HR 4.0: Digitalisierung der HR für die Personalabteilung der Zukunft
Immer mehr Bereiche nutzen die Digitalisierung der Arbeitswelt für sich. Sie haben ebenfalls erkannt, dass die digitale Transformation Freiraum für das Wesentliche schafft und eine wichtige Basis für zukünftige Herausforderungen darstellt.
Wer jedoch einen Blick in die Büros der Personalabteilungen riskiert und hier den Grad der Digitalisierung prüft, stellt schnell fest, dass dieser im Bereich HR sehr gering ist. Die Human Resources Abteilungen sind mit bis zu achtzig Prozent mit administrativen Aufgaben ausgelastet – eine Automatisierung der Prozesse findet in dieser Arbeitswelt kaum statt. Das Resultat: Überstunden auf Grund manueller Prozesse sowie mangelnde Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten. Doch gerade die HR-Abteilung besitzt eine Schlüsselfunktion in der Gestaltung der Unternehmenskultur und damit auch in der Erfolgsgeschichte des Unternehmens.
HR kommt somit eine strategische Rolle für Unternehmen zu. Daher ist die digitale Transformation des Personalmanagements keine Frage, sondern ein Muss. Wer auf dem Weg ins digitale Zeitalter erfolgreich sein will, der kommt an einer IT-gestützten Strategie und der Philosophie „HR als Service“ nicht herum. Kunden- und mitarbeiterzentriertes Denken ist eine der Grundvoraussetzungen für den Erfolg von Digitalisierungsprojekten. Denn nur wer seine Prozesse grundlegend aus Sicht der Kunden und Mitarbeiter denkt und abbildet, wird hier erfolgreich sein können. Wenn das „Kundenerlebnis“ verbessert werden kann und Kunden bzw. Anwender einen Mehrwert erlangen, steigt die Zufriedenheit – und damit schlussendlich Akzeptanz und Nutzungsquoten. Die Digitalisierungsrevolution stützt sich auf innovative, hochmoderne Informationstechnologie. Unser Ziel ist es, die neue Rolle der Personalabteilung, nämlich die eines strategischen Ankers in der Organisation, gemeinsam mit Ihnen entscheidend voranzutreiben. Mit den richtigen Prozessen und IT-Systemen kann Ihre HR-Abteilung die Chancen der Digitalisierung nutzen.
Prozessautomatisierung durch HR-Systeme
HR-Transformation bedeutet mehr als eine digitale Personalakte schaffen
Die Digitalisierung des gesamten Personalmanagements in Ihrem Unternehmen beginnt bei den offensichtlichen Themen. Dazu zählen etwa die Integration eines innovativen Bewerber-Tools oder die Einführung der digitalen Personalakte. Doch hier endet sie noch lange nicht.
Digitale Transformation ist ein Prozess. Es geht dabei um die richtige Nutzung und Automatisierung der Arbeitsschritte. Durch Personalmanagement-Systeme sollen manuelle Aufgaben und Doppelarbeiten vermieden werden. An „Digitale HR“ haben wir daher den Anspruch, dass sie uns Arbeitsschritte erleichtert und diese so effizient wie möglich gestaltet. Mit der Digitalisierung Ihres Personalmanagements wollen wir gemeinsam mit Ihnen Raum für die wichtigen Themen schaffen.
Design Thinking-Ansatz
Der Design Thinking-Ansatz bildet das Fundament unserer Vorgehensweise. Konsequent durchdacht geschieht Personalarbeit demnach nie zum Selbstzweck. Vielmehr erfolgt sie in erster Linie für die Kunden und Stakeholder des Unternehmens. Um den Kundennutzen deutlich zu erhöhen, binden wir diese daher bereits von Anfang an mit ein. Insbesondere gilt dies im Bereich der Digitalisierung! Denn gerade für Systeme, die der Kunde ebenfalls anwenden soll, ist der spätere Nutzungsgrad ein entscheidendes Erfolgskriterium.
Häufig geht heute der erste Blick zur Software. Doch viel wichtiger ist es, VORHER jene Prozesse zu betrachten, die es zu digitalisieren gilt. Sie müssen optimiert und neue, bessere Soll-Prozesse entwickelt werden. Im Anschluss können diese dann entsprechend in der Software abgebildet werden.
