Der Alltag vieler Unternehmen beinhaltet die regelmäßige Datenerhebung. Ob im Marketing, Vertrieb oder anderen Abteilungen, Datenanalysen werden durchgeführt, um Verbesserungen zu erzielen. Auch im Bereich des Personalwesens hat sich HR-Analytics als etablierte Methode erwiesen. Bei der Auswertung von Daten im Rahmen von HR-Analytics ist jedoch besondere Vorsicht in Bezug auf den Datenschutz geboten. Erfahren Sie hier, wie Sie HR-Datenanalysen erfolgreich und sicher durchführen können und welche HR-Analytics-Methoden sich dafür am besten eignen.
Was ist HR-Analytics? Eine Definition
HR-Analytics bezeichnet den Prozess, bei dem Unternehmen HR-bezogene Daten sammeln, analysieren und organisieren, um fundierte Entscheidungen in Bezug auf ihre Personalarbeit zu treffen. Jede Personalbteilung verfügt bereits über die erforderlichen Daten, um eine effiziente HR-Datenanalyse durchzuführen. In der Regel werden diese Daten aus verschiedenen Quellen bezogen, wie zum Beispiel aus Personalakten, Lohnabrechnungen oder erfassten Arbeitszeiten. Allerdings verwalten viele Personalabteilungen diese HR-Kennzahlen lediglich, anstatt sie zu analysieren und zu interpretieren. Erst durch eine gründliche Analyse und Interpretation können Personalverantwortliche interne Zusammenhänge erkennen und ihre HR-Prozesse optimieren. HR-Analytics liefert auch unschätzbare Dienste für das Personalcontrolling.
Woher stammen die Daten für HR-Analytics?
Die Daten für HR-Analytics stammen aus verschiedenen Quellen, darunter:
- Umfragen: Durch die Durchführung von Mitarbeiterumfragen können wichtige Daten für die Analyse gewonnen werden.
- HR-Data-Software: Spezielle Softwarelösungen für HR-Datenmanagement liefern wichtige Kennzahlen und Informationen.
- Tools zur Produktivitätsmessung
- Sonstige Software aus den Fachabteilungen: Daten aus anderen Abteilungen, wie beispielsweise aus CRM-Systemen, können ebenfalls für HR-Analytics genutzt werden.
- Benchmark
Allerdings sind die HR-Daten allein nur begrenzt aussagekräftig. Erst durch die Aufbereitung und Zusammenführung der Daten ergeben sich wertvolle Erkenntnisse für das Personalwesen.
Wie funktioniert HR-Analytics?
Der Prozess von HR-Analytics besteht aus vier Schritten:
1. Datenerfassung
Definieren Sie die Leistungskennzahlen (KPIs), die Sie im HR-Analytics-Prozess vergleichen möchten. Typische KPIs können sein: Anzahl eingegangener Bewerbungen, Qualität des Recruiting-Kanals, Rekrutierungsrate, Krankheitsquote, Fluktuationsrate, Mitarbeiterzahl, Servicequote, Betreuungsquote etc.
Um die Datenerfassung zu erleichtern, kann die Einführung eines Berichtssystems empfehlenswert sein. Eine Personalcontrolling-Software bietet sich dafür besonders an, da sie die Erfassung, Organisation und Archivierung von HR-Daten ermöglicht.
Datenüberwachung und -messung
Setzen Sie die erfassten Kennzahlen in den entsprechenden Kontext. Vergleichen Sie die gesammelten HR-Daten mit den definierten KPIs. Es ist wichtig, dass Sie die neuen HR-Daten über einen längeren Zeitraum konsistent überwachen.
2. Datenanalyse
Untersuchen Sie die gesammelten Daten, um spezifische Trends und kritische Entwicklungen zu erkennen und gegebenenfalls präventive Maßnahmen zu ergreifen. Es gibt drei Hauptmethoden zur Analyse von HR-Daten:
Deskriptive Analyse: Diese Methode konzentriert sich auf die Auswertung historischer Daten, um Erkenntnisse zu gewinnen.
Prädiktive Analyse: Mithilfe statistischer Modelle werden historische HR-Daten analysiert, um potenzielle zukünftige Risiken zu identifizieren.
