Personaler sind zunehmend mit dem Phänomen der steigenden Fluktuation konfrontiert, in immer kürzeren Abständen neugewonnene Mitarbeiter wieder zu verlieren und so wiederum neue rekrutieren zu müssen. Ein Prozess der nicht nur zeitaufwendig, sondern auch kostspielig ist. Ein Faktor, um frühzeitige Kündigungen zu verhindern ist der Personalprozess „Onboarding“, dessen Herangehensweise es ist neue Mitarbeiter „freundlich an Bord zu nehmen“, anstatt sie einfach „ins kalte Wasser zu schmeißen“. Der Onboarding-Prozess ist wegweisend für das weitere Arbeitsverhältnis zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber und damit der Grundstein einer erfolgreichen Zusammenarbeit.
Was ist Onboarding?
Der Begriff „Onboarding“ kommt aus dem Englischen von „taking on board“ und bedeutet zu Deutsch „an Bord nehmen“. Dabei handelt es sich um einen Personalprozess zur systematischen Einarbeitung und Integration eines neuen Mitarbeiters im Unternehmen.
Was sind die Ziele von Onboarding?
Ziel des Onboardings ist es neue Mitarbeiter neben der fachlichen Einarbeitung auch sozial zu integrieren und so längerfristig an das Unternehmen zu binden. Ein positiver Eindruck vom Unternehmen steigert das Engagement und die Motivation neuer Mitarbeiter sowie deren Arbeitsqualität. Auch trägt ein gelungenes Onboarding dazu bei sich nach außen als attraktiver Arbeitgeber zu präsentieren. Zufriedene Mitarbeiter fungieren als Markenbotschafter und können dabei helfen neue Fachkräfte anzuwerben und Kunden zu gewinnen.
Warum ist Onboarding heute so wichtig?
In Zeiten des Fachkräftemangels mit steigender Fluktuationsrate hat das Onboarding immens an Bedeutung gewonnen. Die Rekrutierung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter kostet ein Unternehmen Zeit und Geld. Somit ist es erstrebenswert die Kündigungsrate vor allem in der Probezeit, bevor ein Mitarbeiter eigenständig und produktiv arbeiten kann, möglichst niedrig zu halten.
Wie lange dauert der Onboarding-Prozess?
Der Onboarding-Prozess schließt unmittelbar an den Rekrutierungsprozess an. Er beginnt mit der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages und erstreckt sich über die weitere Probezeit und endet frühestens nach 6 Monaten spätestens nach einem Jahr.
Wer ist an dem Onboarding-Prozess beteiligt?
Im Zentrum des Onboarding-Prozesses steht selbstverständlich der neue Mitarbeiter. Darüber hinaus ist eine Vielzahl weiterer Personen involviert: der direkte Vorgesetzte, der Mentor, die Personalabteilung, die Team-Kollegen und ggf. die Geschäftsführung abhängig von Größe des Unternehmens und der Anzahl Mitarbeiter. Die frühzeitige Einbindung der Kollegen in den Onboarding-Prozess ist besonders wichtig, um die soziale Integration zu sichern.
Wie ist der Onboarding-Prozess aufgebaut?
Der Onboarding Prozess lässt sich im Wesentlichen in drei Phasen unterteilen: Die Vorbereitungsphase, die Orientierungsphase und die Integrationsphase.
- Vorbereitungsphase
Die Vorbereitungsphase auch „Preboarding“ genannt findet noch vor dem ersten Arbeitstag statt und beginnt mit der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages. Sie beinhaltet die Vorbereitung und Planung des ersten Arbeitstages und des weiteren Onboarding-Prozesses.
- Orientierungsphase
Mit dem ersten Arbeitstag beginnt die Orientierungsphase und erstreckt sich über die erste Arbeitswoche. In der Orientierungsphase soll der Mitarbeiter in seinen ersten Arbeitstagen einen positiven Eindruck von dem Unternehmen erhalten und sich im Team wohlfühlen. Gerade die ersten Arbeitstage sind für einen neuen Mitarbeiter prägend und entscheiden über die Mitarbeiterbindung.
- Integrationsphase
Schließlich folgt auf die Orientierungsphase die Integrationsphase, welche sich über den weiteren Verlauf der Probezeit und auch darüber hinaus erstrecken kann. In der Integrationsphase soll der Mitarbeiter neben der fachlichen Einarbeitung vor allem auch soziale in das Team integriert werden.
Die einzelnen Schritte der Onboarding-Phasen finden Sie hier in unserer kostenlosen Checkliste.
Woran erkennt man ein erfolgreiches Onboarding?
Nach Abschluss eines gelungenen Onboarding-Prozesses ist der neue Mitarbeiter fachlich optimal eingearbeitet sowie im Team vernetzt. Er identifiziert sich mit der Unternehmenskultur und erbringt auch nach der Probezeit eine hohe Motivation und Arbeitsqualität. Zwischen dem Mitarbeiter und den Vorgesetzten herrscht eine offene Kommunikation, sodass bei regelmäßigen Feedback-Gesprächen Wünsche und Unzufriedenheiten besprochen werden können, um den Mitarbeiter auch nach dem Onboarding als effiziente Arbeitskraft dauerhaft im Unternehmen zu halten.