Effiziente Personalarbeit durch HR-Transformation

Die HR-Transformation kann für Unternehmen wie eine große Herausforderung erscheinen. Viele Personaler sehen die Notwendigkeit einer Verbesserung und Weiterentwicklung von Personalabteilungen und auch die möglichen Hindernisse, die überwunden werden müssen, um diese Veränderungen anzugehen.

HR Transformation – ein dauerhafter Prozess in der Personalarbeit

Unabhängig davon, ob sich Prozesse, die Organisation, Software oder HR-Strategie ändern: diese Veränderung ziehen immer Änderungen der Arbeitsweisen, Aufgaben und Strukturen innerhalb der Personalabteilung als auch mit weiteren Ansprechpartnern im Unternehmen mit sich. Diesen Veränderungsprozess definieren wir als HR-Transformation.  

HR-Transformation ist wichtiger denn je zuvor

Jedes Unternehmen steht unter Veränderungsdruck und damit steigen auch die Anforderungen an die Personalabteilung: neue Strategien umsetzen, Strukturen, Prozesse, Systeme überarbeiten und weiterentwickeln, Unterstützung durch das Personalmanagement und die Personalentwicklung. Jede Veränderung in einem Unternehmen bringt meistens neue Anforderungen an Mitarbeiter und eine Veränderung in der Unternehmenskultur mit.  

Umso wichtiger ist, dass die Personalabteilungen sich jetzt verändern: von Verwaltern zu Gestaltern. Denn nur so können sie neue Mitarbeiter rekrutieren, entsprechendes Know-How aufbauen und ihren Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten.  

 

„Es ist sehr wichtig Prozesse und Strukturen zu optimieren und die richtige Software auszuwählen. Es bringt aber alles nichts, wenn es an der Transformation scheitert.  Dieser Teil wird am meisten von Unternehmen unterschätzt. daran scheitern die meisten Projekte.“ 

Dr. Christian Ellrich

Geschäftsführender Gesellschafter, Ellrich & Kollegen

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HR Transformation ein regelmäßiger Prozess

Das Ziel von HR-Transformation ist Veränderungsprozesse zu implementieren und die betroffenen Mitarbeiter*innen auf dem Weg der Veränderung zu begleiten. Alle Veränderungen in der Personalabteilung dienen dazu, die Personalabteilung von einer administrativen Funktion zu einem strategischen und gestaltenden Partner im Unternehmen zu entwickeln.  

HR-Transformation ist ein kontinuierlicher Prozess moderner Personalabteilungen:  

  • Bedarf erkennen, Maßnahmen ergreifen und Veränderungen einleiten
  • Integration betroffener Mitarbeiter*innen
  • Umsetzung der Veränderungen
  • Kontinuierliche Gestaltung 

Ressource „Mensch“ spielt die Hauptrolle bei HR-Transformation

Wichtigster Teil davon ist, die Ressource „Mensch“ wieder in den Fokus zu rücken. Bei Veränderungen werden die Mitarbeiter mit neuen Prozessen, Aufgaben und Arbeitsweisen konfrontiert. Die Aufgaben in der HR-Transformation liegen dann vor allem in der Moderation der Veränderungsprozesse, um die Koordination und den Ausgleich zwischen sehr verschiedenen Interessensgruppen zu schaffen und in der Vorbereitung von Weiterbildungsmaßnahmen. Der Fokus liegt dabei die Differenzen zwischen Mitarbeiterinteressen und der HR Strategie zu minimieren.  

  • organisatorische Veränderungsprozesse „verdaubar“ machen,
  • technische Veränderungsprozesse nachvollziehbar erklären,
  • Teambildung begleiten,
  • Führungstechniken etablieren,
  • Feedback-Kultur und Kommunikationsräume in Change Management Prozessen schaffen,
  • Mitarbeitergewinnung verbessern, Mitarbeiterpool ausbauen und Personaleinsatzplanung optimieren („die richtigen Leute an der richtigen Stelle“),
  • ein kontinuierliches Leistungs- und Bewertungssystem aufbauen,
  • ein (digitales) Weiterbildungssystem aufbauen,
  • Aussagefähigkeit erhöhen, das heißt, relevante Informationen jederzeit schnell und in guter Qualität zu liefern,
  • attraktive und zeitsparende HR-Prozesse sicherstellen (Fachbereich HR wird zum Vorreiter der Digitalisierung),
  • (Unternehmens-)Entwicklungen antizipieren

 

Weitere Erfolgsfaktoren für HR Transformation

Klare Unternehmensstrategie

Aus der allgemeinen Strategie des Unternehmens werden die Teilziele für den HR-Bereich und ihre HR-Strategie und die HR-Maßnahmen abgeleitet. Besonders erfolgversprechend ist, dass wenn alle in der Personalabteilung und alle Fachbereiche die HR-Strategie kennen, um die passenden Entscheidungen zu treffen.

