Wichtiger Bestandteil des Auswahlprozesses: Formulierung der Anforderungen an eine HR-Software
Neue HR Softwaremodule optimieren Personalprozesse, reduzieren administrative Tätigkeiten und können so Personalabteilungen und Unternehmen so zu entscheidenden Vorteilen verhelfen. Ein wichtiger Bestandteil bei der HR Software Auswahl ist die Formulierung eines Anforderungskatalogs. Je nachdem, mit wem man spricht wird auch von Lastenheft, Pflichtenheft oder Leistungsverzeichnis gesprochen.
Ein Versuch der Definition
Wir von Ellrich & Kollegen nutzen gern den Begriff „Anforderungskatalog“ als neutrale Formulierung, um nicht zwischen Pflichtenheft und Lastenheft unterscheiden zu müssen, da es für unsere Zwecke keine Rolle spielt. Für uns sind aus unserer langjährigen Erfahrung allein die Inhalte relevant.
Dennoch können wir zur Abgrenzung folgende Definitionen für die weiteren Begriffe finden:
Pflichten- und Lastenheft
Der Auftraggeber erstellt das Lastenheft und beschreibt in diesem möglichst detailliert das Problem und die Ziele aus Kundensicht und somit was der Auftraggeber benötigt. Zielgruppe des Lastenheftes sind die HR-Software-Anbieter.
Durch Ausfüllen bzw. Bearbeitung des HR-Software-Anbieters, wird das Lastenheft zum Pflichtenheft. Beschrieben wird darin, die angebotene Lösung und Durchführungsplanung des HR-Softwareanbieters für den beschriebenen Bedarf des Kunden. D. h. der Auftragnehmer zeigt auf, womit (Software) und wie er das Problem des Auftraggebers bei Auftragsvergabe lösen wird.
Leistungsbeschreibung mit Leistungsverzeichnis
Als Teil einer Leistungsbeschreibung beschreibt das Leistungsverzeichnis wie auch das Pflichtenheft (d.h. ein vom Anbieter ausgefülltes Lastenheft) die Umsetzung des Auftragnehmers. In der Regel sind hier aber im Vergleich zum Pflichtenheft noch wesentlich mehr Informationen wie das Angebot, Vertragsmuster, etc. enthalten.
Welche Inhalte gehören in den Anforderungskatalog?
Das Ziel eines Anforderungskataloges ist es, die Ist- und Soll-Situation, die wichtigsten Anforderungen und spezifische Bedürfnisse von zukünftigen Nutzern, der IT-Abteilung und den diversen Schnittstellen zu beschreiben. Unsere langjährige Erfahrung hat gezeigt, dass folgende Punkte essentiell sind:
- Angaben zum Auftraggeber
- Angaben zum Bieter
- funktionale Anforderungen (was soll das System leisten)
- IT spezifische Anforderungen wie Zugriffsrechte, Betriebssysteme, Verfügbarkeit (Cloud- vs. Inhouse-Lösung), Ressourcen (Geschwindigkeit, Speicherplatz), Standards, Implementierungssprachen, Entwicklungsumgebungen, Einsatzumgebungen, externe Schnittstellen (Benutzer, Hardware, Software)
- Sicherheit
- Datenschutz
- Anforderungen an die Wartung, Aktualisierungen und Dokumentation
Besonders wichtig ist es für eine erfolgreiche HR Software Auswahl, dass Sie dabei nach Muss-Kriterien und Kann-Kriterien unterscheiden und diese in den Anforderungen priorisieren. Und vor allem alle Nutzer und betroffenen Schnittstellen einbinden. Sie profitieren nur von einem System, das zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passt. Dann erreichen Sie eine hohe Nutzerakzeptanz und erkämpfen sich die Freiräume, die Sie für wertschöpfende Tätigkeiten in der Personalarbeit benötigen.
Warum brauchen Sie einen Anforderungskatalog bei der HR-Softwareauswahl?
Die Erstellung und die Nutzung eines Anforderungskataloges ist nicht nur in der Vorbereitung der HR Software Auswahl wichtig. Nutzen Sie den erstellten Anforderungskatalog auch im Lauf des Auswahlprozesses, um eine Vergleichbarkeit von Anbietern herzustellen und final dann eine transparente und objektive Entscheidung treffen zu können, die zu Ihren ursprünglich definierten Zielen und Anforderungen passt.
Sie wollen einen Anforderungskatalog ohne externe Unterstützung erstellen?
Gerade wenn Sie keinen weiteren Support brauchen, können Soll-Prozesse, Kernanforderungen oder Muster für Anforderungskataloge für bestimmte HR-Teilprozesse sehr hilfreich sein. Wenn Sie also bspw. ein Muster für einen Anforderungskatalog benötigen, klicken Sie hier. Oder schreiben Sie uns eine E-Mail an info@ellrich-kollegen.de mit Ihrem Anliegen und wir tauschen uns gern dazu aus, wie wir Sie unterstützen können.