Einführung einer digitalen Personalakte

Seit vielen Jahren steht die Einführung der digitalen Personalakte auf der Agenda von Personalabteilungen. Ausgerechnet in Krisenzeiten hat die elektronische Personalakte einen echten Durchbruch erlebt. Arbeitnehmer in Personalabteilungen, die aus dem Home Office heraus arbeiten, müssen jederzeit Zugriff auf die Personalakten haben. Gerade bei verteilt arbeitenden Teams ist der jederzeitige softwaregestützte Zugriff auf die elektronischen Personalakten und weitere Informationen ein Pluspunkt für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Unter dem Aspekt des Infektionsschutzes lässt sich zudem der Publikumsverkehr in der Personalabteilung deutlich reduzieren.

 

Haben Sie schon einmal berechnet, wie viele Arbeitsstunden Ihre Mitarbeiter für die Ablage von Personalakten benötigen? Je nach Größe eines Unternehmens kommen gerne mal 500-600 Stunden für die Ablage zusammen. Und diese Akten müssen irgendwo aufbewahrt werden, es entstehen also wiederum Kosten für die Lagerhaltung. Die aktuell verfügbaren Lösungen für die digitale Personalakte haben nach unseren Erfahrungen eine hohe technische Reife und bieten enormen Bedienkomfort. Die digitale Personalakte sorgt für einen Produktivitäts- und Motivationsschub bei den Mitarbeitern und bietet abteilungsübergreifend enorme Transparenz.

Dr. Christian Ellrich

Geschäftsführender Gesellschafter, Ellrich & Kollegen

Reibungsloses und effizientes Arbeiten mit der elektronischen Personalakte

Eine digitale Personalakte bietet viele Vorteile. Sie bedeutet deutlich weniger Zeitaufwand für die Mitarbeiter. Denn Wege zu Aktenschränken, zeitaufwändige Suche nach Schriftstücken oder das Erstellen papierhafter Kopien entfallen. Die meisten Arbeitsabläufe können medienbruchfrei durchgeführt werden, so dass deutlich weniger Papier in den Personalabteilungen anfällt. Benötigte Dokumente, wie beispielsweise Bescheinigungen oder Ähnliches, lassen sich durch den Arbeitgeber schnell und unbürokratisch von überall ausstellen.

Die digitale Personalakte ist jederzeit über die Software für die berechtigen Personen verfügbar. Die Personalakten müssen nicht mehr aus der Hand gegeben werden. Denn Führungskräfte Ihres Unternehmens können beispielsweise für wichtige Mitarbeiter-Gespräche Einsicht in die Akte nehmen, um Zertifikate, Bescheinigungen und Qualifikationen einzusehen. Unter Datenschutz und Sicherungsaspekten können keine Unterlagen mehr beschädigt oder Dokumente verloren gehen.

Das A und O für die Einführung der digitalen Personalakte: Aktenprozesse sowie Aktenstrukturen analysieren und optimieren

Ähnlich wie bei der Einführung eines Personalmanagementsystems ist auch für die Einführung der digitalen Personalakte die Prozessoptimierung eine wichtige Voraussetzung. Gerade Fragen wie der künftige Umgang mit bereits digitalisierten Papierdokumenten und wie die Digitalisierung der Akten vorgenommen wird, sind eindeutig und mit klaren Vorgaben zu beantworten.

Bevor eine Software für die elektronische Personalakte eingeführt wird, sollte im Rahmen einer Bestandsanalyse der aktuelle Prozessablauf für die papierhaften Personalakten ermittelt werden. Gemeinsam mit Ihren Personalsachbearbeitern wird ein optimaler Prozess für die digitale Personalakte erarbeitet. So lassen sich manuelle Aufwände und Fehler reduzieren. Ziel ist es, mehr Zeit für echte und wertschöpfende Personalarbeit zu schaffen.

Wichtig für den späteren Erfolg und auch die Akzeptanz der digitalen Personalakte ist es, die Aktenprozesse, die vorhandene Aktenstruktur und das bisherige Dokumentenmanagement auf den Prüfstand zu stellen.