Freiräume durch optimierte Prozesse

Eine Personalabteilung kann durch effiziente Prozesse und unterstützende HR-Software den administrativen Anteil ihrer Arbeit reduzieren. Diese entstandenen Freiräume – Zeit und Ressourcen – ermöglichen es dem HR-Bereich sich, um die strategischen Ziel und Maßnahmen voranzutreiben und umzusetzen.

Langfristige, strategische Personalplanung

Nach HR-Strategie und effiziente Personalprozesse kann die entsprechende Personalplanung erfolgen, um die Unternehmensstrategie in der Zukunft umzusetzen: welche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden mittel- und langfristig benötigt und welche Kompetenzen brauchen diese.

Personalentwicklung

Ein HR-Leiter muss typischerweise mindestens zwei Stakeholder-Gruppen gerecht werden: den Mitarbeitern und den Führungskräften. Eines der Konfliktfelder ist die Personalentwicklung und Leistungsbeurteilung. Werden Mitarbeitergespräche nur einmal im Jahr geführt, und es gibt keine parallele kontinuierliche Leistungsmessung, dann fehlen fundierte Argumente. Gerade das Ausbalancieren der Mitarbeiterinteressen und Unternehmensbelangen wäre aber eine wichtige Aufgabe für den Fachbereich HR – und dafür braucht es eine „360-Grad“-Sichtweise auf die Mitarbeiter. 

Stärkung der eigenen Kompetenzen als strategischer Partner

Nicht nur die Personalplanung für das gesamte Unternehmen darf im Fokus stehen. Auch der HR-Bereich selbst sollte dafür sorgen, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Personalabteilung entsprechende Qualifikationen und Kompetenzen für die Zukunft haben bzw. entwickeln werden.

Das sichert die Zukunft des eigenen HR-Bereichs und positioniert die Personalabteilung als strategischer Partner der Unternehmensführung.

 

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    Ihr Ansprechpartner:

    Dr. Christian Ellrich

    Geschäftsführer

     

    Mehr als 20 Jahre Erfahrung in der HR-Prozessoptimierung

     

    "Die Personalarbeit wird sich in den nächsten Jahre radikal verändern und dabei wird auch das Thema Innovation eine wichtige Rolle spielen."

     

    +49 911 13 13 13 - 10
    info@ellrich-kollegen.de

    Was ist HR-Transformation?

    HR Transformation ist der begleitete Prozess der Veränderung, der mit neuen Strukturen, Prozessen oder der Einführung von IT-Systemen stattfindet. Ohne die Transformation besteht die Gefahr, dass die Veränderung nicht akzeptiert wird und sich eine Eigendynamik innerhalb der Organisation entwickelt, durch die Übergangslösungen entstehen, die die Ziele der ursprünglichen Veränderung konterkarieren.  

    Welche Vorteile bietet die HR-Transformation?

    Eine moderne Personalabteilung sollte nicht nur verwalten, sondern auch aktiv gestalten. Dabei hilft die Transformation dem HR-Bereich dabei die eigene Rolle, Abteilungskultur und das eigene Selbstverständnis zu schärfen und sich als strategischer Partner der Geschäftsleitung zu etablieren. 

    Worauf Sie unbedingt bei der HR-Transformation achten sollten?
    1. Fokussieren Sie sich auf Ihre Mitarbeiter*innen als Menschen.
    2. Begleiten Sie diese Menschen in ihren neuen Rollen und mit ihren neuen Aufgaben.
    3. Vergessen Sie nicht die Ansprechpartner*innen in den Fachabteilungen mit einzubeziehen.
    Wie definieren Sie HR-Transformation?

    Zur HR-Transformation zählen alle Veränderung innerhalb einer Personalabteilung – unabhängig davon, ob sich Prozesse, Systeme oder Organisationsstrukturen ändern. Dazu gehört noch die Begleitung der Menschen, die von diesen Veränderungen betroffen sind. Eine erfolgreiche Transformation braucht also auch vor allem eine „Veränderung“ bei der Haltung der Menschen zu den Veränderungen und zu den neuen Aufgaben, Rollen und Systemen.

