Wie war das nochmal – Gender-* in der Geschäfts-E-Mail oder nicht? Darf ich Einladungen zum Fußballspiel in der VIP-Lounge von Geschäftspartnern annehmen? Und wie tickt mein Arbeitgeber eigentlich in puncto Diversität? Kleine und große Fragen treiben die Belegschaft um – Abhilfe gegen das Rätseln über Richtig und Falsch im Daily Business schafft ein sogenannter Code of Conduct. Ein solches Regelwerk gibt Angestellten Orientierung, um sich sowohl im Kontext des Unternehmens als auch in Hinblick auf die Gesetzgebung korrekt zu verhalten.
Was enthält ein Code of Conduct? Die für sämtliche Mitarbeitenden geltenden Richtlinien decken zumeist ein breites Spektrum ab, die sich einer der drei folgenden Hauptthemenfelder zuordnen lassen:
- Täglicher Workflow im Unternehmen: Um die Sicherheit der Belegschaft und des Betriebes zu gewährleisten, wird etwa festgelegt, inwiefern Schutzkleidung getragen werden muss oder weitere arbeitssicherheitsrelevante Vorgaben beachtet werden müssen oder wie mit Betriebsgeheimnissen und geistigem Eigentum umzugehen ist. Genauso finden sich hier alle essenziellen Punkte für Mitarbeiter mit Dienstfahrzeug, denn die Fahrzeuge stammen schließlich aus Unternehmenseigentum. Weitere Aspekte sind außerdem IT-Sicherheit sowie der Umgang mit personenbezogenen Daten.
- Interaktion mit Stakeholdern: Hier sind es vor allem gesetzliche Vorgaben, die im Code of Conduct explizit erwähnt werden, um Rechtssicherheit für das Unternehmen und seine Mitarbeitenden im Umgang mit Kunden, Partnern und staatlichen Institutionen sicherzustellen. Beispiele beantwortet das Regelwerk folgende Fragen:
- Wie gehen Mitarbeitende mit Geschenken von Geschäftspartnern um?
- Welche Grenzen bestehen für Werbung?
- In welcher Weise ist die externe Kommunikation zu gestalten?
- Welche spezifischen Vorschriften sind in Bezug auf den Import oder Export von Waren einzuhalten?
- Corporate Responsibility: Das Menschenrechte entlang der kompletten Wertschöpfungskette eingehalten, diskriminierende Handlungen unterbunden und Mitarbeitenden dieselben Chancen eingeräumt werden, kann alles Teil des Code of Conduct sein. Er legt die ethischen und sozialen Grundlagen für das Unternehmen in Hinblick auf seine Angestellten, die Gesellschaft sowie das Ökosystem. Dazu zählt die Maßgabe, respektvoll miteinander umzugehen genauso wie die Erläuterung, inwiefern das Unternehmen sich gesellschaftlich einbringt, indem es Aktionen durch Spendengelder unterstützt oder selbst Aktivitäten initiiert. Immer bedeutender wird zudem der Bereich Umweltschutz: Der Verhaltenskodex gibt hier etwa vor, wie Mitarbeitende und das Unternehmen insgesamt Ressourcen schonen und aktiv zur Bewahrung des Ökosytems beitragen können.
Wer einen Code of Conduct in sein Compliance Management System integriert, profitiert in vielerlei Hinsicht. Denn der Verhaltenskodex erzeugt …
- … ein Gefühl von Sicherheit: Die verbindlichen Regeln tragen zu einer sicheren Arbeitsumgebung bei, in der sich Mitarbeitende gut aufgehoben fühlen.
- … mehr Vertrauen im Team: Ein Code of Conduct schafft die Grundlage für ein kollegiales Miteinander im Team und hilft, Konflikten den Nährboden zu entziehen.
- … eine positive Außenwirkung: Zufriedene Mitarbeitende strahlen nach außen, zudem wirkt es für Talente immens attraktiv, wenn Arbeitgeber ihr unternehmerisches Handeln auf ein konkretes Wertegerüst bauen.
- … eine solide Grundlage für Geschäftsbeziehungen: Richtlinien sorgen für ein Image als verlässlicher Geschäftspartner, denn sämtlichen Stakeholdern ist es auf diese Weise möglich, transparent einzusehen, wofür das Unternehmen steht und wie mit Kunden, Geschäftspartnern, Lieferanten und Investoren umgegangen wird.
- … eine Basis für rechtssicheres Arbeiten: Ein Code of Conduct bildet einen Rahmen, innerhalb dessen ein Unternehmen agieren kann, ohne Gefahr zu laufen, in Konflikt mit der Gesetzgebung zu geraten. Fehlverhalten, welches etwa zu Verstößen gegen Datenschutzvorschriften führt oder als korrupt eingestuft werden kann, wird auf diese Weise vorgebeugt. Und das soziale Miteinander in der Kollegschaft kennt klare Grenzen in Bezug auf Mobbing und diskriminierendes Verhalten.