Auf dieser Basis erfolgt im Anschluss eine neue Konzeption, die den künftigen Strukturen und Prozessen Rechnung trägt und die auf die Arbeit mit der neuen Software zugeschnitten ist.

Einen weiteren Punkt gilt es zu beachten. Der Aufwand für die Digitalisierung der Papierakten ist bei der Einführung einer digitalen Personalakte nicht zu unterschätzen. Dieser Prozess beansprucht einen erheblichen Anteil des Projektes. Die eigentliche Digitalisierung kann durch das Unternehmen selbst oder durch einen externen Dienstleister übernommen werden.

Unerlässlich ist es, vor der Digitalisierung eine Entscheidungsfindung darüber, wie künftig mit Papierdokumenten umgegangen werden soll oder wie aufgrund rechtlicher Vorgaben damit umgegangen werden muss. Beispielsweise wann sollen bzw. müssen Verträge, Kündigungen, Zertifikate, etc. nach der Digitalisierung vernichtet, aufbewahrt oder an den MA zurückgegeben werden. „Es zeigt sich in unseren Projekten immer wieder, dass nur klare Vorgaben erfolgversprechend sind. Fehlen diese, führt dies unweigerlich zu Schatten- oder Rumpfakten, die nicht nur aus datenschutzrechtlichen Gründen bedenklich sind“, erklärt Dr. Ellrich.

Thema Schattenakten: Datenschutz muss sein

Manch eine Führungskraft könnte geneigt sein, Kopien der Akten für den eigenen Gebrauch anzufertigen. Aus Datenschutzgründen ist dieses Thema nicht zu vernachlässigen. Auch hier ist eine eindeutige firmeninterne und schriftlich formulierte „Richtlinie“ zwingend erforderlich. Es empfiehlt sich, dazu eine Betriebsvereinbarung abzuschliessen.

„Ziel muss es sein, manuelle Aufwände und Fehler zu reduzieren. Nur dann ist am Ende mehr Zeit für echte und wertschöpfende Personalarbeit geschaffen worden.“

Dr. Christian Ellrich

Geschäftsführer, Ellrich & Kollegen Beratungs GmbH

Die aktuelle Lage: ausbaufähig!

Doch wie ist die Lage im Markt? Aktuellen Studien zufolge nutzen knapp 30 % der Unternehmen keine spezielle Software für ihr Personalmanagement und arbeiten mit manuellen Methoden wie Excel-Tabellen, E-Mail oder händisch. Viele Betriebe haben eine Teildigitalisierung vorgenommen, was bedeutet, dass manche Daten nach wie vor in Papierform vorliegen. Die meisten nutzen aber doch eine Software, und sei es Excel, zur Unterstützung ihrer Personalprozesse. Eine aktuelle Studie des Branchenverbands Bitkom zeigt, dass auch der Mittelstand längst in die Digitalisierung seiner Geschäftsprozesse investiert.* So interessieren sich 54% der Unternehmen mit 20 bis 499 Mitarbeitern für die elektronische Aktenführung. „Der Hauptgrund für die bisherige Zurückhaltung in Sachen digitale Personalakte liegt, trotz der immensen Vorteile der elektronischen Aktenführung, in der Angst vor hohen Kosten begründet. Viele Unternehmen berichten zudem von Schwierigkeiten bei der Anpassung an die eigenen Prozesse oder grundsätzlich bei der Implementierung,“ erläutert Dr. Christian Ellrich.

*Studie Digital Office im Mittelstand 2019, Bitkom

Ihr Anliegen – unsere Lösung

Gemeinsam mit Ihnen analysieren wir Ihre Aktenprozesse, die vorhandene Aktenstruktur und Ihr bisheriges Dokumentenmanagement. Auf dieser Basis erfolgt eine neue Konzeption, die den künftigen Strukturen und Prozessen Rechnung trägt. Bisherige Prozesse werden optimiert und auf die Arbeit mit der elektronischen Personalakten Software zugeschnitten.