    Haben Sie ein Beispiel für uns?

    Ein Beispiel ist die Veränderungen durch die Einführung einer Software. Dabei ist die Transformation eher leicht: Es gibt ein festes Datum, an dem die Software eingeführt ist. Nichts desto trotz muss aus HR-Sicht sichergestellt werden, dass die Software auch genutzt wird. Deshalb sehen wir hier die Transformation als Gesamtes: Einführung einer Software und der „Change“-Prozess bei den Menschen, die die Software nutzen.

    Allerdings wird bei Veränderungen von Organisationsstrukturen der Bedarf an HR-Transformation am deutlichsten. Überspitzt formuliert: ich mache einen Mitarbeiter zum Business Partner, schraube ein neues Schild an seine Bürotür, schreibe eine neue Stellenbeschreibung und gebe dem Mitarbeiter seine Aufgaben. Aber wie stelle ich nun sicher, dass dieser Mitarbeiter seinen Job nicht wie vorher macht? Wie ermögliche es ihm seine neue Rolle anzunehmen und zu verkörpern? Genau dafür brauche ich Transformation. Und dazu gehört auch Personalentwicklung. Denn dadurch ermögliche ich es diesem Mitarbeiter überhaupt erst die Rolle als Business Partner nicht nur auf dem Papier, sondern auch als innere Haltung anzunehmen und nach außen – gegenüber den Führungskräften – erfolgreich zu erfüllen.

    Welchen Rat würden Sie Unternehmen in Bezug auf HR-Transformation geben?

    Jede Veränderung innerhalb einer Personalabteilung, sollte als Transformation betrachtet werden. Unabhängig davon, ob Prozesse optimiert werden, ein neues HR-IT-System eingeführt wird oder sich die Organisationsstruktur ändert: die Veränderungen bei den Menschen muss berücksichtigt werden und eine Weiterentwicklung stattfinden.

    Deshalb ist mein Rat: Legen Sie los! Und vor allem lassen Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter daran teilhaben. Und nehmen Sie diese von Anfang an fachlich und emotional mit – als Individuum, als Team und auch die Führungskräfte innerhalb der Personalabteilung und Ihre Ansprechpartner aus den Fachabteilungen. Personalentwicklungsmaßnahmen sind eng verknüpft mit der HR-Transformation.

    Wie geht es nach Abschluss eines HR-Transformation-Projekts weiter?

    Einen Abschluss in der Form eines festen Datums gibt es aus meiner Sicht nicht. Unternehmen, die die HR-Transformation erfolgreich umsetzen, wissen, dass es sich immer um einen sich weiterentwickelnden Prozess handelt. Eine Transformation ist eigentlich nie abgeschlossen. Sicherlich ist es wichtig ist, klare und erreichbare Ziele in einem realistischen Zeitplan zu haben, Unternehmen passen immer wieder ihre Strategie und geschäftliche Ausrichtung an. Und HR muss sich damit immer weiter verändern und sollte immer nach Wegen suchen, ihre Funktion kontinuierlich zu verbessern. Wenn Sie aufhören, HR zu verbessern, dann ist es nur eine Frage der Zeit, bis Sie den Prozess wieder ganz von vorne beginnen müssen.

    Wie wird bei Ellrich & Kollegen das Thema HR-Transformation behandelt?

    Wir bei Ellrich & Kollegen stehen für eine erfolgreiche Umsetzung. Wir machen nicht nur die Konzepte, HR-Software-Auswahl und neue Soll-Prozesse, sondern begleiten unsere Kunden bis zur erfolgreichen Umsetzung – bis unsere Kunden erfolgreich transformiert sind.  Wir haben festgestellt, dass es in diesem Bereich einen immer größer werdenden Bedarf gibt, da auch die Unternehmen und Organisationen die Wichtigkeit dieses Themas erkannt haben. Deshalb werden wir diesen Part und das Thema Personalentwicklung noch weiter ausbauen.

    Wie unterstützen wir als HR-Beratung Sie bei der Transformation der Personalarbeit?

    Als Unternehmensberatung für Personalabteilungen haben wir mit über 20jähriger Erfahrung viele Veränderungen in Personalabteilungen begleitet. Unabhängig von Veränderungen von Organisationen, Prozessen oder den Veränderungen, die mit der Einführung von einer neuen HR-Software einher gehen, haben wir wertvolle Impulse und Leitlinie für diesen Veränderungsprozess für Sie.