Auf den Blickwinkel kommt es an

DRK Kliniken Berlin optimieren Prozesse in der Personalabteilung mit Unterstützung von Ellrich & Kollegen

Personalabteilung der DRK Kliniken Berlin optimiert Prozesse und sorgt für mehr Freiräume für wertschöpfende Personalarbeit!

„Wer nicht hin und wieder einmal die Vogelperspektive einnimmt, stürzt ab“. Sie kennen diesen Ausspruch? Egal, ob als Privatperson, gemeinnützige Organisation oder Unternehmen: Sich selbst reflektieren und Dinge ändern kann nur der, der eigene Denkmuster, Verhaltensweisen und Prozesse kennt und regelmäßig überprüft. Wichtig dabei ist es, eine neue Perspektive einzunehmen. Und mit ungewöhnlichen Methoden zum Ziel zu kommen.

Genau diese Situation kennen auch die DRK Kliniken Berlin. Der gemeinnützige Verbund aus vier Krankenhäusern und einem Pflegeheim stand vor der Herausforderung, einmal die Vogelperspektive einzunehmen, um Prozesse innerhalb der Personalabteilung zu analysieren und zu optimieren. Schon länger war den Verantwortlichen der DRK Kliniken Berlin klar, dass verschiedene Prozesse innerhalb des eigenen HR-Bereiches auf den Prüfstand gestellt werden sollten, um so mögliche Optimierungspotenziale aufzudecken. Man entschloss sich daher, einen externen Partner ins Boot zu holen. Die Wahl fiel auf die Ellrich & Kollegen Beratungs GmbH.

„Im Tagesgeschäft ist es extrem schwer, Zeit zu finden, interne Prozesse zu analysieren“, beschreibt Liane Tischer, Personalleiterin der DRK Kliniken Berlin, die Ausgangslage. „Dringende Angelegenheiten müssen unmittelbar geklärt und erledigt werden, dann führt eines zum anderen und die internen Aufgaben verschieben sich leider immer wieder nach hinten“, führt die Personalleiterin aus. In Berlin entschloss man sich daher, einen externen Partner ins Boot zu holen. „Wir wussten, dass ein Berater von außerhalb uns helfen kann, unseren HR-Bereich aus einem anderen Blickwinkel zu betrachten und auch, eine Struktur in den von uns gewünschten Analyse- und Optimierungsprozess zu bringen“, erläutert Liane Tischer die Anforderungen an den Partner.

 

Veränderungen als Team in Angriff nehmen

In Berlin hatte man innerhalb der Personalabteilung mit einer sehr hohen Arbeitsbelastung zu kämpfen: Nicht nur kam es fluktuationsbedingt zu Lücken, die es zu füllen galt. Auch hatte man gerade erst eine neue HR-Software eingeführt. Zudem fehlte ein standardisiertes Berichtswesen. „Unser vorrangiges Ziel war es, alle Mitarbeiter unserer Abteilung deutlich zu entlasten“, schildert Liane Tischer. „Natürlich ging es uns aber auch darum, Kernprozesse einfacher und effizienter zu gestalten“, so die Personalleiterin weiter. „Darüber hinaus wollten wir die bei uns eingesetzten Systeme und den Umgang mit diesen überprüfen, um sicher zu stellen, dass auch hier keine Potenziale verschenkt werden“. Im Vorfeld des Projektes liefen daher zunächst intern Gespräche mit allen Mitarbeitern der Personalabteilung. Für die Personalleiterin war es wichtig zu erfahren, wo genau der Schuh drückt, was ihr Team als gut, was als schlecht empfindet, ja welche Tätigkeiten sogar „Bauchschmerzen“ bereiten. Gemeinsam wurde erarbeitet, wohin die Reise gehen soll.

