Entgeltabrechnung – Prozessoptimierung für erhöhte Effizienz

Reduzieren Sie Ihren Aufwand in der Entgeltabrechnung

Die Entgeltabrechnung kann ein sehr aufwändiger Prozess sein und die Kräfte Ihrer Personalabteilung über die Maßen binden. Um diese Kräfte wieder frei zu setzen und mehr Freiraum für wertschöpfende Tätigkeiten zu schaffen, benötigen Sie für Ihre Entgeltabrechnung stimmige Prozesse, einem möglichst hohen Digitalisierungsgrad und bi-direktional funktionierende HR-IT-Systeme. Dazu zählen etwa Systeme für Zeitwirtschaft und Dienstplanung sowie ein stabiles und modernes Abrechnungssystem.

Deshalb ist es ratsam, eine IST-Analyse der Prozesse Ihrer Lohnabrechnung durchzuführen. Dazu gehören für uns sämtliche vorgelagerte Prozesse der Entgeltabrechnung – beispielsweise Vertragserstellung oder Zeitwirtschaft – genauso wie alle vor- und nachbereitenden entgeltrelevanten Tätigkeiten. Daher führen wir unsere Workshops regelmäßig sowohl mit Abrechnungsspezialisten, als auch mit allen weiteren vom Prozess betroffenen Mitarbeitern der Personalabteilung durch. Dadurch entdecken wir sehr schnell und zielsicher den Optimierungsbedarf in Zeit-, Daten- und Fehlzeitenmanagement sowie in allen weiteren Teilen der Prozesskette der Gehaltsabrechnung.

Nutzen Sie bereits alle Funktionen Ihres Systems für Entgeltabrechnung?

Der analysierte Optimierungsbedarf wird entsprechend aufgegriffen: Gemeinsam erarbeiten wir erste Verbesserungsideen und Maßnahmen, die wir anschließend in eine neue, funktionierende Prozesskette für Ihre Lohnabrechnung überführen. Beispielsweise erleben wir es häufig, dass im Personalmanagement Arbeitszeiten von Arbeitnehmern in Excel-Tabellen gepflegt, angeliefert und von den Entgeltsachbearbeitern manuell erfasst werden. Diese Tätigkeiten könnten in der Personalabteilung jedoch zu einem großen Teil automatisiert werden.

Aus diesem Grund werden in unserem Workshop nicht nur Arbeitsweisen, sondern auch Arbeitsmethoden sowie die vorhandene Software der Arbeitgeber analysiert. In vielen Fällen werden die eingesetzten HR-IT-Systeme, wie etwa das Abrechnungsprogramm, nicht vollumfänglich genutzt. Diese können daher einfach und schnell angepasst werden. Mit unserer langjährigen Erfahrung in der Auswahl und Einführung von HR Systemen unterstützen wir Ihre Personalabteilung bei der Optimierung der eigenen oder bei der Auswahl neuer Software.

Schon allein durch kleine HR-Tools für den Arbeitsalltag können wir häufig – unabhängig von den eingesetzten „großen“ HR-IT-Systemen – den Digitalisierungsgrad deutlich erhöhen und damit dringend benötigten Freiraum schaffen.

Ihr Anliegen – unsere Lösung

Der manuelle Erfassungsaufwand im Rahmen der Entgeltabrechnung ist extrem hoch, der Digitalisierungsgrad jedoch niedrig? Sie erfassen noch bis kurz vor dem Abrechnungslauf kritische Änderungen in der Lohn- und Gehaltsabrechnung – und wollen eigentlich schon lange ein Vier-Augen-Prinzip in Ihrem internen Kontrollsystem einführen?

Aufgrund unserer langjährigen Erfahrung in der Durchführung von Entgeltabrechnungen wissen wir genau, wo wir gemeinsam mit Ihren Abrechnern anpacken müssen. Insbesondere die Belegqualität in der Anlieferung der Daten durch die Fachbereiche spielt dabei eine große Rolle. Wir setzen mit Ihnen an zwei Punkten an: Einerseits optimieren wir die Prozesse im Sinne einer verursachungsgerechten Verantwortung, und andererseits digitalisieren wir diese in einem angemessenen Umfang – beispielsweise durch die Automatisierung bisher händisch eingegebener Stundenzettel. So gelingt es, manuelle Eingaben deutlich zu reduzieren.

Trauen Sie sich: Die Einführung eines internen Kontrollsystems muss nicht unbedingt mit deutlich höheren Kontrollaufwand einhergehen. Führen Sie ein Vier-Augen-Prinzip mit der nötigen Umsicht ein und beachten dabei die kundenindividuellen Spezifika, kann dies ein gutes Instrument zur internen Qualitätsverbesserung sein ­ bei angemessenem Aufwand!

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    Ihr Ansprechpartner:

    Dr. Christian Ellrich

    Geschäftsführer

     

    18 Jahre Erfahrung in der HR-Prozessoptimierung

     

    Die Personalarbeit wird sich in den nächsten Jahren radikal verändern und dabei wird auch das Thema Innovation eine wichtige Rolle spielen.

     

    +49 911 13 13 13 - 10
    info@ellrich-kollegen.de

     

    Welche Vorteile hat die interne Entgeltabrechnung über eine Software?

     Entgelt-, Lohn- oder Gehaltsabrechnung intern und mit Software durchzuführen hat viele Vorteile:

    • Abrechnung ohne Chaos: wenn die Software zu Ihren Prozessen passt, können Sie sich von Excel-Listen und Chaos bei den Daten verabschieden
    • Kostenüberblick: die interne Abrechnung Anbieter nehmen Ihnen zwar die Arbeit ab, lassen sich diesen Service aber auch entsprechend vergüten. Selbst mit Software bleibt die interne Entgeltabrechnung die günstigere Alternative.
    • Immer gesetzeskonform unterwegs: Anbieter aktualisieren ihre Software bei jeder Gesetzesänderung – ohne Mehr-/Kostenaufwand für Sie.
    • Datenschutz- und gesetzeskonform: sensible Daten Ihrer Mitarbeiter bleiben bei Ihnen und zwischen Stakeholdern hin- und hergeschickt werden.
    • Mehr Transparenz: Sie können jederzeit Anpassungen vornehmen und ggf. Fragen Ihrer Mitarbeiter schneller beantworten. Mehr Durchblick und gleichzeitig kompetenter Ansprechpartner für Ihre Mitarbeiter*innen. 
    • Mehr Flexibilität: Zudem sind Sie nicht an die Zeitplanung externer Anbieter gebunden und können die Entgeltabrechnung zu jeder Zeit vorbereiten.
    Muss der Arbeitgeber eine Entgeltabrechnung erstellen?

    Sie sind als Arbeitgeber gemäß §108 GewO verpflichtet, jedem Mitarbeiter eine Entgeltabrechnung zur Verfügung zu stellen. Laut Gesetz heißt es “dem Arbeitnehmer ist bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen”.