Nach einer anfänglichen Vorstellungsrunde konnten zunächst alle Projektbeteiligten ihre Erwartungen an den Workshop, aber auch ihre Wünsche mit Blick auf mögliche Ergebnisse äußern. Im Anschluss wurden relevante Kernprozesse einer Ist-Analyse unterzogen. Dabei bestand zunächst die Möglichkeit, ganz allgemein sowohl Negatives als auch Positives rund um alle Aufgaben und Tätigkeiten innerhalb der Personalabteilungen zur Sprache zu bringen. Der von Ellrich & Kollegen konzipierten Workshop bietet dazu einen Rahmen, indem alle Beteiligten offen und zunächst frei jeglicher Bewertung ihre Meinung äußern und etwaige Probleme ansprechen können. Neben der allgemeinen Bestandsaufnahme sollten aber auch ganz konkrete Abläufe und Tätigkeiten angesprochen und analysiert werden. Hier waren bereits im Vorfeld die Themen Bewerbung und Einstellung, Dokumentenmanagement, Zeitwirtschaft, Führen und Planen mit Stellenplänen, die Zusammenarbeit der Bereiche Entgelt und Personalwirtschaft, sowie die Kommunikation mit Kunden als besonders wichtig identifiziert worden. Die genannten Themen wurden gemeinsam diskutiert und erste Optimierungspotenziale identifiziert.

Der zweite Tag des Workshops diente der gemeinsamen Erarbeitung möglicher Lösungsansätze. Dazu hatte Ellrich & Kollegen die Ergebnisse des Vortages zusammengefasst und allen Beteiligten nochmals präsentiert. Anschließend wurde im Rahmen eines Brainstormings eine Fülle von Ideen generiert – deren Machbarkeit war dabei zunächst kein Thema. „In einem solchen Brainstorming ist es wichtig, Vorschläge zu äußern, ohne unmittelbar deren Umsetzbarkeit zu hinterfragen“, erläutert Dr. Christian Ellrich. „Denn nur dann ist höchstmögliche Kreativität sichergestellt, die letztlich auch zum bestmöglichen Ergebnis führt.“ Die Nürnberger Experten setzen dazu verschiedene Methoden und Kreativitätstechniken ein, die auf spielerische Art und Weise die Phantasie der Teilnehmer anregen. „Ein solcher Workshop, mit diesen ja zunächst recht ungewöhnlichen Methoden, war für uns ein Novum“, berichtet Hennig Püsche. Bis dato hatte die Personalabteilung noch nie mit allen Mitarbeitern gemeinsam Themen erarbeitet oder entwickelt. „Die Vorgehensweise von Ellrich & Kollegen, die wir als sehr strukturiert, aber auch als sehr erfrischend empfunden haben, kam im gesamten Team gut an“, zieht Henning Püsche ein erstes Fazit. „Dabei gefiel es uns besonders gut, die konkreten Lösungen und Maßnahmen spielerisch zu erarbeiten“, führt der Abteilungsleiter aus. Die so entwickelten Ideen wurden in einem nächsten Schritt auf Ihre Realisierbarkeit hin geprüft und gemeinsam priorisiert. Entstanden sind insgesamt acht verschiedene Projekte, die mit konkreten kleinen Projektplänen ausgestattet wurden. Diese Pläne sind der Startschuss für die Umsetzung aller erarbeiteten Maßnahmen, die das Städtische Klinikum Braunschweig nun sukzessive in Eigenregie umsetzen wird.

In Braunschweig ist man sowohl mit der Durchführung als auch mit den Ergebnissen des HR Check-Ups mehr als zufrieden. „Im Verlaufe des Projektes gab es die ein oder andere Herausforderung zu meistern“, resümiert Hennig Püsche. „Mit 27 war die Teilnehmerzahl des Workshops recht hoch, es war daher notwendig, einzelne ausgesuchte Themen bzw. Prozesse zunächst in kleineren Gruppen zu bearbeiten.“ Als größte Herausforderung im Projekt sieht der Abteilungsleiter jedoch die Vielzahl der Themen und Prozesse an: „Wir hatten uns zugegebenermaßen wirklich eine ganze Menge vorgenommen. Viele der von uns als dringlich erachteten Themenfelder sind extrem umfangreich und die Prozesse tiefgehend. Umso mehr freut es mich, dass wir jetzt, am Ende des Workshops, tatsächlich einen konkreten Maßnahmenplan vorliegen haben, den wir abarbeiten können.“

Mit der Umsetzung einzelner Maßnahmen hat das Klinikum inzwischen begonnen. Auf Wunsch stehen die Ansprechpartner bei Ellrich & Kollegen auch hier dem ganzen Team unterstützend zur Seite. „Wir sind sehr zufrieden mit der Art und Weise, mit der Ellrich & Kollegen uns immer wieder motiviert und uns geholfen haben, den für uns richtigen Weg zu finden“, lobt Henning Püsche den externen Partner. Die Agenda in Braunschweig steht fest und die erarbeiteten Maßnahmen werden nun peu à peu implementiert.