Maßnahmen gezielt planen, Verantwortlichkeiten klären

Der erste Schritt war der von Ellrich & Kollegen entwickelte HR Check-Up. Inhaltlich stand zunächst die Erfassung aller Kernprozesse der Personalabteilung, die auf den Prüfstand gestellt werden sollten, auf dem Programm: Der Prozess der Abrechnung, der Dienstplan, die Nutzung der verschiedenen Systeme, die Bearbeitung von Urlaubsanträgen und vieles mehr. Ganz unbefangen und ohne Wertung konnten dabei vorhandene Probleme angesprochen werden. Die erarbeiteten Lösungsansätze wurden anschließend gemeinsam priorisiert und dann Projektsteckbriefe erarbeitet sowie Ziele festgelegt, die das Team verfolgt. Ein konkreter Maßnahmenplan zur Erreichung dieser Ziele lag als Ergebnis des zweitägigen Workshops vor. Neben der Optimierung der Systemnutzung, der Optimierung des Abrechnungsprozesses sowie der Harmonisierung von Dokumentenvorlagen sollte es in Berlin auch um die Erstellung eines Prozesshandbuches gehen.

Der zweite Schritt im Projekt war die prototypische Prozessmodellierung. Ganz bewusst kommen dazu andere, innovative Methoden zum Einsatz. Prozesse werden zunächst prototypisch erarbeitet, getestet und erst danach ausgerollt. So entstehen in relativ kurzer Zeit schnelle Rückkopplungen, der Prozess wird immer passgenauer. Im weiteren Projektverlauf wurden für jede avisierte Maßnahme etwa 2-3 Verantwortliche benannt und zur Umsetzung notwendige Aufgaben erarbeitet, die auf Post its festgehalten wurden, die dann auf sogenannte „Freiraumboards“ aufgeklebt und von den Mitarbeitern in ihren Büros aufgehängt wurden. Mit Hilfe dieser Boards werden Aufgaben in die Kategorien „Geplant“, „Start“, „In Arbeit“ und „Fertig“ einsortiert. Im Laufe des Prozesses werden alle Aufgaben auf den Post its entsprechend auf den Boards „weitergeschoben“. „Sind diese Aufgaben erledigt, entstehen tatsächlich Freiräume“, führt Dr. Christian Ellrich aus.  Liane Tischer bewertet das Vorgehen der Nürnberger Experten durchweg positiv: „Für das Team war die Methode gänzlich neu, dennoch ist sie überall sehr gut angekommen. In dem man auf die Post its im eigenen Büro blickt, motiviert einen das leuchtende Signal ungemein, man möchte unbedingt alle Post its rüberschieben“, schmunzelt die Personalleiterin.

Jede Maßnahme wird in 4-Wochen-Sprints eingeteilt, d.h., innerhalb dieses Zeitraumes müssen festgelegte Aufgaben bearbeitet werden. Durch die Post its auf den Boards sind Arbeitsfortschritte optisch erkennbar, das schafft Transparenz. Ellrich & Kollegen haben zudem regelmäßige „Reviews“ implementiert: Alle Mitarbeiter der Personalabteilung präsentieren sich gegenseitig ihre aktuellen Ergebnisse. Dies kommt nicht nur einer Fortschrittskontrolle gleich, auch offene Fragen können so unmittelbar geklärt werden. Positiver Nebeneffekt: Alle Projektbeteiligten sind zu jedem Zeitpunkt über den Status Quo informiert. Die Workshops vor Ort waren aber nicht die einzige Plattform, Arbeitsfortschritte zu überprüfen und offene Fragen zu klären. Zwischen den Workshops wurden seitens der Berater immer wieder telefonische Reviews mit den einzelnen Maßnahmenteams durchgeführt. Sehr effektiv konnte so bei etwaigen Problemen reagiert, die Einhaltung von Deadlines und damit auch der Fortschritt der einzelnen Maßnahmen sichergestellt werden.

Potenziale heben, Zeit sparen

Über einen Gesamtzeitraum von knapp einem Jahr wurden die Themenbereiche Erreichbarkeit, HR-Software, Dokumentenmanagement, Bearbeitung von Urlaubsanträgen sowie Abrechnung analysiert und Kernprozesse optimiert. Aus Sicht der Personalleiterin der DRK Kliniken war dabei die Abrechnung eine besondere Herausforderung. „Unser Prozess der Abrechnung ist sehr komplex, zudem hatten wir ja unsere Software gerade neu eingeführt“, schildert Liane Tischer. „Wir mussten daher nicht nur den Prozess neu aufstellen, sondern auch für notwendige Schnittstellen zwischen unseren Sachbearbeitern und unserer EDV-Abteilung sorgen“, führt die Personalleiterin aus. „Darüber hinaus wurden bis dato viele der systemseitigen Berechnungen manuell überprüft. Ein jetzt implementiertes internes Kontrollsystem sorgt für eine deutliche Zeitersparnis.“

