HR-Potenziale aufgedeckt

Die Personalabteilung des Städtischen Klinikums Braunschweig

Personalabteilung des Städtischen Klinikums Braunschweig schafft Freiräume für wertschöpfende Personalarbeit

„Egal, ob im Job, beim Sport oder mit Blick auf das eigene Leben: Es gilt, das Beste herauszuholen! Und am Ende echte Mehrwerte für sich und andere zu finden.“

Genau darum ging es auch dem Städtischen Klinikum Braunschweig gGmbH (im Folgenden: Städtisches Klinikum Braunschweig). Die Personalverantwortlichen des Klinikums waren auf der Suche nach einem Weg, die eigene Abteilung zu einem Business Partner im eigenen Haus weiter zu entwickeln: Weg von rein administrativen, eher betreuenden Tätigkeiten, hin zu wertschöpfenden und qualitativen Aufgaben. Schnell wurde klar, dass es dazu einer umfassenden Analyse der bestehenden Prozesse bedurfte.

Henning Püsche, Abteilungsleiter Personal des Klinikums: „Das Ziel für unsere Personalabteilung war Herrn Jahnke, Geschäftsbereichsleiter Personal & Wirtschaft, und mir von vorneherein klar. Wir sehen die Arbeit des ganzen Teams definitiv als integralen Bestandteil des Erfolges unseres Klinikums. Wir wollten daher zunächst einen genauen Überblick über die in unserem Bereich bestehenden Prozesse erlangen, um dann in einem zweiten Schritt Optimierungspotenziale ausfindig zu machen. Darüber hinaus wollten wir auch mehr Verständnis schaffen: Verständnis untereinander, aber auch Verständnis für andere Tätigkeiten. Einen gemeinsamen Workshop haben wir daher auch als eine gute Möglichkeit gesehen, sich gegenseitig noch einmal besser kennen zu lernen und den Teamgedanken zu stärken.“ 

 

Unterstützung holte man sich in Braunschweig bei den Experten der Ellrich & Kollegen Beratungs GmbH (im Folgenden: Ellrich & Kollegen). Nach persönlicher Vorstellung des Workshop Konzepts und telefonischer Abstimmung war man von der Idee und dem geplanten Vorgehen überzeugt und der gemeinsame Workshop mit den auf die Optimierung personalwirtschaftlicher Prozesse spezialisierten Beratern wurde geplant.

Verbesserung ist immer Teamwork

Das Städtische Klinikum Braunschweig beschäftigt rund 4.000 Mitarbeiter an drei Standorten, das Team der Personalabteilung besteht aus 27 Mitarbeitern. Dabei ist die Abteilung in die Bereiche Entgelt und Personalwirtschaft gegliedert. In der Vergangenheit arbeiteten diese weitestgehend autark, einer eingehenden Analyse wurden die Prozesse und das Zusammenspiel der im Einsatz befindlichen Systeme bis dato nicht unterzogen. „Grundsätzlich ging es uns natürlich darum, einmal alle unsere Kernprozesse zu überprüfen und mögliche Problemfelder aufzudecken“, schildert Henning Püsche. „Darüber hinaus hatten wir aber auch Themenbereiche, die wir besonders intensiv und mit höchster Priorität bearbeiten wollten“, so Henning Püsche weiter. „Dazu gehörte das Recruiting genauso wie unser Auftritt nach außen und die Sicherstellung unserer Servicequalität.“ Mit diesen sehr konkreten Anforderungen startete dann der zweitätige Workshop, gemeinsam mit allen Mitarbeitern der Personalabteilung sowie den Verantwortlichen seitens Ellrich & Kollegen.

Tag 1 des HR Check-Ups stand im Zeichen der Bestandsaufnahme.

Nach einer anfänglichen Vorstellungsrunde konnten zunächst alle Projektbeteiligten ihre Erwartungen an den Workshop, aber auch ihre Wünsche mit Blick auf mögliche Ergebnisse äußern. Im Anschluss wurden relevante Kernprozesse einer Ist-Analyse unterzogen. Dabei bestand zunächst die Möglichkeit, ganz allgemein sowohl Negatives als auch Positives rund um alle Aufgaben und Tätigkeiten innerhalb der Personalabteilungen zur Sprache zu bringen. Der von Ellrich & Kollegen konzipierten Workshop bietet dazu einen Rahmen, indem alle Beteiligten offen und zunächst frei jeglicher Bewertung ihre Meinung äußern und etwaige Probleme ansprechen können. Neben der allgemeinen Bestandsaufnahme sollten aber auch ganz konkrete Abläufe und Tätigkeiten angesprochen und analysiert werden. Hier waren bereits im Vorfeld die Themen Bewerbung und Einstellung, Dokumentenmanagement, Zeitwirtschaft, Führen und Planen mit Stellenplänen, die Zusammenarbeit der Bereiche Entgelt und Personalwirtschaft, sowie die Kommunikation mit Kunden als besonders wichtig identifiziert worden. Die genannten Themen wurden gemeinsam diskutiert und erste Optimierungspotenziale identifiziert.