Die digitale HR-Abteilung – von Verwaltern zu Gestaltern
Mit der Automatisierung, Optimierung und Standardisierung der vorhandenen HR-Prozesse schaffen wir langwierige, manuelle Tätigkeiten weitest gehend ab. Mit Hilfe passgenauer digitaler Prozesse kann Ihre Personalabteilung viel effizienter und schneller agieren. Die administrativen Aufgaben werden reduziert und durch wertschöpfende Tätigkeiten ersetzt – eine neue, digitale Unternehmenskultur entsteht.
Dabei müssen Sie häufig nicht einmal ein neues System einführen. Zunächst prüfen wir die Möglichkeiten der vorhandenen HR-Systeme. Im Anschluss erarbeiten wir mit Ihnen zusammen den gewünschten SOLL-Zustand. Dabei stehen oftmals auch kleine HR-Tools im Mittelpunkt. Diese können Ihnen beispielsweise die aufwendige Erfassung von gelieferten Excel-Tabellen oder Formblättern erleichtern und im Idealfall ganz abnehmen.
Soll ein neues System eingeführt werden, können Sie ebenso auf unsere langjährige Erfahrung auf diesem Gebiet vertrauen. Wir unterstützen Sie von der Erarbeitung der Anforderungen an ein neues System über die Konzeption und die Erstellung des Pflichtenheftes, bis hin zur Bieterauswahl und der Begleitung der Softwareeinführung. Dabei ist es wichtig, nicht nur vom aktuellen Status-Quo, sondern auch von den künftigen Anforderungen und den daraus abgeleiteten Funktionalitäten auszugehen.
Ihre Investition
- geringe Kosten mit schnellem ROI
Ihr Nutzen
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- Anerkennung der Ergebnisse durch die Mitarbeiter
Ihr Ergebnis
- zufriedene Auftraggeber
- motivierte Mitarbeiter
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- zukunftsweisende Digitalisierung
Weitere Themen zur Digitalisierung
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Krisensicher durch HR-Digitalisierung
Viele Arbeitsschritte und administrative Aufgaben werden durch die ein digitales HR Managementsystem Prozesse vereinfacht und automatisiert. HR-Mitarbeiter sparen wertvolle Arbeitszeit und arbeiten effizienter. Davon profitiert jede HR-Abteilung und jedes Unternehmen. Vor allen in Krisenzeiten, in der alle durch zusätzliche Aufgaben gefordert sind.
Bereits vor Corona waren die Chancen der Digitalisierung von Personalabteilungen deutlich und sind seit März 2020 nicht mehr von der Hand zu weisen. Es ist so wichtig wie nie zuvor, dass durch reduzierte Präsenzpflicht der Mitarbeiter im Büro von überall auf Mitarbeiterinformationen zugegriffen werden kann und Unterlagen bearbeitet werden können – ohne physische Anwesenheit. Traditionelle HR-Prozesse können das nicht mehr leisten und fressen wertvolle Arbeitszeit mit administrativen HR Aufgaben, die so viel wertvoller für wertschöpfende Tätigkeiten in der Personalarbeit genutzt werden kann. Eine zum Unternehmen passende HR Software ist dabei entscheidend genauso wie der Aufbau von digitalen Kompetenzen und ein Blick auf die kulturellen Herausforderungen der digitalen Transformation des HR Managements. Alle Beteiligte – vom Bereich Human Resources, IT Abteilungen, „Kunden“ der HR-Abteilung sowie ggf. weitere Gremien – werden von uns in den Optimierungsprozess eingebunden.
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Schreiben Sie uns:
Ihr Ansprechpartner:
Dr. Christian Ellrich
Geschäftsführer
Mehr als 20 Jahre Erfahrung in der HR-Prozessoptimierung
"Die Personalarbeit wird sich in den nächsten Jahre radikal verändern und dabei wird auch das Thema Innovation eine wichtige Rolle spielen."
Was versteht man unter dem Begriff HR-Digitalisierung?
Unter HR-Digitalisierung versteht man die HR-Prozesse so weit zu digitalisieren, dass eine Personalabteilung effizienter, effektiver und vernetzter arbeitet. D.h. manuelle Aufwände werden reduziert und bei der Personalabteilung entstehen Freiräume für wertschöpfende Tätigkeiten. mit diesen Prozessen hat.
Welche Chancen bieten sich einer Personalabteilung durch HR-Digitalisierung?
