Dokumentenmanagement in der Personalabteilung

Vom Papierordner zur digitalen Lohn- und Gehaltsabrechnung

Etwa achtzig Prozent aller personalwirtschaftlichen Aufgaben münden in erstellten Dokumenten. Dennoch erledigen viele Unternehmen diese Tätigkeiten noch manuell: Das Personal und deren Daten werden in Excel-Listen verwaltet, Verträge und sämtliche andere Dokumente manuell in Word erzeugt und personalaktenrelevante Dokumente in Papierordnern abgelegt. Das frisst Zeit und bindet wichtige Arbeitsressourcen.

Sie haben bereits ein System für Ihre digitale Personalakte eingeführt. Aber Sie merken, dass die Prozesse manchmal nicht so glatt laufen, wie ursprünglich geplant? Häufig werden die Digitalisierungsmöglichkeiten der vorhandenen HR-Systeme etwa für einen digitalisierten Lohnnachweis oder das einfache Erstellen von Dokumenten nicht ausreichend genutzt. Insbesondere elektronische Personalaktensysteme werden zum Teil suboptimal eingeführt.

Die Digitalisierung sollte uns das Handling von Dokumenten wie Verträge, Bewerbungen sowie Dokumentation von Mitarbeitergesprächen eigentlich erleichtern. Damit dies gelingt, sind die Prozesse für ein papierloses Büro auf Automatisierung auszurichten – und nicht auf die Individualität der Dokumente. So entsteht ein wichtiger Freiraum für wertschöpfende Tätigkeiten. Dabei ist es essentiell, die Einführung einer elektronischen Personalakte so zu planen, dass die intelligenten Suchen- und Finden-Mechanismen der Software auch genutzt werden können.

Digitalisierung des Dokumentenmanagements in der HR-Abteilung

In einem Workshop mit allen Beteiligten kristallisieren sich zunächst jene Prozesse heraus, die im Dokumentenmanagement am meisten Zeit in Anspruch nehmen. Dazu gehören in der Regel sämtliche Prozesse rund um die Dokumentenerstellung, das Ablegen und insbesondere das Wiederfinden von Dokumenten und Dateien sowie das Führen der Personalakte.

Gemeinsam mit Ihnen erarbeiten wir passgenaue Lösungen. Zu Beginn wird dabei die Frage bearbeitet, wie Dateien und Dokumente künftig so abgelegt werden können, dass jeder Mitarbeiter sie schnell wiederfindet. Auch die Strukturierung, gegebenenfalls Harmonisierung sowie Digitalisierung der vorhandenen Personalakten werden intensiv beleuchtet.

Dabei gehen wir so vor, dass Sie schnelle Resultate und Effizienzgewinne erzielen. Gleichzeitig achten wir darauf, dass die Personalsachbearbeiter Ihrer HR-Abteilung durch die Veränderung nicht übermäßig beansprucht werden.

Ihr Anliegen – unsere Lösung

Digitalisierung von Personalakte & Co.

Stellen Sie sich einmal die folgenden Fragen:

  • Woran erkennen Sie in Ihrer Dokumentation die aktuellsten Dateiversionen der Arbeitsvertragsvorlagen?
  • Wie lange suchen Sie die richtige Vorlage oder das passende zuletzt erstellte Dokument?
  • Wieviel Zeit verbringen Sie mit Suchen und Finden im Personalmanagement?
  • Erstellen Sie Ihre Arbeitsverträge und andere Dokumente noch immer mit Word und vielen ausgedruckten Anlagen?
  • Haben Sie mehrere, unterschiedlich strukturierte Personalakten und finden diejenige, die Sie benötigen, nicht, da sie gerade „im Umlauf ist“?

Nun können Sie abwägen, wie zufrieden Sie mit Ihrem bisherigen Dokumentenmanagement sind.

Wir helfen Ihnen bei der schnellen und effizienten Strukturierung Ihrer Verzeichnisstrukturen und dem Aufbau passender Vorlagen. Dadurch werden Dokumente und Dateien wiedergefunden! Und nicht nur gesucht. Führen Sie eine digitale Personalakte ein, begleiten wir Sie von Beginn an: Bei der Erarbeitung von Anforderungen, über das Erstellen eines Pflichtenhefts bis hin zur Unterstützung bei Auswahl des Anbieters und Implementierung.

Mit uns vermeiden Sie typische Fehler und Ihre neue digitale Personalakte erfüllt sämtliche wesentlichen Anforderungen. Das gelingt durch unsere langjährige Erfahrung bei der Auswahl und Einführung digitaler Personalakten. Außerdem sorgen wir für eine effiziente und sichere digitale Personalaktenverwaltung. Und dafür, dass die gängigen Funktionalitäten wie eine digitale Vertrags-, beziehungsweise Dokumentenerstellung berücksichtigt werden. Denn wir kennen den Markt und seine Prozesse bestens. Durch eine smarte Lösung für Ihre Dokumentenverwaltung lassen sich vielfältige Effizienzreserven heben und Freiraum für wertschöpfende Tätigkeiten schaffen.

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    Die Personalarbeit wird sich in den nächsten Jahren radikal verändern und dabei wird auch das Thema Innovation eine wichtige Rolle spielen.

     

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