Einführung einer digitalen Personalakte

Seit vielen Jahren steht die Einführung der digitalen Personalakte auf der Agenda von Personalabteilungen. Ausgerechnet in Krisenzeiten hat die elektronische Personalakte einen echten Durchbruch erlebt. Arbeitnehmer in Personalabteilungen, die aus dem Home Office heraus arbeiten, müssen jederzeit Zugriff auf die Personalakten haben. Gerade bei verteilt arbeitenden Teams ist der jederzeitige softwaregestützte Zugriff auf die elektronischen Personalakten und weitere Informationen ein Pluspunkt für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Unter dem Aspekt des Infektionsschutzes lässt sich zudem der Publikumsverkehr in der Personalabteilung deutlich reduzieren.

Reibungsloses und effizientes Arbeiten mit der elektronischen Personalakte

Eine digitale Personalakte bietet viele Vorteile. Sie bedeutet deutlich weniger Zeitaufwand für die Mitarbeiter. Denn Wege zu Aktenschränken, zeitaufwändige Suche nach Schriftstücken oder das Erstellen papierhafter Kopien entfallen. Die meisten Arbeitsabläufe können medienbruchfrei durchgeführt werden, so dass deutlich weniger Papier in den Personalabteilungen anfällt. Benötigte Dokumente, wie beispielsweise Bescheinigungen oder Ähnliches, lassen sich durch den Arbeitgeber schnell und unbürokratisch von überall ausstellen.

Die digitale Personalakte ist jederzeit über die Software für die berechtigen Personen verfügbar. Die Personalakten müssen nicht mehr aus der Hand gegeben werden. Denn Führungskräfte Ihres Unternehmens können beispielsweise für wichtige Mitarbeiter-Gespräche Einsicht in die Akte nehmen, um Zertifikate, Bescheinigungen und Qualifikationen einzusehen. Unter Datenschutz und Sicherungsaspekten können keine Unterlagen mehr beschädigt oder Dokumente verloren gehen.

Das A und O für die Einführung der digitalen Personalakte: Aktenprozesse sowie Aktenstrukturen analysieren und optimieren

Ähnlich wie bei der Einführung eines Personalmanagementsystems ist auch für die Einführung der digitalen Personalakte die Prozessoptimierung eine wichtige Voraussetzung. Gerade Fragen wie der künftige Umgang mit bereits digitalisierten Papierdokumenten und wie die Digitalisierung der Akten vorgenommen wird, sind eindeutig und mit klaren Vorgaben zu beantworten.

 

Bevor eine Software für die elektronische Personalakte eingeführt wird, sollte im Rahmen einer Bestandsanalyse der aktuelle Prozessablauf für die papierhaften Personalakten ermittelt werden. Gemeinsam mit Ihren Personalsachbearbeitern wird ein optimaler Prozess für die digitale Personalakte erarbeitet. So lassen sich manuelle Aufwände und Fehler reduzieren. Ziel ist es, mehr Zeit für echte und wertschöpfende Personalarbeit zu schaffen.

Ihr Anliegen – unsere Lösung

Gemeinsam mit Ihnen analysieren wir Ihre Aktenprozesse, die vorhandene Aktenstruktur und Ihr bisheriges Dokumentenmanagement. Auf dieser Basis erfolgt eine neue Konzeption, die den künftigen Strukturen und Prozessen Rechnung trägt. Bisherige Prozesse werden optimiert und auf die Arbeit mit der elektronischen Personalakten Software zugeschnitten.

Dabei arbeiten wir mit agilen Methoden zur Prozessoptimierung und binden alle involvierten Arbeitnehmer Ihrer Personalabteilung in die Analyse und Neukonzeption ein. Durch dieses Vorgehen erreichen wir von Anfang an eine größtmögliche Akzeptanz für die spätere Einführung der digitalen Personalakte.

So unterstützen wir Sie bei der Einführung Ihrer digitalen Personalakte

Wir bieten Ihnen neben der Beratung bei der Prozessoptimierung Ihrer Aktenprozesse auch die Begleitung bei der Auswahl der Software für die digitale Personalakte. Gemeinsam mit Ihnen erarbeiten wir zunächst ein Pflichtenheft, übernehmen die Ausschreibung, wenn gewünscht, für Sie, begleiten Sie bei der Auswahl und den Bieterpräsentationen. Zusätzlich stehen wir bei den Vertragsverhandlungen mit dem ausgewählten Anbieter der Software für Ihre elektronische Personalakte bereit und begleiten Sie auch bei der Implementierung.

