Eine Unternehmensstrategie, die zum Erfolg führen kann: Aufgaben oder Strukturen auslagern und von externen Dienstleistern erledigen lassen – sprich Outsourcing. So können sich Unternehmen auf das eigentliche Kerngeschäft, welches die Marke definiert, konzentrieren, während Sekundäraufgaben von erfahrenen Spezialisten ausgeführt werden. Outsourcing lohnt sich, egal, ob für kleine, mittelständische oder große Unternehmen, denn oft fehlt schlichtweg die Zeit, um jede einzelne Aufgabe intern zu verrichten.
Grundsätzlich können alle Bereiche, die nicht das Kerngeschäft umfassen, ausgelagert werden. Einige eignen sich jedoch besonders:
- Buchhaltung und Steuerberatung
- Text- und Designaufgaben
- IT-Bereiche
- Gebäudereinigung
- Kundenservice
- Marketing
- Eventmanagement
- Personalvermittlung
Auf der einen Seite stehen viele Vorteile von Outsourcing: Zeitersparnis, Fokussieren auf die Kernaufgaben, geringer finanzieller Aufwand für Fort- und Weiterbildungen, neue Impulse von externen Spezialisten, die Option, mit der freiwerdenden Zeit neue Bereiche und Kundenstämme zu erschließen und das Abgeben von einzelnen Betriebsrisiken an externe Dienstleister. Auf der anderen Seite birgt das Auslagern von Aufgaben auch ein paar Nachteile. So ist das Unternehmen von externen Dienstleistern abhängig, ist somit weniger flexibel und hat weniger Kontrolle. Die Qualität kann leiden, wenn die Kommunikation nicht einwandfrei ist. Die Wahrung der Betriebsgeheimnisse und des Datenschutzes erhält einen höheren Stellenwert. Und zu guter Letzt kann die Suche nach geeigneten Outsourcing-Partnern sehr aufwendig sein.
So funktioniert’s: Der Ablauf von Outsourcing
Um die Risiken beim Outsourcing zu minimieren, sollten daher Verantwortliche ernannt werden, die für die Vorbereitung, Durchführung und Betreuung des Prozesses zuständig sind. Es ist sinnvoll, sich zu Beginn einen Plan zu erstellen und sich folgende Fragen zu stellen:
- Wie ist der Ist-Zustand? Welche Probleme und Schwachstellen gibt es? Welche Gründe gibt es für die Auslagerung?
- Welche Ziele und positiven Effekte sollen mit dem Outsourcing erreicht werden? Wie sollen die Erfolge gemessen werden?
- Welche finanziellen Mittel stehen zur Verfügung?
Im Anschluss geht es darum, die konkrete Aufgabenstellung zu erarbeitet und alle benötigten Informationen zu sammeln. Darauf aufbauend kann eine Ausschreibung erfolgen, mit welcher mögliche externe Dienstleister gefunden werden. Diese gilt es kennenzulernen und zu testen, um eine Wahl zu treffen. Es ist wichtig, die Zusammenarbeit mit einem Vertrag zu sichern, der auch Geschäftsgeheimnisse und Belange des Datenschutzes regelt. In den meisten Fällen empfiehlt es sich, hierfür einen Anwalt zu beschäftigen.
Ist alles vertraglich geregelt, werden der Partnerfirma die benötigten Informationen für das Projekt sowie ein Zeitplan – im besten Fall mit formulierten Teilzielen – übergeben. Bis zur eigentlichen Auslagerung vergeht aber noch etwas Zeit, denn zu Beginn der Kooperation arbeiten externe und interne Projektbetreuer für die Einarbeitung eng zusammen. So können Ergebnisse stets kontrolliert, Schwierigkeiten erkannt und Fragen schnell geklärt werden. Nach der Einarbeitungszeit ist der externe Dienstleister eigenverantwortlich für die ihm übertragenen Aufgaben zuständig. Die Umsetzung und Erfüllung der Aufgaben werden jedoch regelmäßig durch die internen Verantwortlichen kontrolliert. Zudem werden in festgelegten Abständen Feedback-Gespräche geführt.
Typen von Outsourcing
Es gibt verschiedene Arten und Ausprägungen von Outsourcing. Die mitunter bekannteste Form ist das Business Process Outsourcing (BPO). Hierbei wird ein kompletter Geschäftsbereich wie etwa die Lohnabrechnung an ein Partnerunternehmen übergeben. Beim Business Transformation Outsourcing (BTO) soll hingegen ein Unternehmenszweig umgewandelt oder eine Innovation eingeführt werden. Der externe Dienstleister führt somit nicht nur bestehende Aufgaben aus, sondern steht beratend zur Seite. Unter Application Service Providing fallen Anwendungsdienstleister, die Schnittstellen von Softwareapplikationen zur Verfügung stellen. Managed Services umfassen meist mehr als das herkömmliche Outsourcing, da hier ein ganzheitlicher Ansatz individuell für das Unternehmen entwickelt wird. Complete Outsourcing beschreibt den Fall, dass eine komplette Abteilung an ein externes Unternehmen übergeben wird. Hierbei können auch die betroffenen Arbeitskräfte übernommen werden.
Zudem sind folgende Arten von Outsourcing möglich:
- Online-Outsourcing: Ausgelagerte Aufgaben können über das Internet erledigt werden.
- Offshore-Outsourcing: Prozesse werden ins Ausland ausgelagert.
- Out-Servicing: Der Kundendienst wird fremdbetreut.
- Out-Tasking: Eine bestimmte einzelne Aufgabe wird ausgelagert, etwa das Webdesign einer Homepage.
- Transitional Outsourcing: Eine Abteilung wird an externe Dienstleister übertragen, während die eigentlich zuständige Abteilung neu aufgestellt wird.