Projektmanagement-Methoden

Agil oder klassisch, starr oder wiederholend, schneller oder kurzer Zyklus – bei der Auswahl der passenden Projektmanagement-Methode gilt es, sich zwischen zahlreichen verschiedenen Varianten zu entscheiden. Kein Projekt ist wie das andere und auch kleine Projekte können Herausforderungen und unvorhergesehene Wendungen bereithalten. Daher ist die passende Methode ausschlaggebend für den Erfolg. Hierbei ist es wichtig, dass das Modell zur individuellen Ausgangslage passt und die Mitglieder des Projektteams mit den ausgewählten Methoden vertraut sind und ihnen zugleich vertrauen.  

Vor Projektbeginn und Auswahl der Methode sollten sich Verantwortliche folgende Fragen stellen: 

• Wie ist das Projektziel definiert? 
• Welche Risiken gibt es? 
• Wer sind die Stakeholder? 
• Wie komplex ist das Projekt? 
• Kann sich der Projektverlauf häufig ändern? 
• Wie groß ist das Projektteam? 
• Welche Fähigkeiten hat das Team? 
• Wie erfahren sind die Teammitglieder mit welchen Methoden? 

Zum Verständnis: Methode ist nicht gleich Methodik. Methodik ist ein Sammelbegriff für eine Auswahl von Methoden. Methodiken im Projektmanagement werden auch als Vorgehensmodelle oder Frameworks bezeichnet – sie geben den Rahmen vor. Die Methoden selbst sind die Werkzeuge und Instrumente, die in verschiedenen Projekten eingesetzt werden können. 

Die 9 gängigsten Projektmanagement-Methoden im Überblick 

Im Folgenden werden neun verbreitete Projektmanagement-Methoden vorgestellt, die dem klassischen, dem agilen und dem hybriden Projektmanagement zugeordnet werden können.  

Das klassische Projektmanagement konzentriert sich auf die Planungsphase. Budget, Termine und Ressourcen werden bis ins Detail geplant und dementsprechend umgesetzt. Dies kann nur funktionieren, wenn zu Beginn des Projekts bereits der zu erreichende Endzustand definiert werden kann. Diese klassische Methode findet vor allem Anwendung bei Projekten mit hoher Planungssicherheit und weitestgehend bekannten Parametern. 

Beim agilen Projektmanagement stehen eine rasche und dynamische Reaktionsfähigkeit im Vordergrund, damit schnell auf sich ändernde Umstände und Rahmenbedingungen reagiert werden kann. Die aus der Software-Entwicklung stammende Methode ist iterativ-inkrementell orientiert. Das bedeutet, das Projektteam geht Schritt für Schritt vor, mit vielen Wiederholungen in den Prozessen. Im Mittelpunkt stehen Kommunikation, schnelle und schlanke Prozesse, Transparenz sowie kurzfristige Ziele. Agile Projektmanagement-Methoden sind besonders geeignet für Projekte mit überwiegend unbekannten Parametern, hoher Komplexität und innovativem Anteil. 

Das hybride Projektmanagement kombiniert klassische und agile Methoden, um das Beste aus beiden Varianten herauszuholen. Hybrides Projektmanagement wird bei sehr komplexen Projekten eingesetzt, die mit ausschließlich klassischen oder agilen Ansätzen nicht zu führen wären.  

Neun Projektmanagement-Methoden im Überblick:  

