Dokumentenmanagement in der Personalabteilung

Vom Papierordner zur digitalen Lohn- und Gehaltsabrechnung

Etwa achtzig Prozent aller personalwirtschaftlichen Aufgaben münden in erstellten Dokumenten. Dennoch erledigen viele Unternehmen diese Tätigkeiten noch manuell: Das Personal und deren Daten werden in Excel-Listen verwaltet, Verträge und sämtliche andere Dokumente manuell in Word erzeugt und personalaktenrelevante Dokumente in Papierordnern abgelegt. Das frisst Zeit und bindet wichtige Arbeitsressourcen.

Sie haben bereits ein System für Ihre digitale Personalakte eingeführt. Aber Sie merken, dass die Prozesse manchmal nicht so glatt laufen, wie ursprünglich geplant? Häufig werden die Digitalisierungsmöglichkeiten der vorhandenen HR-Systeme etwa für einen digitalisierten Lohnnachweis oder das einfache Erstellen von Dokumenten nicht ausreichend genutzt. Insbesondere elektronische Personalaktensysteme werden zum Teil suboptimal eingeführt.

Die Digitalisierung sollte uns das Handling von Dokumenten wie Verträge, Bewerbungen sowie Dokumentation von Mitarbeitergesprächen eigentlich erleichtern. Damit dies gelingt, sind die Prozesse für ein papierloses Büro auf Automatisierung auszurichten – und nicht auf die Individualität der Dokumente. So entsteht ein wichtiger Freiraum für wertschöpfende Tätigkeiten. Dabei ist es essentiell, die Einführung einer elektronischen Personalakte so zu planen, dass die intelligenten Suchen- und Finden-Mechanismen der Software auch genutzt werden können.

Digitalisierung des Dokumentenmanagements in der HR-Abteilung

In einem Workshop mit allen Beteiligten kristallisieren sich zunächst jene Prozesse heraus, die im Dokumentenmanagement am meisten Zeit in Anspruch nehmen. Dazu gehören in der Regel sämtliche Prozesse rund um die Dokumentenerstellung, das Ablegen und insbesondere das Wiederfinden von Dokumenten und Dateien sowie das Führen der Personalakte.

Gemeinsam mit Ihnen erarbeiten wir passgenaue Lösungen. Zu Beginn wird dabei die Frage bearbeitet, wie Dateien und Dokumente künftig so abgelegt werden können, dass jeder Mitarbeiter sie schnell wiederfindet. Auch die Strukturierung, gegebenenfalls Harmonisierung sowie Digitalisierung der vorhandenen Personalakten werden intensiv beleuchtet.

Dabei gehen wir so vor, dass Sie schnelle Resultate und Effizienzgewinne erzielen. Gleichzeitig achten wir darauf, dass die Personalsachbearbeiter Ihrer HR-Abteilung durch die Veränderung nicht übermäßig beansprucht werden.

Ihr Anliegen – unsere Lösung

Digitalisierung von Personalakte & Co.

Stellen Sie sich einmal die folgenden Fragen:

  • Woran erkennen Sie in Ihrer Dokumentation die aktuellsten Dateiversionen der Arbeitsvertragsvorlagen?
  • Wie lange suchen Sie die richtige Vorlage oder das passende zuletzt erstellte Dokument?
  • Wieviel Zeit verbringen Sie mit Suchen und Finden im Personalmanagement?
  • Erstellen Sie Ihre Arbeitsverträge und andere Dokumente noch immer mit Word und vielen ausgedruckten Anlagen?
  • Haben Sie mehrere, unterschiedlich strukturierte Personalakten und finden diejenige, die Sie benötigen, nicht, da sie gerade „im Umlauf ist“?

Nun können Sie abwägen, wie zufrieden Sie mit Ihrem bisherigen Dokumentenmanagement sind.

Wir helfen Ihnen bei der schnellen und effizienten Strukturierung Ihrer Verzeichnisstrukturen und dem Aufbau passender Vorlagen. Dadurch werden Dokumente und Dateien wiedergefunden! Und nicht nur gesucht. Führen Sie eine digitale Personalakte ein, begleiten wir Sie von Beginn an: Bei der Erarbeitung von Anforderungen, über das Erstellen eines Pflichtenhefts bis hin zur Unterstützung bei Auswahl des Anbieters und Implementierung.

