Mehr Freiraum durch Zentralisierung
Kennen Sie das Problem, dass Verwaltungsaufgaben und Servicethemen ihr Personalmanagement bremsen? Die Lösung: Zentralisieren Sie die administrativen und servicelastigen Tätigkeiten in einem Shared Service Center. Durch Synergien schaffen Sie so Freiräume für wertschöpfende Personalarbeit.
Wichtig ist dabei, eine gute Balance aus zentralen und dezentralen Tätigkeiten zu finden, die zur Kultur Ihres Unternehmens passen und sinnvoll sind. Denn Zentralisierung sollte niemals Selbstzweck sein, sondern immer unter dem Aspekt der Angemessenheit und des tatsächlichen Nutzens betrachtet werden.
Mehr als ein Trend: Shared Service Center Personal
Administrative und servicelastige HR-Tätigkeiten aus einzelnen Standorten an zentralen Stellen zu bündeln, etablierte sich in den letzten Jahren zunehmend. Dieser Aufbau von HR-Shared-Service-Centern ist ebenso Teil des Konzeptes von Dave Ulrich.
Für viele Tätigkeiten ist dies ein sinnvoller Ansatz. Allerdings ist dabei unbedingt zu prüfen, ob sich zentralisierte Vorgänge auch tatsächlich positiv auf die HR-Prozesse auswirken. Denn allein dadurch, dass die einzelnen Aufgaben an einem anderen – zentralen – Ort erledigt werden, werden diese nicht „automatisch“ effizienter abgearbeitet.
Ihr Anliegen – unsere Lösung
So erzielen Sie mehr Effizienz durch Shared Services
Wie also kann die Effizienzsteigerung im Personalmanagement funktionieren? Aufgaben und deren Zuschnitt müssen genau geprüft werden: Sollen sie dezentral verbleiben oder zentral erledigt werden? Verfügbare Kapazitäten und Qualifikationen spielen bei dieser Entscheidung eine wichtige Rolle. Ebenso gilt es, die Frage zu beantworten, wie Informationen dezentraler Standorte für eine zentrale Bearbeitung bereitzustellen sind.
Digitalisierung und HR – eine gute Kombination
An dieser Stelle in einen „Formular“-Wahn zu verfallen, wäre geradezu fatal. Denn so entsteht das Gegenteil von Freiräumen und Synergien: deutliche Mehrarbeit. Kluge Köpfe schöpfen lieber die Möglichkeiten der Digitalisierung und klären für sich ab:
- Welche Optionen bietet mein vorhandenes HR-System?
- Wie kann ich die Anfrageflut in meinem E-Mail-Postfach kanalisieren?
- Benötige ich ein Ticketsystem oder gar eine telefonische Hotline?
- Wie organisiere ich mein Shared Service Center so, dass Vertretungsregelungen genauso gut funktionieren wie beim Vier-Augen-Prinzip?
Ziel der Optimierung ist es, durch das Bündeln von Aufgaben Synergien zu schaffen sowie unnötige Tätigkeiten zu vermeiden. Letztendlich soll zudem ein möglichst hohes Maß an Standardisierung der HR-Prozesse geschaffen werden. Denn so lassen sich die Dinge effizienter bearbeiten – und zusätzlicher Freiraum entsteht.
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Ihr Ansprechpartner:
Dr. Christian Ellrich
Geschäftsführer
Mehr als 20 Jahre Erfahrung in der HR-Prozessoptimierung
"Die Personalarbeit wird sich in den nächsten Jahre radikal verändern und dabei wird auch das Thema Innovation eine wichtige Rolle spielen."
Was ist ein HR Shared-Service-Center?
HR Shared-Service-Center ist ein Organisationsmodell für eine Personalabteilung mit der Idee ausgewählte HR-Tätigkeiten kundenorientiert zu zentralisieren. Ein HR Shared-Service-Center stellt sich als Dienstleister innerhalb eines oder mehrerer Unternehmen auf und bietet als zentralisierten Service seine Leistungen an. Diese Leistungen werden von allen genutzt. HR Shared-Service-Center Mitarbeiter sehen ihre internen Ansprechpartner als „Kunden“, mit denen entsprechende Leistungen vereinbart werden.
Welche HR-Bereiche eignen sich besonders gut für ein HR Shared-Service-Center?
HR-Bereiche, die sich besonders gut für ein HR Shared-Service-Center eignen, sind die, die einen hohen Anteil an administrativen Aufgaben haben und eher wenig strategisch arbeiten wie z.B. Entgeltabrechnung, Zeitwirtschaft, Datenverwaltung und Pflege von (digitalen) Personalakten, der administrative Teil des Bewerbermanagement, Seminarmanagement und die Reisekostenabrechnung. Hier lassen sich besonders gut die Effekte von standardisierten Prozessen nutzen. Allerdings kann das nie so einfach beantworten werden ohne die Details, Prozesse etc. eines Unternehmens genauer zu kennen.