Der Dauerbrenner erlebt den endgültigen Durchbruch

Seit vielen Jahren ein echter Dauerbrenner: die digitale Personalakte. Manch einer sah die elektronische Aktenführung bereits als „One-Hit-Wonder“. Doch in der Krise zeigt sich: erst jetzt erfährt die digitale Personalakte ihren endgültigen Durchbruch.

Haben Sie schon einmal berechnet, wie viele Arbeitsstunden Ihre Mitarbeiter für die Ablage von Personalakten benötigen? Je nach Größe eines Unternehmens kommen gerne mal 500-600 Stunden für die Ablage zusammen. Und diese Akten müssen irgendwo aufbewahrt werden, es entstehen also wiederum Kosten für die Lagerhaltung. „Die aktuell verfügbaren Lösungen für die digitale Personalakte haben nach unseren Erfahrungen eine hohe technische Reife und bieten enormen Bedienkomfort“, bestätigt Dr. Christian Ellrich, Geschäftsführer von Ellrich & Kollegen. „Die digitale Personalakte sorgt für einen Produktivitäts- und Motivationsschub bei den Mitarbeitern und bietet abteilungsübergreifend enorme Transparenz“.

Die aktuelle Lage: ausbaufähig!

Doch wie ist die Lage im Markt? Aktuellen Studien zufolge nutzen knapp 30 % der Unternehmen keine spezielle Software für ihr Personalmanagement und arbeiten mit manuellen Methoden wie Excel-Tabellen, E-Mail oder händisch. Viele Betriebe haben eine Teildigitalisierung vorgenommen, was bedeutet, dass manche Daten nach wie vor in Papierform vorliegen. Die meisten nutzen aber doch eine Software, und sei es Excel, zur Unterstützung ihrer Personalprozesse. Eine aktuelle Studie des Branchenverbands Bitkom zeigt, dass auch der Mittelstand längst in die Digitalisierung seiner Geschäftsprozesse investiert.* So interessieren sich 54% der Unternehmen mit 20 bis 499 Mitarbeitern für die elektronische Aktenführung. „Der Hauptgrund für die bisherige Zurückhaltung in Sachen digitale Personalakte liegt, trotz der immensen Vorteile der elektronischen Aktenführung, in der Angst vor hohen Kosten begründet. Viele Unternehmen berichten zudem von Schwierigkeiten bei der Anpassung an die eigenen Prozesse oder grundsätzlich bei der Implementierung,“ erläutert Dr. Christian Ellrich.

Es bleibt alles anders: die Krise als Chance

In der Krise, in der der Großteil der Unternehmen flugs auf digitale Kommunikationsmittel und Home Office umstellte, zeigte sich der Vorteil digitaler Lösungen in der Personalarbeit. Denn Arbeitnehmer in Personalabteilungen, die aus dem Home Office heraus arbeiten, müssen jederzeit Zugriff auf die Personalakten haben. Gerade bei verteilt arbeitenden Teams ist der jederzeit softwaregestützte Zugriff auf die Personalakten und weitere Informationen ein Pluspunkt für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Unter dem Aspekt des Infektionsschutzes lässt sich zudem der Publikumsverkehr in der Personalabteilung deutlich reduzieren.

Reibungsloses und effizientes Arbeiten mit der elektronischen Personalakte

Was bedeutet nun die Arbeit mit einer digitalen Personalakte? Diese Art zu arbeiten bietet viele Vorteile. Sie bedeutet deutlich weniger Zeitaufwand für die Mitarbeiter. Denn Wege zu Aktenschränken, zeitaufwändige Suche nach Schriftstücken oder das Erstellen papierhafter Kopien entfallen. Die meisten Arbeitsabläufe können medienbruchfrei durchgeführt werden, so dass deutlich weniger Papier in den Personalabteilungen anfällt. Benötigte Dokumente, wie beispielsweise Bescheinigungen oder Ähnliches, lassen sich schnell und unbürokratisch von überall ausstellen.

