Wie Sie in sieben Schritten Ihre passende HR-Softwareauswahl erfolgreich treffen
Sind Sie dabei oder planen, ein HR-System, ein HR-Software-Modul oder mehrere Module für Ihr Unternehmen auszuwählen? Dann haben Sie sich wahrscheinlich bereits die Frage gestellt, worauf Sie dabei besonders achten sollten.
Die Wahl eines HR-Systems ist nicht immer die einfachste: zum einen ist die Anzahl an Anbietern für HR-Software mit den unterschiedlichsten Lösungen riesig. Zum anderen kommt hinzu, dass Anpassungen des neuen Systems an die Bedürfnisse, Wünsche und Prioritäten des Unternehmens berücksichtigt und Fragen wie z. B. welche Module mit welcher Priorität geplant, welche Anbieter kommen für das jeweilige Unternehmen und Personalabteilung infrage, wie steigt man durch das schier endlos scheinende Angebot an Herstellern durch, etc. beantwortet werden sollen.
Wie gehen Sie diese Herausforderung an?
Mit diesen sieben Schritten gelangen Sie Ihrer neuen HR-Softwarelösung garantiert einen Schritt näher:
1. Zieldefinition
Starten Sie mit der Definition Ihrer Ziele und setzen Sie sich dafür mit folgenden Fragen auseinander: wo stehen Sie heute mit Ihrer Personalarbeit? Was wollen Sie erreichen? Was und wen brauchen Sie dafür? Formulieren Sie gemeinsam mit allen betroffenen Nutzern und Schnittstellen genaue Ziele und Erwartungen.
2. Prozesse
Schauen Sie sich Ihre aktuellen Prozesse an und definieren Sie, welche davon digitalisiert werden sollen? Welche könnten effizienter gestaltet werden? Wie sehen dafür die Soll-Prozesse aus? Und welche Prozesse haben Sie heute noch nicht, wollen diese aber in Zukunft anbieten?
Analoge Prozesse, die bereits effizient sind, schöpfen ihr volles Potential der Effizienzsteigerung bei der Digitalisierung aus. „Ein ineffizienter analoger Prozess, bleibt nach der Digitalisierung ein ineffizienter Prozess“, so Dr. Christian Ellrich.
3. Kernanforderungen
Nehmen Sie sich die Zeit, aus den Soll-Prozessen Kernanforderungen abzuleiten. Jedes Detail zu Funktionen, Schnittstellen etc. sollte beschrieben werden. Ein detaillierter Anforderungskatalog an eine HR-Management-Software kann bis zu über 800 Einzelanforderungen beinhalten. Um diese individuellen Anforderungen festzuzurren, ist daher eine entsprechende Ausarbeitung des Anforderungskataloges essenziell. Die Ziele des Anforderungskatalogs liegen bei zwei Schwerpunkten: Übersetzung der Anforderungen seitens Personalwesen in IT-Anforderungen, die dem Anbieter bei der Erfüllung der Anforderungen helfen und Transparenz und Vergleichbarkeit der angebotenen Lösungen zu schaffen. Um dies zu erreichen, unterscheiden wir dabei Muss-Kriterien und Kann-Kriterien. Bei den Kann-Kriterien empfehlen wir Kategorien zu erschaffen, die Wichtigkeit abbilden.
4. Marktübersicht
In diesem Schritt geht es darum, sich einen Überblick zu verschaffen, welche Anbieter und deren HR-Softwarelösungen zu Ihren Anforderungen passen. Anregungen gibt es selbstverständlich viele: auf Messen, im direkten Kontakt, etc. Bei der Recherche empfehlen wir Ihnen, eine sogenannte „Long-List“ zu erstellen, mit allen infrage kommenden Anbieter. Aus der Long-List entsteht dann im Laufe des Auswahlprozesses eine sogenannte „Short List“ mit den Anbietern, mit denen man die weiteren Prozessschritte weitergeht.
