Kliniken Mühldorf am Inn wählen modernes HR-Management-System

Ellrich & Kollegen führen Vergabeverfahren für europaweite Ausschreibung durch

Personalabteilung der Kliniken Mühldorf am Inn holt externen Partner zur Durchführung einer europaweiten Ausschreibung ins Boot!

Wenn öffentliche Auftraggeber Aufträge an private Unternehmen vergeben möchten, so sind sie an das Vergaberecht und die entsprechenden Vorschriften gebunden.

Im Zuge der Umsetzung bereits zuvor optimierter Prozesse in der Personalabteilung, war dem Team von Simon Eismann, Leiter Personal bei den Klinken Mühldorf am Inn, bewusst geworden, dass die bestehende Software an ihre Grenzen gestoßen war und eine neue HR-Management­software benötigt würde.

Simon Eismann möchte die Personalabteilung als internen Dienstleister und Partner für das Management positionieren: „Dienstleister sein – das geht nicht, wenn Prozesse papierhaft durchgeführt werden. Ohne Unterstützung durch eine Software ist das in der heutigen Zeit nicht effektiv zu leisten. Die Digitalisierung bietet eine große Chance, um den Wandel in der Personalabteilung bestmöglich zu unterstützen“, ist sich Simon Eismann sicher.

„Wir haben nach der Definition der Sollprozesse mit der Umsetzung begonnen, unsere Organisation innerhalb der Personalabteilung umstrukturiert und die vorhandene Datenbasis bereinigt. Dabei war schnell klar, dass wir eine neue HR-Management­software einführen müssen, die sich optimal in unsere HR-Systemlandschaft integrieren lässt“, beschreibt Simon Eismann die Entscheidungsfindung.

Entlastung im komplexen Ausschreibungsverfahren

Fest stand daher auch, dass die Kliniken Mühldorf als öffentlicher Auftraggeber für die Auswahl einer neuen Software eine öffentliche Ausschreibung zwingend durchführen mussten. Aufgrund der Komplexität dieses Verfahrens galt es, Fehler und Fallstricke in der Ausschreibung zu vermeiden und insbesondere alle Dokumentationspflichten korrekt auszuführen. „Ein solch komplexes Verfahren ist nicht neben dem normalen Tagesgeschäft abzuwickeln. Die Unter­stützung eines unabhängigen Dritten als Berater bietet deshalb nicht nur Entlastung, sondern trägt auch zur Rechtssicherheit bei“, berichtet Simon Eismann.

EU-Verhandlungsverfahren mit vorgelagertem Teilnahmewettbewerb

Zunächst wurden in einem gemeinsamen Workshop der Ablauf und die möglichen Arten von Ausschreibungsverfahren erörtert, um nach Abwägen von Vor- und Nachteilen der einzelnen Verfahren zu einer Entscheidung zu kommen. Am Ende entschied sich die Klinik Mühldorf für das EU-Verhandlungsverfahren mit vorgelagertem Teilnahmewettbewerb.

In einem weiteren Workshop wurde die Grundlage für die spätere Systemauswahl und für die Angebotserstellung durch die Bieter gelegt: die Ausarbeitung des Pflichtenheftes. In der Folge wurde das Pflichtenheft mit weiteren internen Gremien, wie IT, Datenschutz sowie Betriebsrat abgestimmt und verabschiedet.

Steuerung und Dokumentation des Vergabeprozesses

Nachdem die Grundlagen festgezurrt waren, konnte das Team schnell einen genauen Fahrplan mit einzelnen Abläufen und Schritten sowie der Zeitplanung des Verfahrens festlegen. Das Team von Ellrich & Kollegen erstellte in der Folge sämtliche Ausschreibungsunterlagen, übernahm die Auftragsbekanntmachung und führte den Teilnahmewettbewerb durch. Der gesamte Vergabeprozess wurde von den Nürnberger Beratern genau dokumentiert.

Die Angebotsaufforderung erfolgte wiederum durch Ellrich & Kollegen, die auch für Fragen seitens der Bieter als Ansprechpartner bereitstanden. Gemeinsam mit den Kliniken Mühldorf bereitete Ellrich & Kollegen eine systematische Auswertung der Angebote vor und prüfte sehr genau, ob die jeweilige Software die Anforderungen der Kliniken Mühldorf auch Punkt für Punkt erfüllen konnte. Die Vergleichbarkeit und einheitliche Bewertung der Angebote stand dabei bei allen Verfahrensschritten im Vordergrund.