Dabei arbeiten wir mit agilen Methoden zur Prozessoptimierung und binden alle involvierten Arbeitnehmer Ihrer Personalabteilung in die Analyse und Neukonzeption ein. Durch dieses Vorgehen erreichen wir von Anfang an eine größtmögliche Akzeptanz für die spätere Einführung der digitalen Personalakte.

Die Investition

  • Workshops zur Analyse und Definition systemnaher Sollprozesse für die digitale Personalakte
  • Erarbeitung eines Pflichtenheftes zur Softwareauswahl für die digitale Personalakte
  • Erarbeitung eines Konzeptes zur Digitalisierung der Papierakten und den späteren Umgang damit
  • Durchführung einer Ausschreibung und im Anschluss Implementierung der neuen Software für die digitale Personalakte

Das Ergebnis

  • Analyse der Strukturen und Kernprozesse
  • Optimierung des Aktenprozesses
  • Digitale Aktenführung mit effizienten Abläufen

Der Nutzen

  • Reibungsloses Arbeiten ohne Medienbrüche
  • Zugriff jederzeit von überall für berechtigte Personen
  • Mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten Ihrer Mitarbeiter
Was ist eine digitale Personalakte?

Eine digitale Personalakte funktioniert wie eine Personalakte als Papiervariante – bloß digital. Sämtliche personalrelevanten Dokumente der Mitarbeiter werden in digitaler Form in einem Dokumentenmanagementsystem zentral gespeichert und verwaltet- idealerweise automatisiert. Dies erlaubt Im Vergleich zur Personalakte in Papierform Zugriffe unabhängig von Ort und Zeit. Zudem dürfen nur berechtigte Personen Zugriff auf die Personalakten erhalten. 

Welche Vorteile hat eine digitale Personalakte?

1. Mehr Transparenz: Zugriffsberechtigte Mitarbeiter können schnell und unabhängig von Zeit und Ort Einblick in Dokumente der Personalakte erhalten. Zusätzlich werden bei der Einführung der digitalen Personalakte auch gleich Rahmenbedingungen für einheitliche HR-Prozesse festgelegt. Beispielsweise wann nach der Digitalisierung Verträge, Kündigungen, Zertifikate, etc. vernichtet, aufbewahrt oder an den MA zurückgegeben werden.

2. Mehr Freiraum für die Personalabteilung: Die zentrale Datenverwaltung und automatisierte Abläufe sparen Personalverantwortliche wertvolle Zeit.und minimieren ihren Aufwand bei den administrativen Aufgaben. Auch für den Fall, dass Dokumente gesucht oder Berichte gebraucht werden, bieten die Softwarelösungen für elektronische Personalakten effiziente Möglichkeiten an. 

3. Erhöhter Datenschutz: Durch die digitale Verwaltung von Personalakten müssen bestimmte rechtliche Rahmenbedingungen – vor allem beim Datenschutz – berücksichtigt werden. Dies betrifft einmal bei der Anschaffung die direkte Einbindung z. B. des Datenschutzbeauftragten als auch im laufenden Prozess bei der Einrichtung von Zugriffsrechten. 

4. Kosteneinsparungen: Durch die elektronischen Personalakten fallen die Papierakten weg und so sparen Sie Materialkosten als auch ggf. Lagerkosten für die Akten ein.

Warum eine digitale Personalakte?

Das Hauptargument für die Einführung einer HR Software zur digitalen Akte ist, dass sie Ihre Personalabteilung effizienter werden lässt. Ihr Unternehmen spart langfristig Zeit und Geld, da sowohl die Erstellung, Verwaltung und Aufbewahrung von Dokumenten aus und für die Personalakte deutlich vereinfacht werden. Durch den reduzierten administrativen Aufwand werden alle Personalakten relevanten Prozesse beschleunigt. Sämtliche nicht mehr benötigten Papierdokumente werden ausgelagert und so sparen Sie auch noch Platz. 

Wie unterstützen wir als HR Beratung Sie bei der Einführung einer digitalen Personalakte?