Hier ist es durchaus sinnvoll, sich externe, herstellerneutrale Unterstützung zu holen, wie z.B. Empfehlungen von unserem kostenlosen HR-Software-Auswahl-Portal als Grundlage für die nächsten Schritte zu nutzen.
5. Softwareauswahl
In diesem Schritt geht es um die Durchführung von Bieterpräsentationen. In einer Bieterpräsentation soll der Softwareanbieter sein Unternehmen und die potentiell eingesetzten Projektmitarbeiter hinsichtlich der Eignung für die gesuchten Softwarelösung vorstellen.
Vergessen Sie hier diese drei wichtigen Punkte nicht:
a) Lassen Sie sich nicht nur Referenzen nennen, sondern rufen Sie tatsächlich die Referenzen an und tauschen Sie sich zu den Erfahrungen mit dem Anbieter aus. „Neben dem Anforderungskatalog ermöglichen es die Gespräche mit bereits produktiv tätigen Nutzern, die tatsächliche Leistungsfähigkeit des Softwareherstellers zu beurteilen“, empfiehlt Dr. Ellrich.
b) Prüfen Sie das “Service-Level-Agreement“ und haben dabei besonderen Augenmerk auf Reaktionszeiten und Angaben zu Verantwortlichkeiten (was leistet der Anbieter, was leistet die eigene Unternehmens-IT-Abteilung, etc.).
c) Nach jeder Präsentationen führen Sie Bewertungen der jeweiligen Präsentation durch, um zum Zeitpunkt der Entscheidung objektiv vergleichen zu können.
6. Machbarkeit
Prüfen Sie die Machbarkeit mit den letzten beiden infrage kommenden Anbietern, um diesen noch einmal auf den Zahn zu fühlen und sich komplexere Themen wie Schnittstellen und Spezialfunktionalitäten sehr detailliert zeigen zu lassen. Nur so können Sie bewerten, mit welchem Aufwand Sie bei der Einführung der HR-Software für die eigenen Mitarbeiter und Schnittstellen rechnen müssen, wie stark die unternehmenseigene IT eingebunden werden muss, was ggf. noch „dazu gebaut“ werden muss, weil das Standardangebot des Anbieters die Anforderungen nicht erfüllt, etc.
Hier bietet es sich ggf. an – je nach Umfang des Projektes – einen Machbarkeitsworkshop durchzuführen, um an diesem entscheidenden Punkt die entsprechende Transparenz im direkten Vergleich der letzten Anbieter zu erlangen.
7. Entscheidungsfindung
Die Entscheidung ist oftmals im Laufe des Prozesses der schwierigste Schritt. Und sollte nicht aus dem Bauch heraus getroffen werden. Es geht hier auch nicht darum, welcher HR-Software Anbieter das günstigste Angebot hat, sondern welcher Anbieter am besten Ihre ursprünglich in ersten Schritt formulierten Erwartungen, Ziele und Kernanforderungen aus dem Anforderungskatalog erfüllt. Nehmen Sie sich idealerweise auch die Zeit, um einen Business Case aufzubauen. Da sehen Sie dann schwarz auf weiß, wie viel Zeit Sie durch die neue HR-Software einsparen können und welche Ressourcen frei werden.
Es wächst Ihnen alles über den Kopf? Holen Sie sich Unterstützung!
Die Auswahl einer geeigneten HR-Software ist keine einfache Aufgabe. Mit den richtigen Informationen und einem klaren Plan kann es ein erfolgreiches Unterfangen sein. Indem Sie sich die Zeit nehmen, die verschiedenen Optionen zu vergleichen und herauszufinden, welche am besten zu Ihren Bedürfnissen passt, können Sie sicherstellen, dass Sie die bestmögliche Wahl für Ihr Unternehmen treffen und am meisten in Ihrer alltäglichen Arbeit profitieren.
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