Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist mehr als nur ein technischer Wandel – sie ist eine tiefgreifende Transformation, die alle Aspekte eines Unternehmens berührt. Um eine erfolgreiche Digitalisierung zu erreichen, bedarf es einer systematischen Herangehensweise. Dr. Christian Ellrich stellt sieben essenzielle Schritte vor, die Unternehmen befolgen sollten, um ihre Digitalisierungsprojekte erfolgreich umzusetzen.
1. Zieldefinition: Klare Ziele setzen
Der erste Schritt auf dem Weg zur Digitalisierung ist die präzise Zieldefinition. Unternehmen müssen zunächst ihren aktuellen Bestand und Bedarf analysieren. Welche Prozesse sollen digitalisiert werden? Welche Ziele sollen erreicht werden? Hierbei ist es wichtig, alle relevanten Stakeholder einzubeziehen, um ein vollständiges Bild der Anforderungen und Erwartungen zu erhalten. Klare, messbare Ziele helfen dabei, den Fortschritt zu überwachen und den Erfolg des Projekts zu bewerten.
2. Prozesse: Analyse und Optimierung
Bevor neue Technologien implementiert werden, sollten bestehende Prozesse gründlich analysiert und optimiert werden. Eine detaillierte Prozessanalyse identifiziert ineffiziente Abläufe und Potenziale zur Verbesserung. Die Optimierung der bestehenden Prozesse schafft eine solide Grundlage für die Digitalisierung und verhindert, dass ineffiziente Verfahren einfach digital reproduziert werden. Ziel ist es, Soll-Prozesse zu definieren, die den zukünftigen Anforderungen gerecht werden. Damit die systemische Lösung nicht nur heute sondern auch in 2 bis 3 Jahren noch passt.
3. Anforderungen: Fachlich und funktional
Im dritten Schritt geht es darum, die Anforderungen an die Digitalisierung präzise zu definieren. Diese Anforderungen können fachlicher Natur sein, wie beispielsweise die Integration spezifischer Geschäftsfunktionen, oder funktionaler Art, wie die Benutzerfreundlichkeit und Skalierbarkeit der Software. Eine klare und umfassende Anforderungsdefinition ist entscheidend, um die richtige Softwarelösung auszuwählen und sicherzustellen, dass diese den Bedürfnissen des Unternehmens entspricht. Hier gilt es insbesondere, die fachlichen Anforderungen in einzelne, eher technische Anforderungen herunterzubrechen.
4. Marktübersicht: Long-List und Short-List
Nachdem die Anforderungen definiert sind, folgt die Marktanalyse. Ziel ist es, eine Short-List potenzieller Softwarelösungen zu erstellen. Auf Basis einer Long-List wird unter Berücksichtigung der Ergebnisse der Marktanalyse und den definierten Anforderungen eine Short-List erarbeitet. Wichtig ist es, hierbei auf typische Fallstricke zu achten und nicht nur die bekanntesten oder günstigsten Anbieter zu berücksichtigen, sondern diejenigen, die am besten zu den spezifischen Anforderungen des Unternehmens passen.
5. Softwareauswahl: Präsentation und Evaluation
Die Anbieter der Short-List werden nun zu Präsentationen eingeladen, um ihre Lösungen im Detail vorzustellen. Basierend auf vorher erarbeiteter Use-Cases sollten dabei die Unternehmen nicht nur auf die technischen und funktionalen Spezifikationen achten, sondern auch auf die Benutzerfreundlichkeit und die Fähigkeit des Anbieters, Support und Schulungen anzubieten. Die Überprüfung genannter Referenzen sowie das Anfordern und kritische Hinterfragen von Service-Level-Agreements (SLAs) helfen dabei, die Zuverlässigkeit und Qualität der Anbieter einzuschätzen. Die Evaluation endet mit der Aktualisierung der Bewertung auf Basis der o.a. Informationen und bildet die Grundlage für die Auswahl geeigneter Anbieter für den nächsten und finalen Auswahlschritt.
6. Entscheidung: Machbarkeit und Vertragsprüfung
Auf Basis der Evaluation wird die Entscheidung getroffen, mit welchen Anbietern man in den finalen Schritt einsteigen möchte. Dabei spielt die detaillierte Überprüfung der Machbarkeit gezeigter Funktionalitäten, die Überprüfung der technischen Rahmenparameter und die Verhandlung der kaufmännischen Themen eine zentrale Rolle. Es ist wichtig, dass die gewählte Lösung nicht nur technisch umsetzbar, sondern auch finanziell tragbar ist. Eine sorgfältige Vertragsprüfung stellt sicher, dass alle Vereinbarungen klar definiert sind und keine versteckten Kosten oder Risiken bestehen.
7. Transformation: Einführung und Change-Management
Der letzte Schritt ist die tatsächliche Einführung der gewählten Lösung. Dies umfasst nicht nur die technische Implementierung, sondern auch umfassende Schulungen für die Mitarbeiter. Ein effektives Change-Management kann darüber hinaus bei der Einführung einer Softwarelösung entscheidend sein, um Widerstände zu überwinden und die Akzeptanz der neuen Prozesse zu fördern. Die Transformation sollte als kontinuierlicher Prozess verstanden werden, der regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen erfordert.
Zusammen gefasst…
Die Digitalisierung ist ein komplexer Prozess, der sorgfältige Planung und Durchführung erfordert. Durch die systematische Anwendung der sieben beschriebenen Schritte können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Digitalisierungsprojekte nicht nur technische Neuerungen bringen, sondern auch nachhaltige Verbesserungen in ihren Geschäftsprozessen erzielen. Dr. Christian Ellrichs Leitfaden bietet eine wertvolle Orientierungshilfe, um die Herausforderungen der Digitalisierung erfolgreich zu meistern.
Lesen Sie auch hierzu unser exklusives Interview mit Dr. Christian Ellrich, in dem er tiefergehende Einblicke und praktische Tipps zur Umsetzung dieser Schritte gibt.