen und echter Teamarbeit, vor allem in der Umsetzung.

Der Arbeiter-Samariter-Bund (ASB) Dresden & Kamenz gGmbH kennt eine solche Situation. Die zur Hilfs- und Wohlfahrtsorganisation ASB gehörende gGmbH sah sich mit über die Jahre gewachsenen Strukturen in ihrer Personalabteilung konfrontiert: 

Durch viele manuelle Tätigkeiten kam es häufig zu Mehraufwänden, Prozesse waren teilweise nicht ausreichend effizient strukturiert, das Zusammenspiel verschiedener Systeme nicht immer optimal. Darüber hinaus bekam die Frage nach der Rekrutierung von qualifiziertem Personal in den letzten Jahren mehr und mehr Gewicht. Ein Wechsel in der Personalleitung war dann letztlich ausschlaggebend, bestehende HR-Prozesse in Dresden auf den Prüfstand zu stellen, Optimierungspotenziale aufzudecken und konkrete Maßnahmen zu planen.

Check-Up bestehender Prozesse

Auf der Suche nach einem passenden Partner, der die gewünschte Analyse der bestehenden Prozesse durchführen und die Moderation der Folgeprozesse übernehmen konnte, wurden die Verantwortlichen in Dresden im Internet fündig. „Wir haben im Netz nach einem potenziellen Partner gesucht und sind recht schnell bei Ellrich & Kollegen gelandet“, berichtet Ulrich Grundmann. „Wir wollten einen Überblick über die Stärken und Schwächen aller Prozesse in unserer Personalabteilung erhalten, zudem hatten wir uns die zeitnahe Erarbeitung von Lösungsansätzen als Ziel gesetzt. Der von den Nürnberger Experten angebotene HR Check-Up schien uns dazu das geeignete Instrument zu sein“, so der Geschäftsführer weiter. Nach einem gemeinsamen Briefinggespräch war dann klar, dass man zusammenarbeiten wollte und der HR Check-Up wurde geplant.

Optimierte Prozesse für ein starkes Personalmanagement

Bereits im Vorfeld hatte Ulrich Grundmann dem Nürnberger Partner die Situation im eigenen Unternehmen geschildert und Themenfelder skizziert, die detaillierte Planung des Workshops oblag dann aber Ellrich & Kollegen. Fest stand, dass im Rahmen des Workshops die Themenbereiche Bewerbungs- und Einstellungsprozess, Zeitwirtschaft und Dienstplan, Abrechnung, Personalcontrolling, Dokumentenmanagement, sowie das Thema HR-Managementsystem bearbeitet werden sollten.

Gerade mit Blick auf die Abrechnung stand die ASB Dresden & Kamenz gGmbH ebenfalls vor einer entscheidenden, übergreifenden Veränderung: Das bisherige Vergütungssystem entsprach nicht mehr aktuellen Branchenstandards und musste umgestellt werden, zurzeit befindet man sich in Dresden noch in der Implementierungsphase. „Wir orientieren uns an den Vergütungssystemen unserer wesentlichen Mitbewerber wie beispielsweise dem öffentlichen Dienst oder anderen konfessionellen Verbänden auf dem Arbeitsmarkt. Unser Ziel ist es, allen bestehenden und auch künftigen Mitarbeitern im Vergleich mit den Mitbewerbern ein sehr gutes Vergütungsangebot unterbreiten zu können – was nach unserer Erfahrung wesentlich zur Arbeitszufriedenheit beiträgt“, bekräftigt Ulrich Grundmann die Entscheidung zur Systemumstellung. „Bewerber erwarten heute attraktive Vergütungsmodelle und einen professionellen Bewerbungsprozess – beidem wollen wir künftig Rechnung tragen“, so der Geschäftsführer weiter.

