Der erste Schritt war der von Ellrich & Kollegen entwickelte HR Check-Up. Inhaltlich stand zunächst die Erfassung aller Kernprozesse der Personalabteilung, die auf den Prüfstand gestellt werden sollten, auf dem Programm: Der Prozess der Abrechnung, der Dienstplan, die Nutzung der verschiedenen Systeme, die Bearbeitung von Urlaubsanträgen und vieles mehr. Ganz unbefangen und ohne Wertung konnten dabei vorhandene Probleme angesprochen werden. Die erarbeiteten Lösungsansätze wurden anschließend gemeinsam priorisiert und dann Projektsteckbriefe erarbeitet sowie Ziele festgelegt, die das Team verfolgt. Ein konkreter Maßnahmenplan zur Erreichung dieser Ziele lag als Ergebnis des zweitägigen Workshops vor. Neben der Optimierung der Systemnutzung, der Optimierung des Abrechnungsprozesses sowie der Harmonisierung von Dokumentenvorlagen sollte es in Berlin auch um die Erstellung eines Prozesshandbuches gehen.

Der zweite Schritt im Projekt war die prototypische Prozessmodellierung. Ganz bewusst kommen dazu andere, innovative Methoden zum Einsatz. Prozesse werden zunächst prototypisch erarbeitet, getestet und erst danach ausgerollt. So entstehen in relativ kurzer Zeit schnelle Rückkopplungen, der Prozess wird immer passgenauer. Im weiteren Projektverlauf wurden für jede avisierte Maßnahme etwa 2-3 Verantwortliche benannt und zur Umsetzung notwendige Aufgaben erarbeitet, die auf Post its festgehalten wurden, die dann auf sogenannte „Freiraumboards“ aufgeklebt und von den Mitarbeitern in ihren Büros aufgehängt wurden. Mit Hilfe dieser Boards werden Aufgaben in die Kategorien „Geplant“, „Start“, „In Arbeit“ und „Fertig“ einsortiert. Im Laufe des Prozesses werden alle Aufgaben auf den Post its entsprechend auf den Boards „weitergeschoben“. „Sind diese Aufgaben erledigt, entstehen tatsächlich Freiräume“, führt Dr. Christian Ellrich aus.  Liane Tischer bewertet das Vorgehen der Nürnberger Experten durchweg positiv: „Für das Team war die Methode gänzlich neu, dennoch ist sie überall sehr gut angekommen. In dem man auf die Post its im eigenen Büro blickt, motiviert einen das leuchtende Signal ungemein, man möchte unbedingt alle Post its rüberschieben“, schmunzelt die Personalleiterin.

Jede Maßnahme wird in 4-Wochen-Sprints eingeteilt, d.h., innerhalb dieses Zeitraumes müssen festgelegte Aufgaben bearbeitet werden. Durch die Post its auf den Boards sind Arbeitsfortschritte optisch erkennbar, das schafft Transparenz. Ellrich & Kollegen haben zudem regelmäßige „Reviews“ implementiert: Alle Mitarbeiter der Personalabteilung präsentieren sich gegenseitig ihre aktuellen Ergebnisse. Dies kommt nicht nur einer Fortschrittskontrolle gleich, auch offene Fragen können so unmittelbar geklärt werden. Positiver Nebeneffekt: Alle Projektbeteiligten sind zu jedem Zeitpunkt über den Status Quo informiert. Die Workshops vor Ort waren aber nicht die einzige Plattform, Arbeitsfortschritte zu überprüfen und offene Fragen zu klären. Zwischen den Workshops wurden seitens der Berater immer wieder telefonische Reviews mit den einzelnen Maßnahmenteams durchgeführt. Sehr effektiv konnte so bei etwaigen Problemen reagiert, die Einhaltung von Deadlines und damit auch der Fortschritt der einzelnen Maßnahmen sichergestellt werden.

Über einen Gesamtzeitraum von knapp einem Jahr wurden die Themenbereiche Erreichbarkeit, HR-Software, Dokumentenmanagement, Bearbeitung von Urlaubsanträgen sowie Abrechnung analysiert und Kernprozesse optimiert. Aus Sicht der Personalleiterin der DRK Kliniken war dabei die Abrechnung eine besondere Herausforderung. „Unser Prozess der Abrechnung ist sehr komplex, zudem hatten wir ja unsere Software gerade neu eingeführt“, schildert Liane Tischer. „Wir mussten daher nicht nur den Prozess neu aufstellen, sondern auch für notwendige Schnittstellen zwischen unseren Sachbearbeitern und unserer EDV-Abteilung sorgen“, führt die Personalleiterin aus. „Darüber hinaus wurden bis dato viele der systemseitigen Berechnungen manuell überprüft. Ein jetzt implementiertes internes Kontrollsystem sorgt für eine deutliche Zeitersparnis.“

Neben dem optimierten Abrechnungsprozess sind in Berlin viele weitere positive Ergebnisse zu verzeichnen. So gab es zunächst eine intensive Auseinandersetzung mit der im Einsatz befindlichen HR-Software. Auf Basis einer Bedarfsanalyse innerhalb des Teams wurden maßgeschneiderte Schulungen konzipiert, die für mehr Wissen und damit auch für mehr Vertrauen in das System sorgen. Das Ergebnis: eine signifikante Zeitersparnis. Zudem wurden die in der Personalabteilung befindlichen Dokumentenvorlagen vereinheitlicht und mit einer neuen Ablage- und Aktualisierungsstruktur versehen. Eine große Errungenschaft für das Berliner Team ist aus Sicht der Personalsachbearbeiter und der Personalleiterin die optimierte Erreichbarkeit der Abteilung: Eingeführt wurden dezidierte Telefonsprechzeiten, in denen die regulären Personalsachbearbeiter erreichbar sind. So bleibt Zeit für andere wichtige Arbeiten, die dann außerhalb dieser „Sprechzeiten“ konzentriert erledigt werden können. „Hier sind im wahrsten Sinne des Wortes Freiräume für andere wichtige wertschöpfende Tätigkeiten entstanden“, resümiert Liane Tischer.