1. Bei der Wasserfall-Methode werden einzelne Projektschritte konsequent nacheinander Stufe für Stufe bearbeitet. Dadurch bietet sie zwar eine hohe Planungssicherheit, ist aber gleichzeitig starr und unflexibel. Daher eignet sie sich besonders für Projekte mit konstanten Aufgaben und Prozessen, die der Reihe nach gemäß vorab definierter Schritte abgearbeitet werden.  
2. Das aus der Software-Entwicklung stammende V-Modell ist ebenso linear in fest definierte Phasen eingeteilt. Hinzu kommen jedoch im Anschluss an die Entwicklungsphasen Testphasen, die jede einzelne Komponente sowie das ganze System überprüfen. Dies erfordert eine ausführliche Dokumentation, hilft aber unvollständige oder fehlerhafte Spezifikationen früh zu erkennen. Das V-Modell wird vor allem bei sehr komplexen Software-Entwicklungen mit großem Anspruch an Testabdeckung angewendet.   
3. Die Meilensteintrend-Analyse ermöglicht es durch die Überwachung und Steuerung der zeitlichen Komponenten im Projektfortschritt, Verzögerungen oder drohende Störungen rechtzeitig zu erkennen. Die fest terminierten Meilensteine eines Projekts sind somit der Kern dieser Methode. Der Status der Aufgaben, die für das Erreichen des Meilensteins notwendig sind, wird regelmäßig überprüft, eventuell auftretende Probleme erkannt und Aufgaben formuliert, deren Erledigung für das Erreichen des Meilensteins notwendig sind. Eignet sich besonders für weniger komplexe Projekte mit planbaren Abläufen.  
4. To-do-Liste in agiler Version: Kanban. Diese Methode konzentriert sich darauf, einzelne Aufgaben zu visualisieren. Am Kanban Board – digital oder analog – kann jedes Projektteammitglied sehen, welche Aufgaben zu erledigen sind und wie sie gewichtet sind. Die Aufgaben sind je nach Bearbeitungsstatus den drei Spalten To Do, Doing und Done zugeteilt. Zusätzlich gibt es Daily-Stand-up-Meetings, bei denen sich das Team austauscht und Feedback gibt. Das schafft eine produktivere Atmosphäre und auf auftretende Probleme kann schneller reagiert werden. Kanban setzt jedoch ein stark eigenverantwortlich arbeitendes Team voraus. 
5. Bei der Methode Scrum wird davon ausgegangen, dass viele Projekte zu komplex sind, um im Voraus bereits alle Schritte planen zu können und alle möglichen Risiken zu kennen. Es gibt zwar einen langfristigen Plan (Product Backlog), in dem Zwischenergebnisse festgelegt werden, diese werden aber nach jedem Sprint (bestimmte, sich wiederholende Abläufen) überprüft und angepasst. Nach jedem Sprint sollte ein Zwischenprodukt erreicht sein, auf dessen Grundlage das nächste Zwischenziel gesetzt wird. Täglich werden im Meeting, dem sogenannten Scrum, die Ergebnisse und weitere Aufgaben besprochen. Diese Methode ist zwar sehr flexibel, die Planungssicherheit fehlt jedoch. Sie eignet sich für kreativ und gleichzeitig effizient arbeitende Teams. 
6. Ziel der Projektmanagement-Methode Lean ist ein schlankes Projektmanagement. Das heißt, die Ergebnisse sollen erreicht werden, aber mit hoher Effizienz und ressourcenschonend. Dabei geht es nicht nur um materielle Güter wie Budget oder Maschinen, sondern auch um immaterielle Kriterien wie Arbeitszeit. Diese Methode bietet sich bei Teams an, die ihre Effizienz steigern und neue Denkweisen kennenlernen möchten.  
7. Six Sigma setzt sich zum Ziel, die Qualität der eigentlichen Projektarbeit zu verbessern und somit langfristig die Kunden zufriedener zu stellen. Kernstück dieser Methode ist der DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control)-Zyklus, auf dessen Grundlage mit Hilfe von Statistik beschrieben, gemessen, analysiert, verbessert und überwacht wird. Six Sigma eignet sich daher nur, wenn die Ergebnisse eines Projekts messbar sind. 
8. Die verwandten Methoden Critical Path und die komplexere Form Critical Chain legen großes Augenmerk auf die Planung von verfügbarer Zeit und einsetzbaren Ressourcen. Hierfür wird jeder Aufgabe eine zeitliche Zielvorgabe zugeordnet. Somit können zeitliche Differenzen erkannt und eventuell freiwerdende Ressourcen für andere Aufgaben verwendet werden. So können Projekte nicht nur möglichst realistisch geplant und geführt, sondern auch die Effizienz gesteigert werden. Die beiden Methoden bieten sich für weniger komplexe Projekte an sowie für die Teams, die ihre Effizienz steigern möchten.  
9. Extreme Programming (XP) zielt auf Schnelligkeit und Einfachheit mit kurzen Entwicklungszyklen ab. Das Projekt wird in einzelne Sprints aufgeteilt, deren Ergebnisse nach jedem Schritt das Framework vervollständigen und überprüfen. So kann maximale Effizienz erreicht und sich den ändernden Anforderungen angepasst werden. XP eignet sich besonders für Einzelprojekte, bei denen es wirklich schnell gehen muss. 

Folgende Projektmanagement-Methoden lassen sich unter dem Überbegriff visuelle Methoden zusammenfassen. Visualisierungen wie Grafiken, Symbole oder Icons lassen Aussagen und Ergebnisse auf einen Blick erkennbar machen. Wiederkehrende Elemente bei visuellen bilden zusätzlich einen roten Faden in der Projektarbeit. Diese scheinbar kleinen Hilfsmittel können die Produktivität in Projekten steigern.  

• Kanban: Das Kanban Board ist sehr übersichtlich. Zusammenhängen zwischen einzelnen Aufgaben und Zeitplanung werden jedoch nicht aufgezeigt. 
• Projektstrukturbaum: Das Projekt wird übersichtlich in seiner Gesamtstruktur visualisiert – auch Zusammenhänge zwischen den einzelnen Projektphasen sind erkennbar.  
• Klassische Tabelle: Eine gute Möglichkeit, viele Infos in Spalten und Zeilen klar zuzuordnen und schnell zu verschieben. Allerdings wenig übersichtlich und ohne Zusammenhänge darzustellen.  
• Mindmap: Bietet flexible, kreative und übersichtliche Herangehensweise. Eignet sich jedoch nicht für komplexe Projekte. 
• Gantt-Charts: Mit dieser linearen Methode lassen sich zeitliche und inhaltliche Zusammenhänge darstellen sowie Meilensteine hervorheben. Abhängigkeiten und Probleme können so schnell erkannt werden.