Die Organisation von Geschäftsprozessen ist ein wichtiger Baustein auf dem Weg zu optimalen Geschäftsprozessen und zu mehr Produktivität und Effizienz. Denn nicht nur Prozesse sollten – soweit möglich und sinnvoll – standardisiert werden, sondern auch die Organisation der Prozesse. Oftmals sind die Abläufe der Personalprozesse historisch gewachsen und nicht nach Effizienzgesichtspunkten gestaltet. Hinzu kommt, dass die Leistungen und Prozesse in der Personalabteilung immer komplexer werden. Hier besteht also oft dringender Handlungsbedarf.
Die Optimierung von HR-Prozessen gilt als Hebel, um die Effizienz im HR-Bereich zu steigern: Entlastung der Mitarbeitenden von administrativen Tätigkeiten sowie die Verbesserung der Schnittstellen, um die Prozesse effizienter aufzustellen.
Um die Prozessoptimierung graphisch darzustellen, kann das Prozesshauses zur Hilfe gezogen werden. Weitere Möglichkeiten sind die Prozesspyramide oder die Prozesslandkarte. Wir haben uns 2014 für das HR-Prozesshaus entschieden. Es teilt sich grafisch die Strukturierung der Personalprozesse und die verschiedenen Prozessarten dar.
In der Regel unterscheidet man Prozesse nach den drei folgenden Arten:
1. Managementprozesse wie HR-Strategie, Gremienarbeit, strategische Personalplanung und HR-Controlling
2. Kernprozesse wie Personalgewinnung, Onboarding, Personaleinsatz, Personalentwicklung, Compensation & Benefits und Austritt
3. HR Service Prozesse (unterstützende Prozesse) wie Entgeltabrechnung, Zeitwirtschaft, Dokumentenmanagement und Management der HR-IT
Das Prozesshaus dient einerseits dazu, sämtliche Kerngeschäftsprozesse zu strukturieren und ggf. Anpassungen vorzunehmen. Andererseits wird das Prozesshaus aber auch als Überblick und zur Information für die Mitarbeiter eingesetzt. Hierdurch können sich die Mitarbeiter über die Prozessabläufe etc. informieren.
Die Unterscheidung der Geschäftsprozesse in diese drei Arten bringt z.B. folgende Vorteile:
- Fokussierung auf wesentliche Prozesse
- Festlegung von Verantwortlichkeiten
- Information und Überblick
Unser Geschäftsführer Dr. Christian Ellrich teilt hier ein paar Informationen zum Prozesshaus und dem Aufbau.