Wir bieten Ihnen neben der Beratung bei der Prozessoptimierung Ihrer Aktenprozesse auch die Begleitung bei der Auswahl der Software für die digitale Personalakte. Gemeinsam mit Ihnen erarbeiten wir zunächst ein Pflichtenheft, übernehmen die Ausschreibung, wenn gewünscht, für Sie, begleiten Sie bei der Auswahl und den Bieterpräsentationen. Zusätzlich stehen wir bei den Vertragsverhandlungen mit dem ausgewählten Anbieter der Software für Ihre elektronische Personalakte bereit und begleiten Sie auch bei der Implementierung.

Besonders der Aufwand für die Digitalisierung der Papierakten ist bei der Einführung einer digitalen Personalakte nicht zu unterschätzen. Dieser Prozess beansprucht einen erheblichen Anteil des Projektes. Hierzu stehen Ihnen verschiedene Vorgehensweisen offen:

  • Sie übernehmen die Digitalisierung selbst oder
  • Sie beauftragen einen externen Dienstleister damit

Gerade wenn Sie einen externen Dienstleister mit der Digitalisierung Ihrer papierhaften Personalakten beauftragen, stehen wir Ihnen mit langjähriger Expertise und erfahrenen Partnern bei der Auswahl eines Digitalisierungspartners zur Seite. Wir unterstützen Sie bei der Entscheidungsfindung, wie Sie künftig mit Papierdokumenten umgehen möchten bzw. aufgrund bestimmter Vorgaben umgehen müssen. Beispielsweise wann sollen bzw. müssen Verträge, Kündigungen, Zertifikate, etc. nach der Digitalisierung vernichtet, aufbewahrt oder an den MA zurückgegeben werden.

Wenn Sie mehrere Anbieter in die engere Wahl für die Einführung der digitalen Personalakte genommen haben, ist es sinnvoll, sich mögliche HR Softwarelösungen einmal vor Ort anzuschauen und mit Experten und Anwendern aus anderen Unternehmen zu sprechen. Denn neben den Pflichtheften ermöglichen sie es Ihnen, die tatsächliche Leistungsfähigkeit des Softwareherstellers und / oder Dienstleisters zu beurteilen.

Worauf Sie unbedingt bei der Einführung der digitalen Personalakte achten sollten:
  • Binden Sie alle beteiligten Kollegen Ihrer Abteilung in jeder Phase mit ein.
  • Überprüfen Sie die betreffenden Prozesse und optimieren Sie diese (IST/SOLL).
  • Klären Sie unbedingt, wie mit eingescannten Schriftstücken, also den übrigbleibenden papierhaften Dokumenten, umgegangen wird. Machen Sie dazu verbindliche Vorgaben für Ihre Mitarbeiter.
  • Legen Sie fest, wie die Papierakten digitalisiert werden sollen (durch Ihre Mitarbeiter, durch externe Dienstleister). Planen Sie hierfür die notwendige Zeit im Projekt ein.
  • Wenn Sie sich für das Einscannen durch Mitarbeiter (bspw. Personalsachbearbeiter, Werkstudenten oder Praktikanten) entscheiden: Bedenken Sie, dass die elektronische Akte nicht einfach nur ein wildes Sammelsurium eingescannter Dokumente, sondern nach einer bestimmten Systematik geordnet sein sollte. Nur dann können Sie nahtlos mit der elektronischen Akte arbeiten. Dazu ist ein gewisser Sachverstand über die Arbeit mit Personalakten zwingend erforderlich.
  • Erarbeiten Sie ein Pflichtenheft.
  • Führen Sie eine Ausschreibung durch.
  • Gleichen Sie alle Features der Anbieter mit den Anforderungen im Pflichtenheft ab.
  • Lassen Sie alle Bieter präsentieren und nutzen Sie Referenzbesuche bei Kunden der Anbieter, um sich ein tatsächliches Bild aus der Praxis zu verschaffen.
  • Treffen Sie eine Auswahl!

Checkliste digitale Personalakte

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    Dr. Christian Ellrich

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    Die Personalarbeit wird sich in den nächsten Jahren radikal verändern und dabei wird auch das Thema Innovation eine wichtige Rolle spielen.

     

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