Der Grundgedanke von RPA ist, eine Anwendung (Skript oder Bot) zu haben die die Art und Weise nachahmt, wie Menschen sich durch Anwendungen klicken und tippen. Ein typischer Anwendungsfall ist die Übertragung von Daten von einem System in ein anderes. Es ist ein Ansatz zur Prozessautomatisierung, bei dem repetitive, manuelle und zeitintensive Tätigkeiten durch sogenannte Softwareroboter (Bots) erlernt und automatisiert ausgeführt werden.
RPA und HR
Die Personalabteilung kann genau diesen Grundgedanken von RPA nutzen, um manuelle Prozesse zu automatisieren, allgemeine Aufgaben zu standardisieren, bestehende Aufgaben schnell zu erledigen und die Mitarbeiter von alltäglichen Aufgaben zu befreien, damit sie mehr Zeit für komplexe Projekte haben. Dabei kann es sich um das Erfassen von Daten in Formulare oder Software-Masken, das Extrahieren von Daten aus Tabellen, das Verschieben von Dateien, etc. handeln.
Robotic Process Automation (RPA) überzeugt mit geringem Implementierungsaufwand sowie schnell realisierbarem Mehrwert und lässt sich auch im Bereich des Personalmanagements einsetzen. Besonderheit: Softwareroboter verwenden dabei nicht nur technische APIs von Systemkomponenten, sondern können Anwendungssoftware auch über die Präsentationsschicht/Front-End steuern – vergleichbar mit der Durchführung durch einen Menschen.
Welche Ziele versucht man mit RPA zu erreichen
- Erhöhung von Zuverlässigkeit, Geschwindigkeit, Einfachheit und Sicherheit
- Reduzierung der ursprünglichen Prozesskosten
- Reduzierung der mit der Durchführung des Prozesses verbundenen Risiken (bspw. menschliche Fehler)
- Mitarbeiterentlastung zur Fokussierung auf wertschöpfende Aufgaben
- Reduzierung der Abhängigkeit von externen Ressourcen (bspw. im Zusammenhang mit dem Fachkräftemangel)
- Prozessoptimierung unter Beibehaltung bestehender Systeme
Ein Beispiel aus einer Personalabteilung zum Thema Aushilfsstunden
70 Stundenzettel werden als Exceltabelle angeliefert. Die Erfassung erfolgt über manuelle Eingabe durch eine Personalmitarbeiterin von mindestens einer Lohnart und der Anzahl Stunden. Pro Monat benötigt die Mitarbeiterin je nach Umfang der Aushilfsstunden ca. 1-2 Tage pro Monat. Auf Basis von VBA wurde von Ellrich & Kollegen eine RPA-Lösung entwickelt, die folgende Schritte automatisiert ausführt:Öffnen der angelieferten Excel-Datei, Übernahme sämtlicher Werte in eine Struktur, die später importiert werden kann, Import und Abgleich von Namen und Personalnummern aus dem HR-System, Prüfung der Werte auf Plausibilität mit der Möglichkeit manueller Korrektur. Die Erfasung von 8-16 Stunden wurde auf 15 Minuten pro Monat gesenkt.