Potenziale aufdecken und Lösungen spielerisch erarbeiten

Der zweite Tag des Workshops diente der gemeinsamen Erarbeitung möglicher Lösungsansätze. Dazu hatte Ellrich & Kollegen die Ergebnisse des Vortages zusammengefasst und allen Beteiligten nochmals präsentiert. Anschließend wurde im Rahmen eines Brainstormings eine Fülle von Ideen generiert – deren Machbarkeit war dabei zunächst kein Thema. „In einem solchen Brainstorming ist es wichtig, Vorschläge zu äußern, ohne unmittelbar deren Umsetzbarkeit zu hinterfragen“, erläutert Dr. Christian Ellrich. „Denn nur dann ist höchstmögliche Kreativität sichergestellt, die letztlich auch zum bestmöglichen Ergebnis führt.“ Die Nürnberger Experten setzen dazu verschiedene Methoden und Kreativitätstechniken ein, die auf spielerische Art und Weise die Phantasie der Teilnehmer anregen. „Ein solcher Workshop, mit diesen ja zunächst recht ungewöhnlichen Methoden, war für uns ein Novum“, berichtet Hennig Püsche. Bis dato hatte die Personalabteilung noch nie mit allen Mitarbeitern gemeinsam Themen erarbeitet oder entwickelt. „Die Vorgehensweise von Ellrich & Kollegen, die wir als sehr strukturiert, aber auch als sehr erfrischend empfunden haben, kam im gesamten Team gut an“, zieht Henning Püsche ein erstes Fazit. „Dabei gefiel es uns besonders gut, die konkreten Lösungen und Maßnahmen spielerisch zu erarbeiten“, führt der Abteilungsleiter aus. Die so entwickelten Ideen wurden in einem nächsten Schritt auf Ihre Realisierbarkeit hin geprüft und gemeinsam priorisiert. Entstanden sind insgesamt acht verschiedene Projekte, die mit konkreten kleinen Projektplänen ausgestattet wurden. Diese Pläne sind der Startschuss für die Umsetzung aller erarbeiteten Maßnahmen, die das Städtische Klinikum Braunschweig nun sukzessive in Eigenregie umsetzen wird.

Grundlage zur Prozessoptimierung geschaffen

In Braunschweig ist man sowohl mit der Durchführung als auch mit den Ergebnissen des HR Check-Ups mehr als zufrieden. „Im Verlaufe des Projektes gab es die ein oder andere Herausforderung zu meistern“, resümiert Hennig Püsche. „Mit 27 war die Teilnehmerzahl des Workshops recht hoch, es war daher notwendig, einzelne ausgesuchte Themen bzw. Prozesse zunächst in kleineren Gruppen zu bearbeiten.“ Als größte Herausforderung im Projekt sieht der Abteilungsleiter jedoch die Vielzahl der Themen und Prozesse an: „Wir hatten uns zugegebenermaßen wirklich eine ganze Menge vorgenommen. Viele der von uns als dringlich erachteten Themenfelder sind extrem umfangreich und die Prozesse tiefgehend. Umso mehr freut es mich, dass wir jetzt, am Ende des Workshops, tatsächlich einen konkreten Maßnahmenplan vorliegen haben, den wir abarbeiten können.“

Mit der Umsetzung einzelner Maßnahmen hat das Klinikum inzwischen begonnen. Auf Wunsch stehen die Ansprechpartner bei Ellrich & Kollegen auch hier dem ganzen Team unterstützend zur Seite. „Wir sind sehr zufrieden mit der Art und Weise, mit der Ellrich & Kollegen uns immer wieder motiviert und uns geholfen haben, den für uns richtigen Weg zu finden“, lobt Henning Püsche den externen Partner. Die Agenda in Braunschweig steht fest und die erarbeiteten Maßnahmen werden nun peu à peu implementiert.

