Was steckt hinter dem Akronym PDCA? Für die Antwort auf diese Frage kommt die Sprache unweigerlich auf William Edwards Deming, den US-amerikanischen Statistiker und Vordenker des Qualitätsmanagements. Er gilt als Erfinder des PDCA-Zyklus, weshalb dieser auch manchmal als Deming-Rad oder -Zyklus bezeichnet wird. Hinter der Abkürzung verbergen sich die vier Phasen des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP): Plan – Do – Check – Act, was zu deutsch etwa so viel heißt wie Planen, Umsetzen, Überprüfen und Handeln.
Dieser auf den ersten Blick simpel erscheinende Zyklus bildet das Fundament für sämtliche Aktivitäten des Qualitätsmanagements, egal ob in der Produktion oder im Dienstleistungssektor. Der PDCA-Zyklus basiert ursprünglich auf dem Konzept des Physikers Walter Andrew Shewart, dem Shewart-Zyklus – den linearen, dreistufigen Ansatz seines Dozent ergänzte Deming um seinen Kreislaufcharakter sowie eine vierte Phase. Beachtliche Erfolge erzeugte dieser Ansatz beim Wiederaufbau der japanischen Wirtschaft nach dem Zweiten Weltkrieg.
Mehr als Theorie: So wenden Unternehmen den PDCA-Zyklus in der Praxis an
Im Grunde wiederholt sich das Vorgehen im Qualitätsmanagement nach der Empfehlung von William Deming immer wieder von Neuem. Dabei steht jeder Zyklus für sich und hat zum Ziel, Produkte, Prozesse oder Projekte zu optimieren. Auf diese Weise entsteht ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess, ohne das Rad jedes Mal neu erfinden zu müssen.
Optimierung in 4 Phasen: So funktioniert ein PDCA-Zyklus
Ein typischer Kreislauf im Qualitätsmanagement nach PDCA verläuft folgendermaßen:
- Plan: Mit Hilfe einer IST-Analyse gilt es im ersten Schritt Verbesserungspotential zu identifizieren – denn nur wenn Probleme oder Schwachstellen bekannt sind, können sie auch fundiert angegangen werden. Hernach braucht es eine Strategie, um sich der Problemlösung methodisch zu nähern und ein definiertes Ziel zu erreichen. Um die Ergebnisse in späteren Phasen evaluierbar zu machen, sind sämtliche Key Findings – Kernproblem, benötigte & vorhandene Ressourcen, gewählte Strategie, Soll-Zustand – schriftlich festzuhalten.
- Do: Aus der Theorie wird nun Praxis – die Umsetzung, üblicherweise zuerst in kleinem Rahmen, erfolgt nach der zuvor festgelegten Strategie. Eine exakte Dokumentation hilft, im Nachhinein den Erfolg zu beurteilen und die Durchführung im großen Stil vorzubereiten.
- Check: Ist der Plan aufgegangen? In dieser immens wichtigen Phase wird alles auf den Prüfstand gestellt: Zielerreichung, Strategie, Probleme bei der Umsetzung. Außerdem wird analysiert, an welchen Stellschrauben noch gedreht werden kann und muss, um dem Soll-Zustand noch näher zu kommen.
- Act: Jetzt wird es konkret: Schlussfolgerungen aus Phase eins bis drei werden nun in die Tat umgesetzt. Will heißen: Misserfolge in der Strategie werden in den nächsten Zyklus transferiert, um korrigiert bzw. ausgetauscht zu werden. Erfolge hingegen werden auf weitere Teile der Organisation übertragen, ganz nach dem Motto „Do goes big“. Ebenso geht es hier bereits darum, den erneuten Start in den nächsten Zyklus möglichst glatt vorzubereiten – denn auch wenn jeder Zyklus für sich steht, ist doch der Kreislaufcharakter entscheidend für den Erfolg des Ansatzes.
HR-Praxisbeispiel Deming-Zyklus
Ein klassisches Beispiel für die Anwendung des PDCA-Zyklus in der Personalwirtschaft ist das Recruiting: In der ersten Phase wird mittels IST-Analyse der Prozess zur Personalbeschaffung festgehalten und etwa durch eine Befragung von Bewerbenden Probleme und Optimierungspotential identifiziert. Daraus resultierend bildet das Recruiting-Team Ziele in einem Soll-Zustand ab, etwa eine Senkung der Time to hire um eine bestimmte Anzahl von Tagen. Mögliche Maßnahmen wie beispielsweise ein schnelleres Reagieren auf Bewerbungen oder einer zeitliche Straffung des gesamten Bewerbungsprozesses werden nun festgelegt und an einer kleinen Anzahl von Bewerbenden in der Umsetzungsphase getestet. Der anschließende Check ermöglicht, die gewählte Maßnahme zu evaluieren, adaptieren sowie das Finetuning des Prozesses vorzunehmen, bevor die Vorgehensweise auf den gesamten Bewerbungsprozess des Unternehmens ausgeweitet wird.
Benefits vs. Kritik: Der PDCA-Zyklus auf dem Prüfstand
PDCA verdankt seiner Beliebtheit sicher auch dem Umstand, dass die Methode relativ einfach umsetzbar und das Grundgerüst der vier Phasen auf unzählige Problemstellungen anwendbar ist. Zyklus für Zyklus ermöglicht das Modell eine fortlaufende, kontrollierte Verbesserung der Qualität, wodurch es sich zum Dauerbrenner in Managementkreisen entwickelt hat. Während sich wiederkehrende Fehler somit wunderbar korrigieren lassen, lässt das starre Konzept zugleich wenig Raum für schnelle, proaktive Lösungen oder gar innovative Ideen. Und weil er schlicht nie endet, birgt der Prozess die Gefahr, sich negativ auf die Motivation aller Beteiligten auszuwirken.