Der HR-Check Up zeigte deutliches Optimierungspotenzial bei Ensinger durch eine Reduktion der papierhaften Prozesse sowie einen stärker strukturierten und effizient gestalteten Ablauf mit klaren Verantwortlichkeiten und direkten Kommunikationswegen. Durch den Einsatz einer Bewerbermanagement-Software entfallen künftig die doppelte Erfassung von Bewerberdaten sowie ein erhöhter Zeitaufwand bei der Archivierung und dem Auffinden passender Daten.

„Unser Ziel war es, mit der Einführung eines professionellen Bewerbermanagements manuelle Aufwände zu reduzieren und durch weitgehend standardisierte Prozesse Fehler zu vermeiden. Wir möchten auch ein einheitliches und professionelles Auftreten gegenüber den Bewerbern gewährleisten und natürlich die gesetzlichen Vorgaben einhalten“, schildert Maria Baur. Künftig ist es für Führungskräfte wesentlich einfacher, Bewerbungen von unterwegs sichten zu können.

Der Fokus der Prozessoptimierung lag auf dem Prozess für Bewerbung/Einstellung und Onboarding. Gemeinsam mit dem Team der Personalabteilung wurden mit Hilfe der von Ellrich & Kollegen entwickelten Methode zur „prototypischen Prozessmodellierung“ die neuen Prozesse erarbeitet und strukturiert. Dabei werden gemeinsam mit allen Mitarbeitern der Personalabteilung Ziele und Soll-Prozessbeschreibungen erarbeitet und zugleich etwaige „Hindernisse“ auf dem Weg zur Zielerreichung identifiziert.

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Teil des Projektes war auch die Erarbeitung eines Pflichtenheftes für das neue Bewerbermanagementsystem nach der Definition der Soll-Prozesse durch Ellrich und Kollegen. Weitere Anforderungen wurden durch Ellrich und Kollegen mit der IT-Abteilung von Ensinger, dem Datenschutzbeauftragten, dem Betriebsrat sowie weiteren Stakeholdern abgestimmt. 

Das Pflichtenheft war besonders wichtig, da Ensinger vielfältige Vorgaben seitens der IT-Abteilung zu berücksichtigen hatte. Die Mitarbeiter der Personalabteilung hatten konkrete Vorstellungen und Erfahrungen aus früheren Tätigkeiten mit verschiedensten Systemen, die alle unter einen Hut gebracht werden sollten.

Eine weitere Aufgabe von Ellrich und Kollegen war die Begleitung bei der Auswahl und der Implementierung des neuen Systems. Ellrich und Kollegen bereitete sämtliche Ausschreibungsunterlagen vor.

Das Beraterteam bereitete auch die Bieterpräsentationen vor und organisierte die späteren Referenzbesuche bei den in die engere Wahl kommenden Anbietern. In die Bieterpräsentationen wurden Führungskräfte, IT-Abteilung, Betriebsrat und die Personalabteilung eingebunden. Die Führungskräfte sind täglich mit der aktuellen, sehr aufwändigen Vorgehensweise konfrontiert und waren daher sehr offen für ein neues System. „Intern gab es keine Hemmschwelle zur Einführung des Systems“, schildert Maria Baur. „Alle Beteiligten sind sehr froh, dass die „Papierberge“ digital werden und haben auch sofort ihre persönlichen Vorteile durch ein neues System erkannt“.

„Für uns als Familienunternehmen wäre es natürlich nicht erforderlich gewesen, eine solch umfangreiche Ausschreibung mit Lastenheft für das Bewerbermanagement durchzuführen. Allerdings hatten wir bereits im Vorfeld Erfahrungen mit der Einführung eines anderes Systems in der Personalabteilung gesammelt und haben daher in diesem Fall bewusst eine andere Vorgehensweise gewählt“, beschreibt Maria Baur die Beweggründe.