Innovative Methoden für kreative Ideen

Gemeinsam mit allen Mitarbeitern der Personalabteilung, dem Geschäftsführer der ASB Dresden & Kamenz gGmbH und der Qualitätsbeauftragten wurde der Workshop über einen Zeitraum von zwei Tagen durchgeführt. „Im Rahmen unseres HR Check-Up schaffen wir zunächst eine Atmosphäre, in der alle Beteiligten offen darüber sprechen können, was zu diesem Zeitpunkt gut funktioniert, aber auch, an welchen Stellen man Probleme sieht“, schildert Michael Teich, Geschäftsführer der Ellrich & Kollegen Beratungs GmbH, das Vorgehen in Dresden. „Dazu bedarf es keinerlei Vorbereitung seitens der Abteilungen“, so Michael Teich weiter. „Prozesse, Herausforderungen, positive Erfahrungen, Probleme – all dies ist fest in den Köpfen der Mitarbeiter verankert“, führt der Geschäftsführer aus. „Mit Hilfe unserer Moderation wird dieses Wissen freigesetzt.“ Dazu nutzen die Experten aus Nürnberg innovative Methoden, wie etwa die Walt-Disney-Methode, die die Phantasie aller Teilnehmer fordert und mit deren Hilfe schnell Lösungsansätze generiert werden können. In diesem Prozess werden bestehende Abläufe analysiert und gleichzeitig, ohne jegliche Wertung, Ideen gesammelt, wie einzelne Tätigkeiten verbessert werden können. „Teilnehmer eines solchen Workshops profitieren in zweifacher Hinsicht: zum einen wird in kürzester Zeit klar, an welchen Stellen es „hakt“, zum anderen können Soll-Prozesse direkt im Anschluss an die sehr kompakte Analyse definiert werden“, erläutert Michael Teich. „Kunden erhalten so schnell Antworten auf wichtige Fragen, Maßnahmen können dann auch kurzfristig umgesetzt werden.“ Auch Ulrich Grundmann zeigt sich sehr zufrieden: „Der Workshop war für das ganze Team eine tolle Erfahrung. Ein externer Berater kann die Mitarbeiter wesentlich stärker herausfordern, er ist unbelastet und im Umgang mit den Teilnehmern viel freier. Auch die Beiträge der Teilnehmer sind aus meiner Sicht deutlich kreativer.“

Prio A: HR-Managementsystem und professionelles Bewerbermanagement

Die im Workshop identifizierten Problemfelder wurden gemeinsam mit allen Projektbeteiligten geclustert und anschließend verdichtet, sodass dann, je nach Themenbereich, Lösungsansätze erarbeitet werden konnten. Nach einer weiteren Verdichtung wurden die wichtigsten Maßnahmen priorisiert, um die Umsetzung konkret planen zu können. „Zunächst wird es bei uns darum gehen, ein HRManagementsystem einzuführen“, schildert Ulrich Grundmann eine der wichtigsten Maßnahmen. „Statt des bisher sehr hohen Einsatzes von Microsoft Excel in unserer Personalabteilung wollen wir künftig Prozesse softwaregestützt abbilden und so Fehler reduzieren und beispielsweise doppelte Datenhaltung vermeiden“, führt der Geschäftsführer aus. Darüber hinaus setzt die ASB Dresden & Kamenz gGmbH ein professionelles Bewerbermanagement auf, das die Personaler von der Eingangsbestätigung, über die Einladung zum Gesprächstermin, bis hin zur Absage unterstützt und den Prozess schnell und komfortabel gestaltet – für beide Seiten. Dritter Eckpfeiler des in Dresden geplanten Maßnahmenpaketes ist das Dokumentenmanagement innerhalb der Personalabteilung. Hier soll es künftig einen einheitlichen Prozess geben, in dem mit standardisierten und schreibgeschützten Vorlagen und Formularen gearbeitet wird.

Das Anliegen – Unsere Lösung

Greifbare Ergebnisse: Know-how des Partners überzeugt
Mit der Unterstützung durch Ellrich & Kollegen ist man in Dresden sehr zufrieden. „Wir haben das Vorgehen von Michael Teich und seinem Team als sehr professionell empfunden“, lobt Ulrich Grundmann. „Der Workshop war ausgezeichnet vorbereitet und auch die angewandte Methodik hat uns überzeugt“, so Grundmann weiter. „Alleine wären wir sicher nicht so schnell zu validen Ergebnissen gelangt.“

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    Ihr Ansprechpartner:

    Dr. Christian Ellrich

    Geschäftsführer

     

    18 Jahre Erfahrung in der HR-Prozessoptimierung

     

    Die Personalarbeit wird sich in den nächsten Jahren radikal verändern und dabei wird auch das Thema Innovation eine wichtige Rolle spielen.

     

    +49 911 13 13 13 - 10
    info@ellrich-kollegen.de

    Über ASB Dresden & Kamenz gGmbH

    Die ASB Dresden & Kamenz gGmbH ist in Dresden und Kamenz, Radebeul, Königsbrück, Bretnig-Hauswalde, Bernsdorf, Radeburg und Radeberg aktiv. Insgesamt sind rund 650 Mitarbeitende einschließlich 20 Auszubildender in verschiedenen Bereichen tätig: Kindertageseinrichtungen, Frühförderung für Vorschulkinder, Pflegeheime, Einrichtungen der Kurzzeit- und Tagespflege sowie Begegnungsstätten für Senioren. Außerdem gehört die ASB Service-Center GmbH zum Verbund. Zu ihren Aufgaben zählen u. a. Reinigungs- und technische Dienstleistungen, das Catering und der Fahrdienst.

    www.asb-dresden-kamenz.de