Unabhängiger Dritter als Schiedsrichter

Auch in die Verhandlungen mit den Anbietern war Ellrich & Kollegen eingebunden und führte die Prüfung der Vertragsentwürfe des schlussendlich ausgewählten Anbieters durch. „Ellrich & Kollegen haben uns sehr viele wertvolle Hinweise für die Ausgestaltung des Vertrags gegeben, Fallstricke genau unter die Lupe genommen und einige Klauseln in unserem Sinne geändert und ergänzt“, ist Simon Eismann froh.

Transparenz und Vergleichbarkeit sichergestellt

„Das Ausschreibungsverfahren an sich ist sehr hilfreich. Insbesondere bei komplexen Themen ist es zielführend, denn es macht den gesamten Prozess wesentlich transparenter und hilft, die anbietenden Firmen vergleichbar zu machen. Ohne die Begleitung durch Ellrich & Kollegen hätten wir diesen gesamten Prozess nicht so effizient und mit einem klaren roten Faden abwickeln können. Alle Prozessschritte wurden sauber und nachvollziehbar dokumentiert. Deshalb hatten wir im Nachgang keinerlei Schwierigkeiten mit den unterlegenen Bietern“, so Simon Eismann.

Bisher läuft in Mühldorf alles nach Plan. Aktuell arbeiten die Kliniken an der Einführung der ausgewählten Software. So gehen die Module Dienstplansoftware, Bewerbermanagement und auch das Bildungsmanagement zu Beginn des kommenden Jahres in den Live-Betrieb. Der Employee Self Service wird im dritten Quartal 2019 an den Start gehen.

Das Anliegen – Unsere Lösung

Die Kliniken Mühldorf am Inn hatten intern Kernprozesse der Personalabteilung optimiert und festgestellt, dass eine neue HR-Management­software benötigt wird. Als öffentlicher Auftraggeber mussten die Kliniken Mühldorf für die Auswahl einer neuen Software eine öffentliche Ausschreibung zwingend durchführen. Als unabhängiger Dritter wurde Ellrich & Kollegen mit der Steuerung, Durchführung und Dokumentation des Vergabeverfahrens bis hin zur Auswahl der Software mit ins Boot geholt.

In zwei Workshops wurden Ablauf und Arten von Ausschreibungsverfahren erörtert sowie die Grundlage für die spätere Systemauswahl und für die Angebotserstellung durch die Bieter gelegt: die Ausarbeitung des Pflichtenheftes.

Die Investition

  • Einbindung eines unabhängigen Dritten
  • Workshops zur Softwareauswahl und Arten von Ausschreibungsverfahren

Der Nutzen

  • Rechtssicherheit im komplexen Verfahren
  • Transparenz und lückenlose Dokumentation
  • Entlastung im Tagesgeschäft

Das Ergebnis

  • bessere Vergleichbarkeit der verschiedenen Angebote
  • objektive Auswahl des geeigneten Anbieters und Systems
  • optimale Vertragsgestaltung durch unabhängigen Dritten im Boot

Folgende Projekte haben wir bereits erfolgreich umgesetzt:

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Ihr Ansprechpartner:

Dr. Christian Ellrich

Geschäftsführer

 

10 Jahre Erfahrung in der HR-Prozessoptimierung 

 

Die Personalarbeit wird sich in den nächsten Jahre radikal verändern und dabei wird auch das Thema Innovation eine wichtige Rolle spielen.

 

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Über die Kliniken Mühldorf am Inn

Die Klinik Mühldorf ist eine moderne Klinik der Grund- und Regelversorgung mit der Versorgungsstufe I. In den neun medizinischen Abteilungen mit insgesamt 275 Betten werden Patienten umfassend stationär und ambulant betreut. Gemeinsam mit der Klinik Haag in Oberbayern stellt das Haus die medizinische Versorgung des Landkreises Mühldorf am Inn mit der angrenzenden Region sicher. Die Klinik bietet das klassische Spektrum an operativer und konservativer Medizin. Mit den Abteilungen Innere Medizin und Chirurgie ist die Klinik Mühldorf am Inn anerkanntes Lehrkrankenhaus der Technischen Universität München. Die Kliniken Mühldorf am Inn haben über 950 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen und sind einer der größten Arbeitgebern im Landkreis Mühldorf am Inn.

Weitere Informationen: www.kliniken-muehldorf.de