Optimieren Sie Ihre Prozesse in der Arbeitszeiterfassung

Zwar liegt die Erstellung des Schicht- oder Dienstplanes in der Hand anderer Fachbereiche. Dennoch gibt es verschiedene Schnittstellen zur Personalabteilung. Die Verantwortlichen benötigen beispielsweise Hinweise auf den Umgang mit dem Arbeitszeiterfassungssystem und den geltenden Arbeitszeitregeln. Zusätzlich ist bei der Zeiterfassung auch die Qualität der erfassten Daten ein wichtiger Faktor für die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Diese Daten kommen oft falsch oder zu spät in der Personalabteilung an.

Jedoch bleibt zur Prüfung und Korrektur oft wenig Zeit, da bereits die Arbeitszeiterfassung sehr lange dauert. Der manuelle Eingriff in die Systeme für die Dienstplanung und Zeiterfassung ist viel zu häufig notwendig. Deshalb ist es wichtig, die vorhandenen Prozesse der Schicht- beziehungsweise Dienstplanung und der nachgelagerten Schnittstellen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung zu analysieren und Optimierungsmöglichkeiten heraus zu arbeiten.

Workshop für die Prozessoptimierung ihrer Zeiterfassung

Zusammen mit den Betroffenen der Schicht-, beziehungsweise Dienstplanerstellung und Zeiterfassung arbeiten wir in einem gemeinsamen Workshop den Optimierungsbedarf heraus. Keineswegs heißt das, dass wir eine Woche lang jeden einzelnen Prozess der Dienstplanung skizzieren und neu ordnen. Um schnell einen Return of Investment (ROI) zu erreichen, durchleuchten wir gemeinsam mit allen Beteiligten die vorhandenen Zeitmanagement-Prozesse und greifen dort an, wo eine Optimierung am schnellsten wirken kann und am meisten gebraucht wird.

Gleichzeitig werden neue SOLL-Prozesse erarbeitet und ein Prozess-Prototyp erstellt. Dieser Prototyp wird direkt im Anschluss getestet und immer wieder optimiert, sodass die Personalabteilung und die Verantwortlichen der Personaleinsatzplanung sofort damit arbeiten können.