Freiraum für wertschöpfende Tätigkeiten in der Personalabteilung
St. Joseph Krankenhaus Berlin Tempelhof optimiert HR-ProzesseProzessoptmierung in der HR-Abteilung für mehr Freiraum
Wenn Menschen erkranken oder sich beispielsweise einer Operation unterziehen müssen, suchen sie pro fessionelle Hilfe und es kann zu einem Krankenhausaufenthalt kommen. Dabei werden die Patienten von den dortigen Experten gründlich untersucht, Diagnosen werden erstellt und anschließend die passenden und notwendigen Therapien empfohlen und durchgeführt. Was aber, wenn das Krankenhaus selbst einen gründ lichen Check-up benötigt und den Rat von Experten sucht? Diese Erfahrung machte jetzt das St. Joseph Krankenhaus in Berlin Tempelhof. Und kam über eine umfassende Beratung durch die Ellrich & Kollegen Beratungs GmbH zu einer signifi kanten Verbesserung der eigenen HR-Prozesse.
Analyse der internen Prozesse zeigt Verbesserungspotenziale auf
In Berlin Tempelhof hatte man sich zu einem Check der internen HR-Prozesse entschieden, um die eigenen personalwirtschaftlichen Abläufe zu verbessern. „Unser Krankenhaus ist seit seiner Gründung einem christlichen Menschenbild verpflichtet: jeder Patient, der zu uns kommt, ist in seiner Würde unantastbar und erhält die bestmögliche Hilfe“, erläutert Tobias Dreißigacker, kaufmännischer Direktor des St. Joseph Krankenhauses. „Um dieser Leitlinie jeden Tag aufs Neue gerecht zu werden, bedarf es zum einen eines gut ausgebildeten und engagierten Teams, zum anderen aber auch professioneller Geschäftsprozesse, die diesem Anspruch Rechnung tragen“, so Dreißigacker weiter. „Wir haben uns daher entschieden, unsere internen HR-Prozesse auf den Prüfstand zu stellen und da, wo es nötig ist, zu verbessern.“ Unterstützung in der Überprüfung der relevanten Prozesse fand das Krankenhaus jetzt bei Ellrich & Kollegen. Das auf HR-Prozesse spezialisierte Nürnberger Beratungshaus hat – gemeinsam mit den Verantwortlichen vor Ort – in einem mehrstufigen Vorgehen die Optimierung von Teilprozessen am St. Joseph Krankenhaus vorgenommen.
Schrittweises Vorgehen im 3-Phasen-Modell
Am Anfang des HR-Projektes stand eine umfassende Bestandsaufnahme der aktuellen Prozesse. In einem gemeinsamen Workshop wurde die aktuelle Situation im HR-Bereich des Krankenhauses analysiert und die Ergebnisse wurden anschließend vorläufig bewertet. „In einem solchen Workshop machen wir Stärken aus, zeigen aber auch mögliche Schwächen auf“, beschreibt Dr. Christian Ellrich, Geschäftsführer der Ellrich & Kollegen Beratungs GmbH, die Vorgehensweise im Rahmen der Ist-Analyse. „Alle Ergebnisse der Analyse werden strukturiert, dokumentiert und bewertet und bilden dann die Grundlage für weitere Schritte“, so Dr. Ellrich. In Berlin Tempelhof ging es vor allem um Prozesse in der Entgeltabrechnung sowie vor- und nachgelagerte Prozesse, etwa die Dienstplanung. „Für uns war es wichtig, gezielt die bestehenden Abläufe unter die Lupe zu nehmen und zu sehen, wo mögliche Fehlerquellen liegen“, führt Dr. Ellrich aus. „Dabei schauen wir nicht nur auf die in den jeweiligen Häusern eingesetzte IT, sondern vor allem auf den gesamten Prozess.“ Für das St. Joseph Krankenhaus bedeutete dies unter anderem eine Optimierung der Organisations- und Kommunikationsstruktur sowie die Verbesserung bestehender Schnittstellen zwischen den Systemen und Fachbereichen.
Vom Soll-Zustand zur Realisierung
Im weiteren Projektverlauf wurde dann gemeinsam der Soll- Zustand für den HR-Bereich des St. Joseph Krankenhauses definiert. „Uns war schnell klar, wo unsere Stärken liegen, aber auch, wo wir uns verbessern oder Ressourcen nutzbringender einsetzen können“, bringt Tobias Dreißigacker sein Zwischenfazit zu Beginn der Phase II auf den Punkt. So ist eines der Teilergebnisse die Einführung eines internen Kontrollsystems für die Entgeltabrechnung. Dieses wird direkt in der Entgeltabrechnung implementiert und hat zur Folge, dass relevante Daten frühzeitig eingegeben und in Ruhe geprüft werden können. Zudem werden zunächst Testabrechnungen erstellt und diese stichprobenartig geprüft, erst dann wird der Echtlauf der Entgeltabrechnung freigegeben.
Feinkonzept führt zu umfassendem Maßnahmenplan
Im Anschluss an die ersten beiden Phasen des Check-ups haben die Verantwortlichen in Berlin Tempelhof gemeinsam mit Dr. Ellrich und seinem Team einen Maßnahmenplan erarbeitet. Dieser sieht unter anderem eine weitere Optimierung des Zusammenspiels zwischen den Systemen und den beteiligten Fachbereichen vor. Darüber hinaus ist die Intensivierung der Kommunikation innerhalb der Personalabteilung ein wesentlicher Meilenstein im Gesamtprojekt. „Wir betrachten Prozesse immer auf strategischer, operativer und administrativer Ebene, das heißt sowohl in Bezug auf die im Unternehmen bestehenden Systeme als auch auf die konkrete Organisation“, erläutert Dr. Ellrich. „Von daher richtet sich der Blick eben auch auf solche vermeintlichen „Nebenschauplätze“ wie interne Kommunikationsstrukturen“, sagt Dr. Ellrich. Für das St. Joseph Krankenhaus bedeutet dies im Ergebnis einen äußerst umfassenden Maßnahmenplan, den es nun zu realisieren gilt. „Unsere Aufgaben sind klar und wir haben jetzt einen detaillierten Termin- und Umsetzungsplan, an dem wir uns orientieren können“, freut sich Tobias Dreißigacker.
Das Anliegen – Unsere Lösung
Mehr Transparenz durch Optimierung der Prozesse
Im St. Joseph Krankenhaus ist man mit dem bisherigen Verlauf des Projektes sehr zufrieden. „Der Zeitaufwand für die Erstellung der Entgeltabrechnung wird spürbar geringer, dies ist ein echter Mehrwert für uns“, resümiert Tobias Dreißigacker. „Außerdem können wir durch die optimierten HR-Prozesse die Qualität unserer internen Dienstleistungen deutlich erhöhen.“ In Berlin Tempelhof sind die nächsten Schritte bereits geplant. „Wir werden nun sukzessive den festgelegten Maßnahmenplan umsetzen und im Anschluss daran natürlich versuchen, die neuen Abläufe auch im Alltag beizubehalten“, kündigt Tobias Dreißigacker an. „Dass das für uns nicht ganz einfach wird, wissen wir. Wir sind daher froh, dass unser Partner uns auch weiterhin beratend begleiten wird.“
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