Um einen Teil der Last von Schultern des HR-Bereichs im Bereich der Anfragen und Anträge zu nehmen, kann ein HR-Ticketing-System dabei unterstützen, die täglichen Aufgaben besser zu organisieren.

Was kann ein HR Ticketsystem?

Ein HR-Ticketsystem ist eine Software, die die Personalabteilung dabei unterstützt, die Anfragen und Anträge von Mitarbeitern zu klassifizieren und zu bearbeiten – idealerweise über ein Mitarbeiterportal. Jede Anfrage erreicht die Personalabteilung dann als Ticket oder Fall. Geht ein Ticket (z.B. Änderung von Daten, Nebentätigkeit, etc.) bei HR ein, bekommen die jeweils zuständigen Mitarbeiter einen Hinweis. Das Ticket kann dann online bearbeitet, an Führungskräfte weitergeleitet z.B. im Rahmen von Genehmigungsprozessen oder direkt beantwortet werden. Neben HR-Ticketsystem werden noch weitere Begriffe wie HR-Taskmanagement, Helpdesk-System, Issue-Tracking-System, Task-Tracking-System, Support-Ticketing-System, Request-Tracking-System benutzt.

Vorteile von HR Tickets?

  • Einheitliches System für Änderungsvorschläge, Erweiterungen und Fehlerbehandlungen​
  • Automatische Meldungen an alle Beteiligte, ggf. nach verschiedenen Stufen und zuletzt an den Kunden, wenn die Anfrage bearbeitet, wurde​
  • Online-Überprüfung seitens der annehmenden als auch der erstellenden Stelle (Personalabteilung, Kunde)​
  • Durch die Transparenz des Ablaufes kann die Qualität der Arbeit deutlich verbessert werden​
  • Vereinheitlichung der Abläufe: durch Analyse der Fallhistorien ist es möglich, die Abläufe der Organisation zu verbessern​
  • Meistens werden Kostenersparnisse durch die Vereinheitlichung und Verbesserung der Abläufe erreicht. Unnötige Schritte werden eliminiert und häufig Fehler verursachende Mitarbeiter neu eingeschult.​
  • mehr Zufriedenheit bei den Mitarbeitern
  • Jederzeit ist ein Gesamtüberblick über die zu bearbeitenden Vorgänge möglich

Für wen sind HR Ticketsysteme geeignet?

  • Größere und verteilte mit häufigen Anfragen an die eine Personalabteilung
  • Häufige und gleichartige Aufgaben die von mehreren
  • Bereiche der Personalabteilungen wie z.B. Shared Service Center mit hohen administrativen Aufwänden und oder 1st Level Support

Zusammengefasst digitalisiert ein HR Ticketsystem die Kommunikation zwischen Personalabteilung und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. HR Teams können sich besser koordinieren, der HR Service für Mitarbeiter wird erhöht. Alle Termine und Fälligkeiten sind jederzeit übersichtlich dargestellt. HR stellt sich zukunftsfähig und modern auf.