Präskriptive Analyse: Diese Methode versucht, basierend auf den Analyseergebnissen, die Auswirkungen auf das Unternehmen abzuschätzen.
3. Schlussfolgerungen ziehen und Maßnahmen umsetzen
HR-Analytics ist erst dann sinnvoll, wenn Sie aufgrund der analysierten Kennzahlen Schlussfolgerungen ziehen und entsprechende Maßnahmen ergreifen. Dadurch können Sie beispielsweise hohe Recruiting-Kosten oder Fluktuationsraten vermeiden.
Die kontinuierliche Messung und Auswertung von HR-Daten ist ein fortlaufender Prozess. Für größere Unternehmen kann es sinnvoll sein, einen HR-Data-Analysten einzustellen oder einen Mitarbeiter der Personalabteilung mit dieser Rolle zu betrauen. Aber auch kleinere und mittlere Unternehmen können von der Analyse ihrer Big Data profitieren. Mit Hilfe einer HR-Analytics-Software können sie auch ohne spezielle HR-Data-Analysten große Datenmengen effizient auswerten.
Was sind die Ziele von HR-Analytics?
Die Nutzung und Auswertung von Mitarbeiterdaten im Rahmen von HR-Analytics unterstützt zwei Hauptziele im HR-Bereich:
1. Steigerung der Mitarbeiterproduktivität
Identifizierung von Engpässen und Verbesserungspotenzialen in den Arbeitsabläufen.
Erkennung von Schulungsbedarf und gezielte Weiterbildungsmaßnahmen.
Förderung einer positiven Arbeitsumgebung und Mitarbeiterzufriedenheit.
2. Senkung der Fluktuationsrate im Unternehmen
Identifikation von Gründen für Mitarbeiterkündigungen und Entwicklung von Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung.
Früherkennung von Unzufriedenheit und Entwicklung von Strategien zur Mitarbeitermotivation.
Optimierung des Onboarding-Prozesses, um neue Mitarbeiter langfristig zu binden.
Diese übergeordneten Ziele können in zahlreiche Unterziele unterteilt werden, die spezifische Bereiche der Personalarbeit abdecken.
Wo können Sie HR-Analytics einsetzen?
Die gesammelten und analysierten HR-Daten können in verschiedenen Bereichen des Personalmanagements eingesetzt werden, um fundierte Entscheidungen zu treffen und Prozesse zu optimieren:
- HR-Analytics im Recruiting: Identifizierung der effektivsten Recruiting-Kanäle und Optimierung der Bewerberqualität.
Analyse von Bewerbungsdaten, um den Bewerbungsprozess effizienter zu gestalten. - HR-Analytics in der Mitarbeiterverwaltung: Auswertung von HR-Daten wie Überstunden, Krankheitstage und Mitarbeiterleistung.
Erfassung von Mitarbeiterinformationen wie Alter, Betriebszugehörigkeit und Karriereverlauf. - HR-Analytics im Talent Management: Identifikation von Talenten und Potenzialträgern im Unternehmen.
Erfassung von Weiterbildungsbedarf und Planung von gezielten Entwicklungsmöglichkeiten.
Beachten Sie den Datenschutz bei der Nutzung von HR-Analytics
Bei der Nutzung von HR-Analytics ist der Datenschutz ein wichtiger Aspekt. Personenbezogene Daten unterliegen dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Daher sollten Datenschutzbeauftragte und der Betriebsrat in den Prozess einbezogen werden.
Was ist der Unterschied zwischen HR-Analytics und People Analytics?
Die Begriffe HR-Analytics und People Analytics werden oft synonym verwendet. Sie unterscheiden allerdings voneinander:
HR-Analytics zielt darauf ab, Prozesse innerhalb der Personalabteilung zu analysieren und zu optimieren. People Analytics hingegen beschäftigt sich direkt mit den einzelnen Mitarbeitern und ihren Bedürfnissen.People Analytics beinhaltet ebenfalls wichtige Kennzahlen wie Krankheitstage, Mitarbeiterzahl oder Mitarbeiterbindung. Allerdings betrachtet es diese im Hinblick auf den individuellen Mitarbeiter. Dadurch können Führungskräfte bessere Entscheidungen im Umgang mit ihren Mitarbeitern treffen und deren Bedürfnissen besser gerecht werden.