Elektronische Erstellung von Dienstplan und Zeiterfassung

Optimieren Sie Ihre Prozesse in der Arbeitszeiterfassung

Zwar liegt die Erstellung des Schicht- oder Dienstplanes in der Hand anderer Fachbereiche. Dennoch gibt es verschiedene Schnittstellen zur Personalabteilung. Die Verantwortlichen benötigen beispielsweise Hinweise auf den Umgang mit dem Arbeitszeiterfassungssystem und den geltenden Arbeitszeitregeln. Zusätzlich ist bei der Zeiterfassung auch die Qualität der erfassten Daten ein wichtiger Faktor für die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Diese Daten kommen oft falsch oder zu spät in der Personalabteilung an.

Jedoch bleibt zur Prüfung und Korrektur oft wenig Zeit, da bereits die Arbeitszeiterfassung sehr lange dauert. Der manuelle Eingriff in die Systeme für die Dienstplanung und Zeiterfassung ist viel zu häufig notwendig. Deshalb ist es wichtig, die vorhandenen Prozesse der Schicht- beziehungsweise Dienstplanung und der nachgelagerten Schnittstellen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung zu analysieren und Optimierungsmöglichkeiten heraus zu arbeiten.

Workshop für die Prozessoptimierung ihrer Zeiterfassung

Zusammen mit den Betroffenen der Schicht-, beziehungsweise Dienstplanerstellung und Zeiterfassung arbeiten wir in einem gemeinsamen Workshop den Optimierungsbedarf heraus. Keineswegs heißt das, dass wir eine Woche lang jeden einzelnen Prozess der Dienstplanung skizzieren und neu ordnen. Um schnell einen Return of Investment (ROI) zu erreichen, durchleuchten wir gemeinsam mit allen Beteiligten die vorhandenen Zeitmanagement-Prozesse und greifen dort an, wo eine Optimierung am schnellsten wirken kann und am meisten gebraucht wird.

Gleichzeitig werden neue SOLL-Prozesse erarbeitet und ein Prozess-Prototyp erstellt. Dieser Prototyp wird direkt im Anschluss getestet und immer wieder optimiert, sodass die Personalabteilung und die Verantwortlichen der Personaleinsatzplanung sofort damit arbeiten können.

Ihr Anliegen – unsere Lösung

Die Schnittstelle zwischen Zeitwirtschaft / Dienstplanung und Abrechnung funktioniert nicht ohne manuelles Eingreifen? Das Resultat: Sie verbringen in der Personalabteilung monatliche mehrere Tage mit der händischen Korrektur von Schichten und Diensten? Die Akzeptanz ihrer Zeitwirtschaft und Schicht- und Dienstplanung ist nicht gerade hoch und auch nicht in jedem Bereich Ihres Unternehmens im Einsatz?

Wir bringen alle Betroffenen zusammen: Gemeinsam analysieren wir die derzeitige Situation. So entsteht Transparenz, die Basis für wirkliche Verbesserungen. Mit unserer Erfahrung aus vielen HR-Software-Projekten kennen wir die typischen Fallstricke im Zusammenspiel zwischen den Systemen und erarbeiten auf dieser Basis neue Vorgehensweisen. Diese sorgen dafür, dass sich der Korrekturaufwand durch die Personalabteilung deutlich reduziert – und gleichzeitig die Zufriedenheit in der Anwendung der Systeme steigt.

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    Ihr Ansprechpartner:

    Dr. Christian Ellrich

    Geschäftsführer

     

    18 Jahre Erfahrung in der HR-Prozessoptimierung

     

    Die Personalarbeit wird sich in den nächsten Jahren radikal verändern und dabei wird auch das Thema Innovation eine wichtige Rolle spielen.

     

    +49 911 13 13 13 - 10
    info@ellrich-kollegen.de

    Was ist ein Dienstplan?

    Ein Dienstplan ein Werkzeug der Personaleinsatzplanung. Der Dienstplan stellt Schichten und Arbeitszeiten übersichtlich und gesammelt an einem Ort dar. In ihm wird eingetragen, welche Mitarbeiter*innen zu welchen Zeiten im Unternehmen sind und mit welchen Aufgaben sie sich befassen. Zudem stellt ein Dienstplan sicher, dass der verfolgte Zweck durch den optimalen Einsatz der Arbeitskräfte erreicht wird und dies unter Erfüllung der Qualitätsanforderungen erfolgt. Der Arbeitgeber muss sich bei der Dienst- und Schichtplanung an das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) halten. Der Betriebsrat oder betriebliche Arbeitnehmervertretungsgremien haben bei der Erstellung ein Mitbestimmungsrecht.

    Was ist ein Schichtplan bzw. ein Schichtdienstplan?

    Bei einem Schichtplan geht es darum einen festen Ablauf von unterschiedlichen Schichten z.B. Frühschicht, Spätschicht oder Nachtschicht und freien Tagen abzubilden. Dieser Plan wird in der Regel nach einer bestimmten Anzahl von Wochen (fester Zyklus) wiederholt.

    Das Ziel eines Schichtdienstplanes ist es qualitative und quantitative Anforderungen zu erfüllen und sorgt für eine Organisation der Arbeitszeiten. 

    Welche gesetzlichen Grundlagen sind beim Erstellen eines Schichtplanes zu beachten?

    Bei der Erstellung eines Dienst- und Schichtplanes müssen rechtliche wie auch private Bestimmungen beachtet werden in Bezug auf:

    • das Arbeitszeitgesetz
    • Tarifverträge
    • Betriebsvereinbarungen
    • werktägliche Arbeitszeit
    • Pausenzeiten
    • Ruhezeiten
    • Bereitschaftsdienst, Rufbereitschaft oder Arbeitsbereitschaft
    • Ausnahmeregelungen für besondere Personengruppen wie z.B. Jugendliche, Schwangere, schwerbehinderte Menschen und Zivildienstleistende.