Sie kehren geschäftlich aus dem Ausland zurück und werden mit einem unerwarteten Bußgeld konfrontiert – eine unangenehme Überraschung! Wie konnte das passieren? Ganz einfach: Sie hatten keine A1-Bescheinigung dabei. Seit Mitte 2019 sind Arbeitgeber verpflichtet, dieses Dokument jedem Mitarbeiter auszustellen, der geschäftlich ins EU-Ausland reist.
Die A1-Bescheinigung ist ein Instrument zur Eindämmung von Sozialbetrug und Lohndumping innerhalb der EU. Klingt vernünftig, nicht wahr? Leider hat sich die A1-Bescheinigung, die Arbeitnehmer im EU-Ausland benötigen, um ihren Sozialversicherungsstatus nachzuweisen, in ein komplexes bürokratisches Gebilde verwandelt. Ein Gebilde, das mit empfindlichen Bußgeldern genährt wird.
Obwohl die EU-Verordnung, die die A1-Bescheinigung regelt, bereits seit 2010 existiert, erfolgt ihre konsequente Umsetzung erst seit Januar 2019. Die Überwachung von Arbeitnehmern, Managern und Selbstständigen auf Dienstreisen nimmt zu, und einige Länder verhängen strenge Strafen für Verstöße. Arbeitgeber können schnell mit mehreren tausend Euro zur Kasse gebeten werden.
Was passiert jedoch, wenn Sie ohne Nachweis erwischt werden? In solchen Fällen drohen Bußgelder oder sogar der Ausschluss von Messeveranstaltungen und Arbeitsstätten.
Besonders in Frankreich, Österreich, die Schweiz und Rumänien verstehen die Behörden keinen Spaß.
- Österreich verhängt Bußgelder zwischen 1.000 und 10.000 Euro, sowohl gegen den Arbeitgeber als auch gegen den Mitarbeiter.
- Wird ein Mitarbeiter in Frankreich ohne A1-Bescheinigung erwischt, muss dieser immerhin 3.269 Euro blechen.
- Andere Länder erheben stattdessen Sozialversicherungsbeiträge – und zwar für jeden Tag des beruflichen Auslandsaufenthalts.
- Auch Zutrittsverbote zu Messegeländen und Arbeitsstätten sind eine beliebte Maßnahme, um Mitarbeiter ohne Bescheinigung abzustrafen.
Aber was genau ist die A1-Bescheinigung? Wenn ein Arbeitnehmer aus Deutschland vorübergehend im europäischen Ausland tätig ist – sei es für eine Schulung, eine internationale Besprechung oder eine Messe – könnten theoretisch Sozialversicherungsbeiträge im Gastland fällig werden. Da der Arbeitnehmer jedoch bereits im Heimatland versichert ist, wäre eine doppelte Beitragszahlung unfair. Deshalb dient die A1-Bescheinigung als Nachweis dafür, dass der Arbeitnehmer bereits Beiträge in einem anderen Staat entrichtet. Dies macht die Regelung gerechter, führt jedoch auch zu einem erheblichen administrativen Aufwand. Denn selbst kürzeste Dienstreisen ins EU- oder EFTA-Ausland erfordern eine A1-Bescheinigung.
WICHTIG: Egal, ob es sich um einen kurzfristigen Termin, ein spontanes Meeting oder eine schnelle Fahrt mit dem Firmenwagen über die Grenze handelt – ohne eine gültige A1-Bescheinigung riskieren Sie einen Verstoß.
Im Allgemeinen müssen Personalabteilungen die Bescheinigung ausstellen, wenn Mitarbeiter bis zu 24 Monate geschäftlich im europäischen Ausland tätig sind.
Die Beantragung der A1-Bescheinigung ist jedoch nicht mit manuellem Papierkram verbunden. Arbeitgeber sind vielmehr verpflichtet, den Antrag elektronisch zu stellen, entweder über ein gängiges Lohnabrechnungsprogramm oder online. Dabei gilt: Je früher, desto besser.
WICHTIG: Die A1-Bescheinigung muss für jedes Land und jede Dienstreise separat beantragt werden. Ausnahmen gelten für Mitarbeiter, die regelmäßig (mindestens ein Tag im Monat oder fünf Tage pro Quartal) in zwei oder mehr EU bzw. EFTA-Ländern tätig sind. Hierbei ist es möglich bei der Deutschen Verbindungsstelle Krankenversicherung Ausland eine Art dauerhafte Bescheinigung zu beantragen.
Tipp: Viele moderne HR-Softwarelösungen bieten integrierte Workflows für das Beantragen der A1-Bescheinigung – das spart Zeit, reduziert Fehler und stellt sicher, dass gesetzliche Vorgaben eingehalten werden.