In der heutigen Zeit ist es für Unternehmen unerlässlich, effektive und effiziente HR-Software zu nutzen. Eine HR-Software bietet eine Fülle von Funktionen, die dabei helfen, Personalprozesse zu automatisieren und zu optimieren, um Zeit und Kosten zu sparen, die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern und Freiräume für wertschöpfende Personalarbeit zu schaffen. Die Auswahl der richtigen HR-Software ist jedoch nicht einfach, und es gibt eine Vielzahl von Fehlern, die Unternehmen bei der Auswahl machen können. Wir erläutern Ihnen in diesem Artikel die häufigsten Fehler bei der Auswahl von HR-Software und wie Sie diese Fehler vermeiden können.
Ziele festlegen und zu lösende Problemstellungen definieren
Einer der häufigsten Fehler bei der Auswahl von HR-Software ist, dass Unternehmen sich nicht ausreichend Gedanken über das Ziel und den Zweck machen, warum sie eine Software benötigen. Unternehmen und deren Personalabteilungen sollten sich die Frage stellen, welche Ziele sie mit der HR-Software erreichen wollen, welche Prozesse automatisiert werden sollen und welche Herausforderungen gelöst werden sollen.
Anforderungen an die Software und die Funktionen definieren
Ein weiterer häufiger Fehler ist, dass Unternehmen keine detaillierten Anforderungen an die Software und ihre Funktionen aufstellen. Es ist wichtig, dass Unternehmen nicht nur ihre aktuellen Anforderungen berücksichtigen, sondern auch langfristige Planungen und die Integration und Kompatibilität zur bestehenden IT-Infrastruktur. Datenschutz- und Sicherheitsvorkehrungen sollten auch berücksichtigt werden, um vertrauliche Mitarbeiterdaten und andere vertrauliche Informationen zu schützen. Skalierbarkeit und Flexibilität sollten auch in Betracht gezogen werden, um sicherzustellen, dass die Software den sich evtl. zukünftig ändernden Anforderungen des Unternehmens entspricht.
Nicht die schönste Software ist die Beste für Ihre Anforderungen
Ein weiterer Fehler ist die Entscheidung basierend allein auf subjektiver Empfindung. Die schönste Software ist nicht immer die beste Wahl. Die Software muss zu den Anforderungen passen und den Bedürfnissen des Unternehmens entsprechen, nur dann ist die Akzeptanz der betroffenen Mitarbeitenden und damit die tatsächliche Nutzung sichergestellt.
Umfassende Marktanalyse und objektive Bewertung der Software statt Verkäuferorientierung
Ein häufiger Fehler ist, dass Unternehmen sich nicht ausreichend mit den verfügbaren Optionen auseinandersetzen. Oftmals sind die Verkäufer – gerade auch auf Messen – sehr überzeugend, aber nicht diejenigen, die die Software dann einrichten. Unternehmen sollten sich daher eine Marktübersicht verschaffen – selbst oder mit externer Unterstützung – um sicherzustellen, dass alle verfügbaren Optionen bekannt sind und die besten Angebote objektiv verglichen werden können. Anbieter sollten nicht anhand von vorher definierten Kriterien verglichen werden, sondern anhand der Anforderungen des Unternehmens.
Anbieter auf Herz und Nieren prüfen
Ein weiterer häufiger Fehler ist, dass Unternehmen sich nicht ausreichend mit den Anbietern auseinandersetzen. Unternehmen sollten sich auf jeden Fall Referenzen geben lassen und diese auch kontaktieren. Unternehmen sollten die Anbieter einladen und sich die Software zeigen lassen, um sicherzustellen, dass die Software den Anforderungen des Unternehmens genügt und spezifische Fragen bei der Anwendung stellen zu können.
Angemessene Zeit für die Evaluierung der Software einplanen
Die Wahl der richtigen HR-Software ist ein wichtiger und zeitaufwendiger Prozess. Es ist daher wichtig, genügend Zeit für die Evaluierung einzuplanen. Wenn Unternehmen zu schnell entscheiden und sich nicht ausreichend Zeit nehmen, um verschiedene Optionen zu prüfen, können sie am Ende eine Lösung wählen, die nicht optimal zu ihren Anforderungen passt. Eine sorgfältige Evaluierung hilft Unternehmen, die beste HR-Software für ihre Bedürfnisse zu finden und die Einführung effektiv zu planen.
Kundensupport und langfristige Beziehung
Ein weiterer Fehler, den Unternehmen machen können, ist nicht ausreichend über den Kundensupport und die langfristige Beziehung mit dem Softwareanbieter nachzudenken. Es ist wichtig, sicherzustellen, dass der Anbieter einen effektiven Kundensupport bietet, der bei der Implementierung, Schulung und Wartung der Software unterstützt. Eine langfristige Beziehung mit dem Anbieter kann auch von Vorteil sein, um zukünftige Updates, Anpassungen und Support-Anforderungen zu gewährleisten. Durch die Berücksichtigung dieses Aspekts können Unternehmen sicherstellen, dass sie nicht nur die richtige HR-Software auswählen, sondern auch den nötigen Support erhalten, um einen reibungslosen Betrieb und langfristigen Erfolg zu gewährleisten.
Fazit
Berücksichtigen Sie bereits vor Beginn Ihres Auswahlprojektes die genannten Aspekte, darunter das Festlegen von Zielen, das Erstellen eines detaillierten Anforderungskatalogs, die Marktanalyse, die Bewertung der Software unabhängig vom Verkäufer, das Prüfen der Anbieter und die angemessene Zeit für die Evaluierung sowie Kundensupport und langfristige Geschäftsbeziehung. So vermeiden Sie potenzielle Fehler und treffen eine fundierte Entscheidung bei der Auswahl der HR-Software.