Die digitale Personalakte ist jederzeit über die Software für die berechtigen Personen verfügbar. Die Personalakten müssen nicht mehr aus der Hand gegeben werden. Führungskräfte eines Unternehmens können beispielsweise für wichtige Mitarbeiter-Gespräche Einsicht in die Akte nehmen, um Zertifikate, Bescheinigungen und Qualifikationen einzusehen. Wenn im Gespräch die Notizen digital in der Personalakte abgelegt werden, stehen sie auch bei späteren Reviews wieder zur Verfügung – und gehen nicht in einer Lose-Blatt-Sammlung verloren. Unter Datenschutz und Sicherungsaspekten können keine Unterlagen mehr beschädigt oder Dokumente verloren gehen.

Das A und O für die Einführung der digitalen Personalakte: Aktenprozesse sowie Aktenstrukturen analysieren und optimieren

Ähnlich wie bei der Einführung eines Personalmanagementsystems ist auch für die Einführung der digitalen Personalakte die Prozessoptimierung eine wichtige Voraussetzung. Gerade Fragen wie der künftige Umgang mit bereits digitalisierten Papierdokumenten und wie die Digitalisierung der Akten vorgenommen wird, sind eindeutig und mit klaren Vorgaben zu beantworten.

Bevor eine Software für die elektronische Personalakte eingeführt wird, sollte im Rahmen einer Bestandsanalyse der aktuelle Prozessablauf für die papierhaften Personalakten ermittelt werden. „Oft wird über mangelnde Anpassbarkeit einer Software auf die eigenen Prozesse geklagt“, berichtet Dr. Ellrich. „Dabei sind die eingefahrenen Prozesse vielleicht schon länger nicht mehr für eine effiziente Personalarbeit ausgelegt. Wir erleben in unseren Projekten oft den „Aha-Effekt“ bei allen Beteiligten, wenn gemeinsam ein optimaler Prozess für die digitale Personalakte erarbeitet wird.“

Wichtig für den späteren Erfolg und auch die Akzeptanz der digitalen Personalakte ist es, die Aktenprozesse, die vorhandene Aktenstruktur und das bisherige Dokumentenmanagement auf den Prüfstand zu stellen.

Auf dieser Basis erfolgt im Anschluss eine neue Konzeption, die den künftigen Strukturen und Prozessen Rechnung trägt und die auf die Arbeit mit der neuen Software zugeschnitten ist.

Einen weiteren Punkt gilt es zu beachten. Der Aufwand für die Digitalisierung der Papierakten ist bei der Einführung einer digitalen Personalakte nicht zu unterschätzen. Dieser Prozess beansprucht einen erheblichen Anteil des Projektes. Die eigentliche Digitalisierung kann durch das Unternehmen selbst oder durch einen externen Dienstleister übernommen werden.

Unerlässlich ist es, vor der Digitalisierung eine Entscheidungsfindung darüber, wie künftig mit Papierdokumenten umgegangen werden soll oder wie aufgrund rechtlicher Vorgaben damit umgegangen werden muss. Beispielsweise wann sollen bzw. müssen Verträge, Kündigungen, Zertifikate, etc. nach der Digitalisierung vernichtet, aufbewahrt oder an den MA zurückgegeben werden. „Es zeigt sich in unseren Projekten immer wieder, dass nur klare Vorgaben erfolgversprechend sind. Fehlen diese, führt dies unweigerlich zu Schatten- oder Rumpfakten, die nicht nur aus datenschutzrechtlichen Gründen bedenklich sind“, erklärt Dr. Ellrich.

Thema Schattenakten: Datenschutz muss sein

Manch eine Führungskraft könnte geneigt sein, Kopien der Akten für den eigenen Gebrauch anzufertigen. Aus Datenschutzgründen ist dieses Thema nicht zu vernachlässigen. Auch hier ist eine eindeutige firmeninterne und schriftlich formulierte „Richtlinie“ zwingend erforderlich. Es empfiehlt sich, dazu eine Betriebsvereinbarung abzuschliessen.

„Ziel muss es sein, manuelle Aufwände und Fehler zu reduzieren. Nur dann ist am Ende mehr Zeit für echte und wertschöpfende Personalarbeit geschaffen worden“, resümiert Dr. Christian Ellrich.

Hier finden Sie unsere Checkliste zur digitalen Personalakte.

Wenn Sie mehr über das Vorgehen bei der HR-Software Auswahl wissen wollen informieren Sie sich hier

*Studie Digital Office im Mittelstand 2019, Bitkom