Warum es sich lohnt, sich damit zu beschäftigen!
Viele HR-Prozesse sind komplex und beinhalten viele Prozessschritte, Mitarbeiter und Schnittstellen. Mithilfe von Flussdiagrammen für HR-Prozesse kann die Abteilung jedoch Arbeitsabläufe visualisieren und analysieren, um zu verstehen, wo die Personalarbeit verbessert oder automatisiert werden kann.
Welche Vorteile hat die Visualisierung von HR-Prozessen?
Die Erstellung von Ablaufdiagrammen im Personalwesen bei entsprechenden Detaillierungsgrad ermöglicht ein offeneres und besseres Management der Personalprozessen, Reduzierung von zeitraubendem Papierkram und Verwaltungskosten, Steigerung der Geschwindigkeit von Automatisierungsbemühungen und Sicherstellung, dass die Personalarbeit im Einklang mit den Unternehmensrichtlinien stattfindet:
- Sie erhalten Transparenz über den aktuellen Stand Ihrer Personalprozesse und erhalten eine bessere Sichtbarkeit und Verständnis für die HR-Prozesse in der Personalabteilung und im Unternehmen
- Sie verbessern die Chance Stellen im HR-Prozess für Automatisierung und Prozessverbesserung zu identifizieren
- Die Kommunikationswege innerhalb der Personalabteilung und mit anderen Abteilungen wird durch die Transparenz verbessert
- Sie haben mehr Konsistenz über die Art und Weise, wie Sie Dinge tun
- Sie beseitigen Redundanzen und ggf. irrelevanten Prozessschritte
- Sie können so schnell und transparent die Einhaltung geltender Gesetze und Vorschriften vorzeigen
- Sie sorgen für eine bessere Employee Experience mit Ihnen als Personalabteilung und verbessern Ihre Kundenbetreuung
Die Prozessdokumentation ist der erste Schritt bei der Optimierung. Gerade deshalb wird immer mehr nach einer Vorlage oder Muster gesucht. Ellrich & Kollegen hat in den letzten 20 Jahren mehr als 500 HR-Prozesse analysiert, aufgezeichnet, diskutiert, optimiert und wieder aufgezeichnet. Daraus sind unsere HR-Musterprozesse entstanden.
Was sind HR-Musterprozesse?
HR-Musterprozesse sind Vorlagen, die visualisieren, wie ein Personalprozess funktioniert könnte und stellt die Beziehungen zwischen den einzelnen Arbeitsschritten sowie die Entscheidungspunkte in den Personalprozessen im Detail dar. Je nachdem, was Sie mit Ihrer Prozessdokumentation erreichen wollen, gibt es viele verschiedene Arten von Prozesslandkarten, die Sie verwenden können. Aus der langjährigen Erfahrung Bei Ellrich & Kollegen benutzen wir ein Flussdiagramm (Flowchart). Es eignet sich besonders gut für die transparente Darstellung eines einfachen Arbeitsablaufs oder die Planung eines neuen Projekts.
Wie sehen diese HR-Musterprozesse aus?
Unsere Musterprozesse dokumentieren verschiedenen Schritte und Arbeitstätigkeiten pro Personalprozess, die von den Mitarbeitern einer Personalabteilung ausgeführt werden, um die täglichen Vorgänge zur Unterstützung von Unternehmen durchzuführen. Für jeden der HR-Prozesse gibt es einen separaten HR-Musterprozess. Diese HR-Prozessflussdiagramme sehen nach ihrer Fertigstellung ähnlich aus wie U-Bahn- oder Straßenkarten.
Beispiel für einen HR Musterprozess
Warum bieten wir Musterprozesse an?
Seit über 20 Jahren begleiten wir Personalabteilungen bei der Darstellung und Optimierung ihrer Prozesse, um Freiräume für wertschöpfende Personalarbeit zu schaffen. In dieser Zeit haben wir viele Hundert IST-Prozesse visualisiert und optimiert, um dann für die nächsten Schritte die SOLL-Prozesse aufzuzeichnen. Auch wenn nicht alle Personalabteilungen gleich arbeiten und jede abhängig von Branche, Mitarbeiteranzahl etc. individuell andere Arbeitsschritte braucht, sich anderen Herausforderungen stellt und unterschiedliche Ansprüche hat, haben wir Musterprozesse als Vorlagen kreiert. Diese können an die individuellen Bedürfnisse angepasst werden und liefern einen Impuls, wie ein „das haben wir schon immer so gemacht“-Arbeitsschritt anders und idealerweise besser und schneller gemacht werden kann.
Darum geht es uns bei unseren Vorlagen zu den HR-Musterprozesse: Impulse geben für eine Personalarbeit, die effizient ist und die den Freiraum hat, um sich wertschöpfenden Tätigkeiten in der Personalabteilung zu widmen. Und so werden HR-Bereich von Verwaltern zu Gestalter.