Die Digitalisierung in einem HR Bereich ermöglichen viele Chancen – vor allem eine deutliche Reduzierung des administrativen Aufwands und mehr Zeit für die wertschöpfenden Tätigkeiten rund um die wichtigste Resource eines Unternehmens: die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Freiräume
HR Bereiche reduzieren massiv ihren Administrationsaufwand und gewinnen so Zeit und Mitarbeiter für die strategische Personalarbeit. So werden Personaler zu strategischen Partner der Unternehmens- und Geschäftsleitung und tragen zum Unternehmenserfolg bei.
Transparenz durch Daten
Die Analyse der Daten ermöglicht einen genauen Einblick in den jeweiligen Lebenszyklus eines Mitarbeiters und kann so für die genaue Planung als Grundlage dienen.
Zukunftssichere Rekrutierung
Eine reibungslose mobile (Bewerbungs-)Erfahrung, ein datengesteuerter Vorauswahlprozess und ein personalisiertes, KI-basiertes Onboarding-Programm. Dies sind nur einige der vielen Beispiele für die Digitalisierung der Personalbeschaffung.
Verbesserung der Employee Experience (Mitarbeitererlebnis) und Pluspunkte bei Talenten
Die Grenze zwischen ihrem Berufs- und ihrem Privatleben ist immer mehr fließend geworden. So werden Emails für die Arbeit am Wochenende und im Urlaub gelesen und aber auch während der Arbeitszeit mal eben der Social Media Account gecheckt. Moderne Arbeitsweisen einer Personalabteilung kann maßgeblich zum Image als moderner Arbeitgebers beitragen – gerade für die jungen Generationen. Nicht nur die junge Generation erwartet immer mehr als Mitarbeiter wie ein Kunde behandelt zu werden, und desto größer ist auch das Interessse an einem modernen digitalen Arbeitsumfeld.
Welchen Beitrag leistet Ellrich & Kollegen als HR Berater bei der HR Digitalisierung?
Unsere HR-Berater begleiten jährlich viele Projekte und leiten wöchentlich Workshops, um Personalabteilungen auf dem Weg zu mehr HR Digitalisierung zu helfen. Wir glauben, dass Personalabteilungen entscheidend zum Erfolg eines Unternehmens beitragen. Und in dieser Schlüsselfunktion müssen sich die HR Bereiche modernisieren, agil aufstellen und digitaler werden. Nur dann bekommen sie die Freiräume (Ressource Mensch und Zeit), um sich um strategische wichtige Themen zu kümmern. Genau diese Freiräume zu schaffen und Personaler beim Wandel vom Verwalter zum Gestalter zu begleiten ist unsere Hauptaufgabe und unsere Leidenschaft. Deshalb freuen wir uns als Freiraumkämpfer auf Ihre Anfrage.
Unternehmensberatungen können auf verschiedene Weise zur HR-Digitalisierung beitragen, z. B:
- Analyse des aktuellen Zustands der HR-Prozesse: Ellrich & Kollegen kann als Unternehmensberatung spezialisiert auf Personalabteilung dabei helfen, den aktuellen Stand der HR-Prozesse zu bewerten und Bereiche zu identifizieren, in denen digitale Technologien zur Effizienzsteigerung eingesetzt werden könnten.
- Entwicklung einer digitalen HR-Strategie: im Anschluss an die Analysephase kann eine Unternehmensberatung dabei helfen, eine digitale HR-Strategie zu entwickeln, die die notwendigen Schritte zur Digitalisierung der HR-Prozesse und zur Erreichung der gewünschten Ergebnisse skizziert.
- Identifizierung geeigneter HR-Software und digitalen HR-Tools: Ellrich & Kollegen kann Sie als HR-Beratung bei der Identifizierung und Bewertung von digitalen HR-Tools unterstützen, die für die Bedürfnisse Ihres Unternehmens geeignet sind.
- Implementierung HR-Software: Eine Unternehmensberatung kann Sie bei der Implementierung unterstützen, z. B. bei der Einrichtung des Systems und bei der Schulung von Personalverantwortlichen und Mitarbeitern.
- Analyse und Auswertung Effizienz von Digitalisierung HR Managements: die Auswirkungen auf die HR-Prozesse und die Gesamtleistung der Personalabteilung oder des Unternehmens zu messen.
Insgesamt kann eine Unternehmensberatung für Personalabteilungen Fachwissen und Erfahrung bei der effektiven Digitalisierung von HR-Prozessen bieten und die Vorteile durch den Einsatz von HR-Software maximieren.