Besonders der Aufwand für die Digitalisierung der Papierakten ist bei der Einführung einer digitalen Personalakte nicht zu unterschätzen. Dieser Prozess beansprucht einen erheblichen Anteil des Projektes. Hierzu stehen Ihnen verschiedene Vorgehensweisen offen:

  • Sie übernehmen die Digitalisierung selbst oder
  • Sie beauftragen einen externen Dienstleister damit

Gerade wenn Sie einen externen Dienstleister mit der Digitalisierung Ihrer papierhaften Personalakten beauftragen, stehen wir Ihnen mit langjähriger Expertise und erfahrenen Partnern bei der Auswahl eines Digitalisierungspartners zur Seite. Wir unterstützen Sie bei der Entscheidungsfindung, wie Sie künftig mit Papierdokumenten umgehen möchten bzw. aufgrund bestimmter Vorgaben umgehen müssen. Beispielsweise wann sollen bzw. müssen Verträge, Kündigungen, Zertifikate, etc. nach der Digitalisierung vernichtet, aufbewahrt oder an den MA zurückgegeben werden.

Wenn Sie mehrere Anbieter in die engere Wahl für die Einführung der digitalen Personalakte genommen haben, ist es sinnvoll, sich mögliche HR Softwarelösungen einmal vor Ort anzuschauen und mit Experten und Anwendern aus anderen Unternehmen zu sprechen. Denn neben den Pflichtheften ermöglichen sie es Ihnen, die tatsächliche Leistungsfähigkeit des Softwareherstellers und / oder Dienstleisters zu beurteilen.

Worauf Sie unbedingt bei der Einführung der digitalen Personalakte achten sollten:
  • Binden Sie alle beteiligten Kollegen Ihrer Abteilung in jeder Phase mit ein.
  • Überprüfen Sie die betreffenden Prozesse und optimieren Sie diese (IST/SOLL).
  • Klären Sie unbedingt, wie mit eingescannten Schriftstücken, also den übrigbleibenden papierhaften Dokumenten, umgegangen wird. Machen Sie dazu verbindliche Vorgaben für Ihre Mitarbeiter.
  • Legen Sie fest, wie die Papierakten digitalisiert werden sollen (durch Ihre Mitarbeiter, durch externe Dienstleister). Planen Sie hierfür die notwendige Zeit im Projekt ein.
  • Wenn Sie sich für das Einscannen durch Mitarbeiter (bspw. Personalsachbearbeiter, Werkstudenten oder Praktikanten) entscheiden: Bedenken Sie, dass die elektronische Akte nicht einfach nur ein wildes Sammelsurium eingescannter Dokumente, sondern nach einer bestimmten Systematik geordnet sein sollte. Nur dann können Sie nahtlos mit der elektronischen Akte arbeiten. Dazu ist ein gewisser Sachverstand über die Arbeit mit Personalakten zwingend erforderlich.
  • Erarbeiten Sie ein Pflichtenheft.
  • Führen Sie eine Ausschreibung durch.
  • Gleichen Sie alle Features der Anbieter mit den Anforderungen im Pflichtenheft ab.
  • Lassen Sie alle Bieter präsentieren und nutzen Sie Referenzbesuche bei Kunden der Anbieter, um sich ein tatsächliches Bild aus der Praxis zu verschaffen.
  • Treffen Sie eine Auswahl!

Die Investition

  • Workshops zur Analyse und Definition systemnaher Sollprozesse für die digitale Personalakte
  • Erarbeitung eines Pflichtenheftes zur Softwareauswahl für die digitale Personalakte
  • Erarbeitung eines Konzeptes zur Digitalisierung der Papierakten und den späteren Umgang damit
  • Durchführung einer Ausschreibung und im Anschluss Implementierung der neuen Software für die digitale Personalakte

Das Ergebnis

  • Analyse der Strukturen und Kernprozesse
  • Optimierung des Aktenprozesses
  • Digitale Aktenführung mit effizienten Abläufen

Der Nutzen

  • Reibungsloses Arbeiten ohne Medienbrüche
  • Zugriff jederzeit von überall für berechtigte Personen
  • Mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten Ihrer Mitarbeiter

Referenzen

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Ihr Ansprechpartner:

Dr. Christian Ellrich

Geschäftsführer

 

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