Der Workshop für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Personalabteilung wurde seitens Ellrich & Kollegen vorbereitet und durchgeführt. Aus Sicht von Maria Meyer hatte dabei vor allem für den Prozess der Ideenfindung die externe Moderation Vorteile: „Als Führungskraft neigt man schon einmal dazu, bereits in der Phase des Brainstormings die Vorschläge zu bewerten“, zeigt sich Maria Meyer durchaus selbstkritisch. Nicht umsonst setzen die Nürnberger Berater daher im Rahmen eines solchen Workshops häufig die Walt-Disney-Methode ein. Mit dieser Kreativitätstechnik wird spielerisch die Vorstellungskraft, aber auch die Phantasie aller Teilnehmer gefordert und es werden so Ideen generiert. „Ellrich & Kollegen haben uns in diesem Prozess an die Hand genommen und auch die Führung übernommen – dadurch konnte der Kreativität genügend Raum gegeben werden und die Teilnehmerinnen und Teilnehmer konnten frei ihre Ideen einbringen“, schildert Maria Meyer die Vorzüge der eingesetzten Methode. Die im Rahmen des Workshops in Amberg diskutierten Themen waren vielschichtig. So kam neben der aktuellen, für die Mitarbeiter verbesserungsfähigen Bürosituation auch die Verfügbarkeit der Personalabteilung in Form von Öffnungs- und Sprechzeiten auf den Tisch.

Mit Blick auf den ersten Workshop selbst war es für die Amberger Personalleiterin sehr wichtig, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Personalabteilung des Klinikums im Boot waren. „Natürlich gab und gibt es angesichts der bevorstehenden Änderungen auch Befürchtungen bei unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern – deshalb wollten wir von Anfang an gemeinsam und als Team unsere künftige Organisation erarbeiten“, benennt Maria Meyer die Gründe für die Teilnahme der kompletten Abteilung am Workshop. Über den Workshop hinaus wurden zudem auch einzelne „Vieraugengespräche“ seitens Ellrich & Kollegen mit den Workshop Teilnehmern geführt. Die Personalleiterin des Klinikums St. Marien sieht dies als ein weiteres positives Beispiel für die Unterstützungsleistung seitens Ellrich & Kollegen: „Durch diese Gespräche konnten wir den Kolleginnen und Kollegen eine Möglichkeit einräumen, Dinge anzumerken oder Ideen einzubringen, die man eventuell nicht im Plenum äußern möchte“, ist sich Maria Meyer sicher. Die Ergebnisse beider Workshops wurden seitens Ellrich & Kollegen dokumentiert und in Form einer Ergebnispräsentation aufbereitet. Die Ergebnisse wurden dann sowohl dem Vorstand als auch der Personalabteilung des Klinikums vorgestellt.

Am zweiten Workshop nahmen die Personalleiterin, die Mitarbeiterinnen der Personalabteilung, die die neuen Aufgaben übernehmen, verschiedene Mitarbeiter der Pflegedirektion, die Oberin der Schwesternschaft Wallmenich-Haus sowie die bisher für die Abrechnung und Verwaltung der Mitglieder zuständigen Sachbearbeiterinnen der Schwesternschaft teil. Hier ging es darum festzulegen, wie künftige Arbeitsabläufe aussehen sollen und Zuständigkeiten nach der Migration der neuen Abrechnungen zur Personalabteilung des Klinikums, definiert werden. So mussten unter anderem der künftige Neueinstellungsprozess im Detail und damit verbunden die künftige Aufgabenverteilung zwischen den drei beteiligten Bereichen geregelt werden.