Prozessoptimierung – Erkennen des Optimierungsbedarfs durch die Erstanalyse der HR-Prozesse
Ihre HR-Abteilung versinkt in administrativer Arbeit, es bleiben kaum Kapazitäten für die wertschöpfenden Tätigkeiten? Dann ist es Zeit für eine Analyse, eine Re-Definition und eine damit verbundene Optimierung Ihrer Personalprozesse. So stellen Sie sicher, dass die Abläufe effizienter werden, die Qualität auf ein hohes Niveau steigt, Kosten sinken und Sie für die wertschöpfenden Tätigkeiten wieder Freiraum finden.
Um diesen Freiraum schaffen zu können, analysieren wir zunächst den Status-Quo der vorhandenen HR-Kernprozesse wie die Prozesse der Personalbeschaffung oder der Personaleinsatzplanung. In einem Workshop fern vom Tagesgeschäft halten wir diese Analyse kompakt, sodass wir schnell die wichtigsten Ansätze zur Prozessoptimierung finden. Darin spiegelt sich unsere Haltung wider: Nach dem Pareto-Prinzip sind zwanzig bis dreißig Prozent der Prozesse für siebzig bis achtzig Prozent des administrativen Aufwands verantwortlich. Diese Prozesse gilt es herauszuarbeiten. Das gelingt selbstverständlich nur unter Einbindung der betroffenen Mitarbeiter.
Agile Methoden für schnelle Ergebnisse
Ziel der Workshops ist es, die wesentlichen Optimierungspotenziale innerhalb der Personalprozesse zu finden. Daher führen wir den Workshop mit allen betroffenen Mitarbeitern der Personalabteilung durch. Danach erkämpfen wir uns den Freiraum für wertschöpfende Tätigkeiten gemeinsam:
Für die optimierungsbedürftigen Kernprozesse – wie beispielsweise Recruiting und Bewerbermanagement – werden partnerschaftlich Verbesserungsideen erarbeitet und in konkrete Maßnahmen überführt. Dabei steuern wir natürlich wichtige Impulse auf Basis unserer Best-Practices bei. Auf dieser Grundlage erarbeiten wir die neuen SOLL-Prozesse als Good-Practice, die dann prototypisch modelliert und sofort in der Praxis getestet werden. Dafür orientieren wir uns am PDCA-Prinzip – Plan – Do – Check – Act – und ergänzen diese Vorgehensweise mit wirksamen agilen Methoden. Nur so kommen wir schnell zu konkret umsetzbaren Ergebnissen.
Das Know-how des agilen Arbeitens und der damit verbundenen agilen Methoden wird in der Zusammenarbeit auch an die Personalabteilung weitergegeben. Gleichzeitig werden die Mitarbeiter der HR-Abteilung durch diese Vorgehensweise sofort zu Beteiligten und die Anerkennung der neuen, optimierten HR-Prozesse steigt. Die Mitarbeiter sind nun mitverantwortlich, die Prozesse im Personalwesen zu gestalten.
Wirklich individuell und hochwirksam ist Prozessoptimierung dann, wenn sie von innen kommt. Sehen Sie uns als Teil Ihrer Mannschaft. Mit wahrem Teamgeist schließen wir alle Prozessbeteiligten zusammen, lösen Denkaufgaben und unternehmen die notwendigen Schritte.
Ihre Investition
- geringe Kosten mit einem schnellen ROI
- Auswahl der zu prüfenden Prozesse
- zwei Tage Workshop mit den betroffenen Mitarbeitern
Ihr Nutzen
- die Mitarbeiter lernen mit agilen Methoden zu arbeiten
- Reduktion von Überstunden
- schnelle, direkt umsetzbare Lösungen
- zufriedene Mitarbeiter
- Konzeptzeit für Gewinnungsprozesse
Ihr Ergebnis
- effizientere, passgenaue Prozesse
- intuitiv anwendbare Vorgehensweisen
- Reduktion der administrativen Tätigkeiten
- Steigerung des Wertschöpfungsbeitrags aus der HR
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Ihr Ansprechpartner:
Dr. Christian Ellrich
Geschäftsführer
Mehr als 20 Jahre Erfahrung in der HR-Prozessoptimierung
"Die Personalarbeit wird sich in den nächsten Jahre radikal verändern und dabei wird auch das Thema Innovation eine wichtige Rolle spielen."
Was ist ein HR-Prozess?
Ein HR-Prozess ist ein Ablauf, bei der die Personalabteilung tätig wird bzw. beteiligt ist. Personalprozesse werden in den Zusammenhang im unternehmerischen Umfeld auch als personalwirtschaftliche Prozesse bezeichnet.
Welche HR-Prozesse gibt es?
Typische HR-Prozesse lassen sich in diese fünf Kernprozesse unterteilen:
- Personalplanung: Ermittlung und Planung des Personalbedarf und Personaleinsatzplanung
- Personalbeschaffung: Recruitingaktivitäten inkl. Formulierung von Stellenbeschreibungen und Stellenausschreibungen, Definition Recruitingkanäle Unterstützung beim Bewerberprozess und Personalauswahl, Organisation der Einstellung ggf. auch der Einarbeitung (Onboarding)
- Personalbetreuung: Abwicklung der Vergütung (reguläre Vergütung, Sonderzahlungen, Reisekosten, Spesen, etc.), Verwaltung von Arbeits-, Fehl- und Urlaubszeiten
- Personalentwicklung: Organisation von Entwicklungsmaßnahmen und -plänen für Mitarbeiter und Führungskräfte, Vorbereitung und Planung von Mitarbeitergespräche, Zielvereinbarungen und Beurteilungen
- Personalfreisetzung (Offboarding): Abwicklung von Personalaustritten inkl. Zeugnis und organisatorische und technische Konsequenzen
Warum ist die Optimierung von HR-Prozessen wichtig?
Die Anforderung an eine Personalabteilung und auch der eigene Anspruch haben sich geändert. Das Ziel einer Personalabteilung hat sich gewandelt: von Verwaltung zu Gestaltung. In der Rolle als Gestalter können Personaler maßgeblich zum Unternehmenserfolg beitragen. Auf diesem Weg ist es essentiell effezient und effektiv zu arbeiten, um Freiräume für die Gestaltung zu schaffen. Das Durchleuchten und die Optimierung der Personalprozesse schaffen effiziente Prozesse und dadurch:
- eine hohe Arbeitsqualität
- gesenkte Kosten und
- schnelle und agile Teams
HR-Software unterstützt oftmals die optimierten HR-Prozesse. Insgesamt müssen für eine erfolgreich Optimierung ggf. auch organisatorischen Anpassungen stattfinden und das betroffene Personal fachlich und emotional mitgenommen werden.
Wie kann Ellrich & Kollegen Sie bei Ihren HR-Prozessen unterstützen?
Wir bei Ellrich & Kollegen glauben an den Unternehmenserfolg durch Personalabteilung. Wir unterstützen Sie bei der Analyse Ihrer Ist Situation bei den HR-Prozessen und begleiten Sie Ihre Soll-Prozesse zu finden: gemeinsam mit Ihrem Team und anderen Stakeholdern aus Ihrem Unternehmen. Unsere Funktion ist dabei, Ihr Sparring Partner zu sein und dafür zu sorgen, dass Sie Ihren Weg und Ihre zu Ihnen passende HR-Prozesse finden. Selbstverständlich bringen wir dabei unsere Erfahrung aus fast 20 Jahren Beratung von Personalabteilungen mit.