Eine effiziente Abwicklung von Geschäftsprozessen ist kein Zufall, sondern das Ergebnis einer sorgfältigen Ablauforganisation. Wenn es beispielsweise darum geht, ein neues Auto herzustellen, müssen zahlreiche Teile zusammengesetzt werden. Dabei ist die reibungslose Koordination dieser Arbeitsschritte ist entscheidend.
Definition und Bedeutung der Ablauforganisation
Der Begriff der Ablauforganisation definiert demnach sämtliche Prozesse innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation: wann, wo und in welcher Reihenfolge die Arbeitsschritte ausgeführt werden müssen, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Das Ziel besteht darin, die Zusammenarbeit aller Beteiligten zu optimieren und die Effizienz kontinuierlich zu steigern, indem Zeit- und Kostenfaktoren reduziert und dabei die Qualität sichergestellt wird.
Immer häufiger werden synonym zum Begriff „Ablauforganisation“ auch Bezeichnungen wie Prozessmanagement oder Workflow-Management verwendet.
Darstellung und Abgrenzung zur Aufbauorganisation
Die grafische Darstellung solcher Ablauforganisationen erfolgt oft in Form von Flow-Charts, in denen einzelne Arbeitsschritte durch Kästchen repräsentiert und durch Pfeile verbunden werden, um die Abfolge darzustellen. Diese Diagramme können bei komplexen Prozessen groß und unübersichtlich werden. Verschiedene Gestaltungsmöglichkeiten wie die Verwendung von verschiedenen Formen und Farben helfen dabei, sie lesbarer zu machen.
Im Gegensatz zur Aufbauorganisation, die die Struktur und Hierarchie eines Unternehmens festlegt, regelt die Ablauforganisation die konkrete Zusammenarbeit der verschiedenen Stellen. Sie definiert vier wesentliche Aspekte der Zusammenarbeit:
- Die Arbeitsinhalte:
Was genau muss mit welchen Mitteln gemacht werden? - Die Arbeitszeit:
Wann genau muss der Arbeitsschritt durchgeführt werden – nach welchen vorherigen Arbeitsschritten? Wie lange darf der Arbeitsschritt dauern und bis wann muss er abgeschlossen sein? - Der Arbeitsraum:
Wo wird der jeweilige Arbeitsschritt durchgeführt? Wie werden die einzelnen Arbeitsstationen zueinander angeordnet? - Die Arbeitszuordnung:
Wer führt den jeweiligen Arbeitsschritt aus – Einzelpersonen oder Gruppen?
WICHTIG: Es sollten nicht nur die einzelnen Prozessketten in der Ablauforganisation betrachten. Es ist auch Aufgabe, die Zusammenhänge zwischen allen Prozessen zu analysieren.
Ziele und Optimierung der Ablauforganisation
Die Ziele der Ablauforganisation lassen sich kurz zusammenfassen: Abläufe optimieren, um die Kosten zu senken und die Ergebnisse zu verbessern. Doch wie kann dies erreicht werden?
- Modellierung: Die Ablauforganisation ermöglicht es, die vielen und komplexen Abläufe in Ihrem Unternehmen zu überblicken und zu verstehen – sowohl durch visuelle Darstellungen, als auch durch genaue Dokumentationen. Nur durch solche Methoden können Sie neue Prozesse effizient gestalten oder bestehende analysieren und verbessern. Die Gestaltung von Prozessen und Prozessketten bezeichnet man als Modellierung.
- Standardisierung: Die Prozesse müssen nicht nur auf dem Papier existieren. Es muss sichergestellt werden, dass die Prozesse auch in der täglichen Arbeit umgesetzt werden und, dass jeder Arbeitsschritt auf die effizienteste Weise durchgeführt wird, nämlich nach Ihrem definierten Standardprozess.
- Automatisierung: Technologische Entwicklungen der letzten Jahre ermöglichen es, Arbeitsschritte und ganze Prozesse immer stärker zu automatisieren – also sie komplett durch Software oder Roboter durchführen zu lassen. Eine gelungene Ablauforganisation bildet auch die Basis für die Automatisierung. Doch nur effiziente Standardprozesse lassen sich sinnvoll automatisieren.
Durch die kontinuierliche Analyse und Optimierung der Prozesse können Unternehmen
- ihre Kapazitäten optimal nutzen,
- Abläufe beschleunigen,
- Kosten senken und
- die Qualität ihrer Produkte verbessern.
Darüber hinaus trägt eine effektive Ablauforganisation dazu bei,
- Arbeitsbedingungen zu verbessern,
- Störungen zu reduzieren und
- Liefertermine einzuhalten.