Entgeltabrechnung – Prozessoptimierung für erhöhte Effizienz

Reduzieren Sie Ihren Aufwand in der Lohnabrechnung

Die Entgeltabrechnung kann ein sehr aufwändiger Prozess sein und die Kräfte Ihrer Personalabteilung über die Maßen binden. Um diese Kräfte wieder freizusetzten und mehr Freiraum für wertschöpfende Tätigkeiten schaffen, benötigen Sie für Ihre Gehaltsabrechnung stimmige Prozesse, einem möglichst hohen Digitalisierungsgrad und bi-direktional funktionierende HR-IT-Systemen. Dazu zählen etwa Systeme für Zeitwirtschaft und Dienstplanung sowie ein stabiles und modernes Abrechnungssystem.

Deshalb ist es ratsam, eine IST-Analyse der Prozesse Ihrer Lohnabrechnung durchzuführen. Dazu gehören für uns sämtliche vorgelagerte Prozesse der Entgeltabrechnung – beispielsweise Vertragserstellung oder Zeitwirtschaft – genauso wie alle vor- und nachbereitenden entgeltrelevanten Tätigkeiten. Daher führen wir unsere Workshops regelmäßig sowohl mit Abrechnungsspezialisten, als auch mit allen weiteren vom Prozess betroffenen Mitarbeitern der Personalabteilung durch. Dadurch entdecken wir sehr schnell und zielsicher den Optimierungsbedarf in Zeit-, Daten- und Fehlzeitenmanagement sowie in allen weiteren Teilen der Prozesskette der Gehaltsabrechnung.

Nutzen Sie bereits alle Funktionen Ihres Systems für Lohn und Gehaltsabrechnung?

Der analysierte Optimierungsbedarf wird entsprechend aufgegriffen: Gemeinsam erarbeiten wir erste Verbesserungsideen und Maßnahmen, die wir anschließend in eine neue, funktionierende Prozesskette für Ihre Lohnabrechnung überführen. Beispielsweise erleben wir es häufig, dass im Personalmanagement Arbeitszeiten von Arbeitnehmern in Excel-Tabellen gepflegt, angeliefert und von den Entgeltsachbearbeitern manuell erfasst werden. Diese Tätigkeiten könnten in der Personalabteilung jedoch zu einem großen Teil automatisiert werden.

Aus diesem Grund werden in unserem Workshop nicht nur Arbeitsweisen, sondern auch Arbeitsmethoden sowie die vorhandene Software der Arbeitgeber analysiert. In vielen Fällen werden die eingesetzten HR-IT-Systeme, wie etwa das Abrechnungsprogramm, nicht vollumfänglich genutzt. Diese können daher einfach und schnell angepasst werden. Mit unserer langjährigen Erfahrung in der Auswahl und Einführung von HR Systemen unterstützen wir Ihre Personalabteilung bei der Optimierung der eigenen oder bei der Auswahl neuer Software.

Schon allein durch kleine HR-Tools für den Arbeitsalltag können wir häufig – unabhängig von den eingesetzten „großen“ HR-IT-Systemen – den Digitalisierungsgrad deutlich erhöhen und damit dringend benötigten Freiraum schaffen.

Ihr Anliegen – unsere Lösung

Der manuelle Erfassungsaufwand im Rahmen der Entgeltabrechnung ist extrem hoch, der Digitalisierungsgrad jedoch niedrig? Sie erfassen noch bis kurz vor dem Abrechnungslauf kritische Änderungen in der Lohn- und Gehaltsabrechnung – und wollen eigentlich schon lange ein Vier-Augen-Prinzip in Ihrem internen Kontrollsystem einführen?

Aufgrund unserer langjährigen Erfahrung in der Durchführung von Entgeltabrechnungen wissen wir genau, wo wir gemeinsam mit Ihren Abrechnern anpacken müssen. Insbesondere die Belegqualität in der Anlieferung der Daten durch die Fachbereiche spielt dabei eine große Rolle. Wir setzen mit Ihnen an zwei Punkten an: Einerseits optimieren wir die Prozesse im Sinne einer verursachungsgerechten Verantwortung, und andererseits digitalisieren wir diese in einem angemessenen Umfang – beispielsweise durch die Automatisierung bisher händisch eingegebener Stundenzettel. So gelingt es, manuelle Eingaben deutlich zu reduzieren.

Trauen Sie sich: Die Einführung eines internen Kontrollsystems muss nicht unbedingt mit deutlich höheren Kontrollaufwand einhergehen. Führen Sie ein Vier-Augen-Prinzip mit der nötigen Umsicht ein und beachten dabei die kundenindividuellen Spezifika, kann dies ein gutes Instrument zur internen Qualitätsverbesserung sein ­ bei angemessenem Aufwand!

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    Dr. Christian Ellrich

    Geschäftsführer

     

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    Die Personalarbeit wird sich in den nächsten Jahren radikal verändern und dabei wird auch das Thema Innovation eine wichtige Rolle spielen.

     

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