Mit uns vermeiden Sie typische Fehler und Ihre neue digitale Personalakte erfüllt sämtliche wesentlichen Anforderungen. Das gelingt durch unsere langjährige Erfahrung bei der Auswahl und Einführung digitaler Personalakten. Außerdem sorgen wir für eine effiziente und sichere digitale Personalaktenverwaltung. Und dafür, dass die gängigen Funktionalitäten wie eine digitale Vertrags-, beziehungsweise Dokumentenerstellung berücksichtigt werden. Denn wir kennen den Markt und seine Prozesse bestens. Durch eine smarte Lösung für Ihre Dokumentenverwaltung lassen sich vielfältige Effizienzreserven heben und Freiraum für wertschöpfende Tätigkeiten schaffen.

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    Ihr Ansprechpartner:

    Dr. Christian Ellrich

    Geschäftsführer

     

    18 Jahre Erfahrung in der HR-Prozessoptimierung

     

    Die Personalarbeit wird sich in den nächsten Jahren radikal verändern und dabei wird auch das Thema Innovation eine wichtige Rolle spielen.

     

    +49 911 13 13 13 - 10
    info@ellrich-kollegen.de

    Was ist eine Dokumentenmanagement-Software?

    Eine Software für Dokumentenmanagement hilft Ihnen Informationen effizient zu steuern und unterstützt je nach Anbieter bei den folgenden Punkten:

    • Erfassung von digitalen Dokumenten und Papierdokumenten
    • revisionssichere Archivierung von Dokumenten
    • Verwaltung von Informationen
    • Integration der Dokumente in Textverarbeitungsprogramme wie MS-Office
    • Steuerung von Zugriffsberechtigungen
    • Kategorisierung von Dokumenten durch Schlagworte und Ordnerstrukturen
    Woran erkennen Sie, dass Sie über die Einführung von Dokumentenmanagement nachdenken sollten?

    Sie erkennen Ihren Bedarf daran, wenn Sie viele die folgenden Fragen mit „Ja“ beantworten: 

    • Erkennen Sie bei der Neuerstellung von Verträgen nicht, welche die aktuelle Vorlage ist in der Ablage der Dokumenten?
    • Sie finden nur nach langem Suchen die richtige Vorlage und das zuletzt erstellte Dokument aus dieser Vorlage?
    • Sie erstellen Sie Dokumente wie z.B. Vertragsunterlagen mit Word und vielen ausgedruckten Anlagen?
    • Sie finden Personalakten nicht, da sie gerade „im Umlauf ist“?
    • Ihre Personalakten sind nicht nach einer bestimmten Struktur geordnet?
    Wie können Sie von einem effizienten Dokumentenmanagementsystem profitieren?

    Ein effizientes und auf Ihre Bedürfnisse abgestimmtes Dokumentenmanagementsystem bietet Ihnen viele Vorteile:

     

    1. Überblick behalten 

    Durch eine zentrale Ablage behalten Sie den Überblick. Dokumente werden nicht mehr auf Laufwerken und Desktop je nach Mitarbeiter abgelegt oder per E-Mail oder sogar Hauspost verschickt. So kann jeder ohne Umstände und zeiteffizient auf Dokumente zugreifen und es sichergestellt, dass auch jeder Zugriff auf die aktuellen Versionen hat. Je nach Anbieter kann es auch Funktionen geben, die an bestimmte Reihenfolgen und Schritte in der Dokumentation erinnern.

     

    1. Zugriffsberechtigung

    Bei elektronischen Dokumentenmanagement werden für jeden Userspezifische Zugriffsrechte vergeben. So können Sie personenbezogene Daten DSGVO konform schützen. 

     

    1. Ortsunabhängiger und paralleler Zugriff

    Nutzer können ortsunabhängig – ob von unterschiedliche Unternehmensstandorte oder aus dem Home Office heraus – parallel auf Dokumente zugreifen. Änderungen können für alle relevanten Dokumente aktualisiert werden. So sind alle Nutzer auf der sicheren Seite, dass sie mit den richtigen Dokumenten arbeiten. 

     

    1. Platz sparen

    Wenn „Aktenberge“ nicht mehr physisch aufgehoben werden müssen, schafft das Platz im Büro und Archiv. 

     

    1. Schneller werden

    Sämtliche Informationen können digital, flexibel und vor allem schnell bereitgestellt werden. Der Aufwand für Suchen und Abgleichen von Versionen entfällt.