Das Anliegen – Unsere Lösung

Das Klinikum Braunschweig hatte sich zum Ziel gesetzt als Business Partner im Unternehmen zu agieren. Sie wollten die Administrative reduzieren und qualitative Aufgaben übernehmen. Wir führten mit den Mitarbeitern gemeinsam eine Analyse der bestehenden Prozesse durch, um einen genauen Überblick zu erhalten. 

In einem zweitägigen Workshop, der eher Teamevent-Charakter hatte, wurden die Prozesse analysiert und die stärksten Optimierungspotenziale heraus gearbeitet. Aus dem anschließendem Brainstorming sind insgesamt acht verschiedene Projekte zur Optimierung entstanden, die mit konkreten Projektplänen ausgestattet wurden. Diese Pläne sind der Startschuss für die Umsetzung aller erarbeiteten Maßnahmen, die das Städtische Klinikum Braunschweig nun sukzessive in Eigenregie umsetzen wird.

Die Investition

  • geringe Kosten mit einem schnellen ROI
  • Auswahl der zu prüfenden Prozesse
  • zwei Tage Workshop mit den betroffenen Mitarbeitern

Der Nutzen

  • die Mitarbeiter lernten mit agilen Methoden zu arbeiten
  • Reduktion von Überstunden
  • schnelle, direkt umsetzbare Lösungen 
  • zufriedene Mitarbeiter
  • Konzeptzeit für Gewinnungsprozesse
  • Stärkung des Teamzusammenhalts
  • Näher an dem Ziel als wichtiger Business-Partner zu agieren

Das Ergebnis

  • effizientere, passgenaue Prozesse
  • intuitiv anwendbare Vorgehensweisen
  • Reduktion der administrativen Tätigkeiten
  • Steigerung des Wertschöpfungsbeitrags aus der HR

Folgende Projekte haben wir bereits erfolgreich umgesetzt:

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Schreiben Sie uns:

Ihr Ansprechpartner:

Dr. Christian Ellrich

Geschäftsführer

 

10 Jahre Erfahrung in der HR-Prozessoptimierung 

 

Die Personalarbeit wird sich in den nächsten Jahre radikal verändern und dabei wird auch das Thema Innovation eine wichtige Rolle spielen.

 

+49 911 13 13 13 - 10
info@ellrich-kollegen.de

Über das städtische Klinikum Braunschweig

 Das Städtische Klinikum Braunschweig gGmbH ist eines der größten Krankenhäuser Niedersachsens. Als Haus der Maximalversorgung und Akademisches Lehrkrankenhaus der Medizinischen Hochschule Hannover stellt es eine umfassende medizinische Versorgung der Menschen in der Region zwischen Harz und Heide auf hohem Niveau sicher. Mehr als 61.000 stationäre und 200.000 ambulante Patienten werden jedes Jahr an den drei Standorten des Klinikums Braunschweig behandelt und betreut. Ihr Wohl steht im Mittelpunkt der Arbeit von rund 540 Ärzten, 2.150 Pflegekräften sowie 550 Mitarbeitern im medizinisch-technischen Dienst. Hinzu kommen 490 Beschäftigte im nicht medizinischen Bereich sowie 260 Auszubildende, von denen die meisten in der Schule für Gesundheits- und Pflegeberufe zu Gesundheits-/ und Kinder-/ Krankenpfleger/-innen, Hebammen und Entbindungspflegern qualifiziert werden.

Das Klinikum hat einen Umsatz von rund 286 Millionen Euro pro Jahr und ist mit fast 4.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern einer der größten Arbeitgeber in der Region.

Als eines der ersten deutschen Krankenhäuser dieser Größenordnung hat das Klinikum ein grundlegend neues Arbeitszeitmodell entwickelt und umgesetzt, das nahezu vollständig auf Bereitschaftsdienste verzichtet. Dafür erhielt es vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales den ersten Preis im bundesweiten Wettbewerb „Beschäftigung gestalten“.

Zum Klinikum Braunschweig gehören die vier Tochtergesellschaften „Medizinische Versorgungszentren am Städtischen Klinikum Braunschweig GmbH (MVZ)“, „Klinikum Braunschweig Klinikdienste GmbH“, „Bistro Klinikum Braunschweig GmbH“ und „Klinikum Braunschweig Textilservice GmbH“.

www.klinikum-braunschweig.de