Eine der größten Herausforderungen im Zuge der Digitalisierung ist die Einführung einer neuen Software. Wichtigste Voraussetzung für den Erfolg ist die Einbindung aller Stakeholder von Anfang an. Dennoch gibt es viele gescheiterte IT-Projekte wie der „CHAOS-Report“ bestätigt. Seit 1994 ermittelt die Standish Group die Erfolgs- und Misserfolgsfaktoren für IT-Projekte.

Die Hauptgründe für das Scheitern von Projekten laut „CHAOS-Report“ sind unvollständige Anforderungen, mangelndes Einbinden der Endnutzer, mangelnde Ressourcen, unrealistische Erwartungen und mangelnde Unterstützung des Managements.

Das bedeutet im Umkehrschluss für die HR-Softwareauswahl: Es reicht bei weitem nicht, das Heil in der Auswahl einer neuen HR-Software zu suchen. Die Liste auf dem Software-Friedhof der Personalabteilungen ist lang:

  • Bewerbermanagementsysteme, die mit viel Schweiß und Tränen eingeführt wurden, und anschließend von den Führungskräften nicht benutzt und sogar abgelehnt werden
  • Digitale Personalaktensysteme, die ohne Projekterfahrung so eingeführt wurden, dass man hinterher noch weniger findet als vorher oder zumindest deutlich länger für die Suche benötigt
  • Dokumentenmanagement-Systeme, die nicht genutzt werden und das Nachsehen gegen Word haben, mit dem Dokumente wieder zum größten Teil manuell erstellt werden
  • Systeme, die nicht miteinander kommunizieren können, da elementare Schnittstellen fehlen, da oftmals die betroffenen Bereiche und Anwender vergessen wurden

Viele dieser Softwareprojekte scheitern während der Einführung oder kurz danach. Der Grund: mangelnde Akzeptanz der Anwender!

Einführung einer Software mit Akzeptanz der Anwender

„Die Einführung einer neuen Software ist ein großes Changeprojekt. Denn nicht nur gewohnte Abläufe und Prozesse verändern sich, auch, lieb gewonnene (alte) Systeme werden ersetzt und die Anwender müssen sich anpassen. Das braucht Zeit und muss kontinuierlich und mit dem nötigen Fingerspitzengefühl begleitet werden“, beschreibt Dr. Christian Ellrich, Geschäftsführer von Ellrich & Kollegen. Im Mittelpunkt jedes Digitalisierungsprojektes sollte deshalb der „Kunde“ stehen, also alle Stakeholder, die mit der neuen Software in Berührung kommen.

Zu Beginn steht die Optimierung der in Frage kommenden Prozesse und erst dann kann über die zu den neu definierten Prozessen passende systemische Unterstützung gesucht werden. „In die Prozessoptimierung sollten alle Mitarbeiter und „betroffenen“ Stakeholder einbezogen und die detaillierten Anforderungen definiert werden“, so Dr. Ellrich weiter.

Ein detaillierter Anforderungskatalog (Pflichtenheft) an die HR Management Software kann über 800 Einzelanforderungen beinhalten. Um die individuellen Anforderungen festzuzurren, ist daher ein entsprechend ausgearbeitetes Pflichtenheft essenziell. Auch der Blick darauf, wie andere Unternehmen aufgestellt sind, wie eine „Best Practice“ aussehen kann, ist wichtig für den Erfolg eines strategischen IT-Projektes. Dabei ist es auch hilfreich, sich mögliche Softwarelösungen einmal vor Ort anzuschauen und mit Experten und Anwendern aus anderen Unternehmen zu sprechen. „Neben den Pflichtenheften ermöglichen es die Gespräche mit bereits produktiv tätigen Nutzern, die tatsächliche Leistungsfähigkeit des Softwareherstellers und / oder Dienstleisters zu beurteilen“, empfiehlt Dr. Ellrich.

Teilautomatisierungen bringen schnelle Entlastung! Auch mit Teilautomatisierungen lassen sich positive Effekte erzielen. Viele manuelle Arbeiten können mit kleinen, sehr flexiblen Tools so automatisiert werden, dass sich der Aufwand deutlich reduziert und die Fehlerquellen minimiert werden. Durch die Automatisierung Excelbasierter-Tools lassen sich leicht bis zu 7 Tage manuelle Eingaben einsparen. Digitale Stifte können handschriftliche Eingaben auf einem Formular erfassen und übertragen die Informationen direkt und digital weiter verarbeitbar. Solche kleinen digitalen Helfer unterstützen bei der Arbeit und entlasten von administrativen, aufwendigen Prozessen.

Aller Anfang ist schwer! Der erste Schritt: www.hr-software-auswahl.de

Aufgrund der Komplexität heutiger Softwaresysteme ist ein Auswahlprojekt recht anspruchsvoll. Um den ersten Schritt einer Vorauswahl zu erleichtern haben wir unser Portal www.hr-software-auswahl.de ins Leben gerufen. Mit Hilfe eines elektronischen Fragebogens grenzen wir die für Ihre Problemstellung geeigneten Systeme ein. Nach Abschicken des Fragebogens erhalten Sie kostenlos eine Übersicht von Anbietern, die für Ihre jeweilige Situation passende Lösungen bieten. Auf Wunsch stehen wir Ihnen auch für ein unverbindliches Beratungsgespräch zur Verfügung.

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