Neben dem optimierten Abrechnungsprozess sind in Berlin viele weitere positive Ergebnisse zu verzeichnen. So gab es zunächst eine intensive Auseinandersetzung mit der im Einsatz befindlichen HR-Software. Auf Basis einer Bedarfsanalyse innerhalb des Teams wurden maßgeschneiderte Schulungen konzipiert, die für mehr Wissen und damit auch für mehr Vertrauen in das System sorgen. Das Ergebnis: eine signifikante Zeitersparnis. Zudem wurden die in der Personalabteilung befindlichen Dokumentenvorlagen vereinheitlicht und mit einer neuen Ablage- und Aktualisierungsstruktur versehen. Eine große Errungenschaft für das Berliner Team ist aus Sicht der Personalsachbearbeiter und der Personalleiterin die optimierte Erreichbarkeit der Abteilung: Eingeführt wurden dezidierte Telefonsprechzeiten, in denen die regulären Personalsachbearbeiter erreichbar sind. So bleibt Zeit für andere wichtige Arbeiten, die dann außerhalb dieser „Sprechzeiten“ konzentriert erledigt werden können. „Hier sind im wahrsten Sinne des Wortes Freiräume für andere wichtige wertschöpfende Tätigkeiten entstanden“, resümiert Liane Tischer.  

Das Anliegen – Unsere Lösung

Über einen Gesamtzeitraum von knapp einem Jahr wurden die Themenbereiche Erreichbarkeit, HR-Software, Dokumentenmanagement, Bearbeitung von Urlaubsanträgen sowie Abrechnung analysiert und Kernprozesse optimiert. Eine besondere Herausforderung war dabei die Abrechnung.

Neben dem optimierten Abrechnungsprozess wurden für die im Einsatz befindliche HR-Software maßgeschneiderte Schulungen konzipiert, die für mehr Wissen und damit auch für mehr Vertrauen in das System sorgen. Das Ergebnis: eine signifikante Zeitersparnis.  Eine große Errungenschaft ist die optimierte Erreichbarkeit der Abteilung dank dezidierter Telefonsprechzeiten. So bleibt Zeit für andere wichtige Arbeiten, die dann außerhalb dieser „Sprechzeiten“ konzentriert erledigt werden können.

Die Investition

  • Workshops mit den betroffenen Mitarbeitern
  • Begleitung mit durch eine neuartige Methode
  • Schulungen in der Abrechnungssoftware

Der Nutzen

  • die Mitarbeiter lernten mit agilen Methoden zu arbeiten
  • Stärkung des Teamzusammenhalts
  • Freiräume schaffen für wertschöpfende Tätigkeiten
  • Erweiterung des Know-hows durch maßgeschneiderte Schulungen
  • effizientere Arbeitsabläufe

Das Ergebnis

  • dedizierte Telefonzeiten schaffen Fokus und Konzentration für wichtige andere Tätigkeiten
  • maßgeschneiderte Schulungen im Abrechnungssystem reduzieren zeitliche Aufwände
  • Steigerung des Wertschöpfungsbeitrags aus der HR

Folgende Projekte haben wir bereits erfolgreich umgesetzt:

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Ihr Ansprechpartner:

Dr. Christian Ellrich

Geschäftsführer

 

10 Jahre Erfahrung in der HR-Prozessoptimierung 

 

Die Personalarbeit wird sich in den nächsten Jahre radikal verändern und dabei wird auch das Thema Innovation eine wichtige Rolle spielen.

 

+49 911 13 13 13 - 10
info@ellrich-kollegen.de

Über die DRK Kliniken Berlin

Die DRK Kliniken Berlin sind ein gemeinnütziger Verbund, bestehend aus vier Krankenhäusern und einem Pflegeheim. Als Akutkrankenhäuser mit rund um die Uhr geöffneten Zentralen Notaufnahmen gewährleisten die Einrichtungen an ihren Standorten in Berlin-Charlottenburg, Köpenick und Mitte die regionale Gesundheitsversorgung. Mit etwa 3.400 Mitarbeitern gehört das Gesamtunternehmen zu den 26 größten Arbeitgebern der Berliner Wirtschaft.

Weitere Informationen unter www.drk-kliniken-berlin.de