Erhalten Sie hier einen Überblick über die Einsatzmöglichkeiten von Chatbots im Personalbereich- Was können sie? Wie können Personalabteilungen davon profitieren?
Was ist ein Chatbot im HR-Bereich?
Beginnen wir mit der Definition: Ein Chatbot ist ein Online-Dialogsystem, das in Echtzeit arbeitet und Anfragen auf Textbasis oder mithilfe der Spracherkennung entgegennimmt. D. h. der Chatbot beantwortet Anfragen per Text- oder Sprachausgabe ohne direkten menschlichen Eingriff und kann zusätzlich Aktionen einleiten. Dabei wird versucht, die menschliche Kommunikation nachzuahmen und zu imitieren. Daher spricht man in diesem Zusammenhang auch von virtuellen, persönlichen Assistenten. Aufgrund der rasanten Entwicklung der Computerleistungen werden solche Systeme immer leistungsfähiger und schneller, so dass sich auch komplexe Anfragen in kurzer Zeit realisieren lassen. Es handelt sich dabei eher um eine Volltextsuchmaschine als um eine KI. Chatbots unterstützen den HR Bereich und sorgen für Entlastung von einfachen und sich wiederholenden Anfragen zum einen von Mitarbeitenden und auch von Bewerberinnen und Bewerbern.
Wie kann HR von Chatbots profitieren?
- Der Einsatz von Chatbots sorgt Vereinfachung der Kommunikation mit dem Kunden
- Reduktion der Bearbeitung repetitiver, einfacher Anfragen bei den Mitarbeitern
- Optimierung der Interaktion mit den „Kunden“
- Verbessern der Customer/User-Experience (jederzeitige Erreichbarkeit, schnellere Antworten, geringere Wartezeiten, etc.)
Wie viel Potenzial steckt in ihnen und worauf sollte man beim Einsatz von HR-Chatbots achten?
Der Einsatz von Chatbots in der HR sorgt vor allem für Arbeitsentlastung für Mitarbeiter der Personalabteilung. Chatbots beantworten Routineanfragen beantworten, die Personaler sonst viel Zeit kosten. Parallel profitieren die Mitarbeiter*innen bzw. Bewerber*innen: rund um die Uhr werden ihre Fragen schnell, kompetent und rechtssicher beantworten. Ein enormer Zeit- und Ressourcenaufwand wird für alle Beteiligten reduziert.
- Die User-Experience: die Anforderungen von Nutzerinnen und Nutzer an den Chatbot in der Praxis und ihre letztendlichen Erfahrungen mit dem Chatbot sind der entscheidende Erfolgsfaktor.
- Niedrigschwellig erreichbar und unternehmenskonform: der Chatbot muss idealerweise niederschwellig erreichbar sein, in seiner Kommunikation der Unternehmenskultur entsprechen (zum Beispiel Duzen oder Siezen). Die Antworten müssen nicht nur klar, präzise und rechtssicher sein, sondern vor allem auch an die individuellen Gegebenheiten im Unternehmen angepasst sein.