Datenliebe: Das Erfolgsgeheimnis von People Analytics

14.11.2024

Plötzlich verändert sich die Zusammensetzung des Teams: Erfahrene Know-how-Träger verabschieden sich in den wohlverdienten Ruhestand, entscheiden sich für Elternzeit oder werden von anderen Unternehmen abgeworben. Für die Personalabteilung bedeutet das eine Chance und Herausforderung zugleich – wie lässt sich die entstandene Lücke gezielt und zukunftssicher füllen? Mit People Analytics bleiben solche Magenschmerz-Szenarien für Personaler aus, denn statt aufs Bauchgefühl stellen Datenanalyse und Faktenorientierung HR-Entscheidungen auf ein solides, zukunftsfähiges Grundgerüst. Erstaunlich zuverlässig lässt sich datengestützt voraussagen, wie sich Mitarbeitende verhalten werden, Zusammenhänge mit einzelnen Maßnahmen und Konditionen treten deutlich zutage und Trends können rechtzeitig ausfindig gemacht werden.

Worum es sich bei People Analytics genau handelt, welche Ziele es verfolgt, welche wichtigen Vorteile es mit sich bringt und wie Unternehmen mit Hilfe von digitalen Analysemethoden ihre personenbezogenen Daten in der Praxis gewinnbringend einsetzen können, lesen Sie in diesem Artikel.

Definition: Was ist People Analytics?

Sind die Mitarbeitenden zufrieden? Wie steht es um die Zusammenarbeit im Team? Wo liegen die Schwachpunkte, die HR-seitig unbedingt angepackt werden sollten? Wer Antworten auf essenzielle Personalfragen sucht, der sollte seine personenbezogenen Informationen durchleuchten. Genau das tut People Analytics als enorm wirksames Tool aus dem Instrumentenkasten des Personalmanagements: Indem Daten aus verschiedenen Quellen des Unternehmens mit Mitarbeiterdaten kombiniert werden, lassen sich fundierte, weil datengestützte Entscheidungen fällen.

Good to know: Der Unterschied zwischen People Analytics, HR Analytics und Personalcontrolling

Alles dreht sich um personenbezogene Daten – aber wie lässt sich People Analytics eigentlich genau von Personalcontrolling abgrenzen? Ganz einfach: Bei People oder Workforce Analytics geht es um mehr als HR-Fakten zu dokumentieren oder relevante Kennzahlen zu tracken. Während im Personalcontrolling normalerweise der IST-Zustand gecheckt und vergangene Ereignisse im Sinne des Berichtswesens für das Management betrachtet werden, stehen bei People Analytics konkrete Fragestellungen im Vordergrund, die mit digitalen Lösungen und smarter Datenanalyse beantwortet werden können. Trotzdem sind beide Bereiche eng verzahnt, schließlich benötigt People Analytics die aufbereiteten Fakten des Personalcontrollings – verknüpft mit weiteren Unternehmensdaten – als Grundlage, um Verhaltensmuster und Zusammenhänge ausmachen sowie Hypothesen für personalbezogene Entwicklungen der Zukunft aufstellen zu können. Diese Big Data-Zukunftsszenarien bilden letztlich das faktenbasierte Rückgrat sämtlicher Personalentscheidungen.

Auch die Begriffe HR Analytics und People Analytics sind keineswegs synonym zu verwenden. Ebenso wie beim Vergleich Personalcontrolling vs. People Analytics handelt es sich zwar um Bereiche mit Überschneidungspunkten, jedoch unterscheiden sie sich im Detail. Während HR Analytics vordergründig operativ, auf Basis interner HR-Daten und KPIs daran feilt, wie Human Ressources-Prozesse effizienter und optimierter gestaltet werden können, geht People Analytics darüber hinaus und zieht weitaus vielfältigere, durchaus auch externe Datenquellen für strategische Überlegungen heran. Denn schließlich zielt es darauf ab, den gesamten Employee Lifecycle zu betrachten und Dynamiken in der Belegschaft tiefgreifend zu verstehen – und auf dieser Grundlage im Einklang mit den Unternehmenszielen zu verbessern.

Die Zielstellung: Was will People Analytics erreichen?

Beim Durchleuchten der Daten nach Zusammenhängen will People Analytics vor allem eines: für zufriedene Mitarbeitende sorgen, deren Bedürfnisse bestmöglich erfüllt werden. Denn die Relevanz, die sie Angestellten als Motor von unternehmerischer Spitzenleistung zuschreibt, ist enorm – und spiegelt sich auch darin wider, wenn People Analysts Arbeitsbedingungen stringent an einer ganzheitlich positiven Employee Experience ausrichten. Für eine nachhaltige Verbesserung will People Analytics mithilfe von Data-Mining und weiteren analytischen Methoden möglichst genau verstehen, was das Team braucht. Permanent steht zudem im Vordergrund, die Mitarbeiterbindung weiter zu festigen, um durch ein stabiles Team mit leistungswilligen, ausreichend qualifizierten und loyalen Mitarbeitern konkurrenzfähig bleiben zu können.

Why so serious: Darum zählt People Analytics

Welchen entscheidenden Vorteil es bringt, Personalentscheidungen auf Fakten zu stützen, lässt sich eigentlich sehr einfach erklären: Mitarbeiter schätzen es immens, wenn ihre Wünsche und Bedürfnisse durch den Arbeitgeber nicht nur wahrgenommen, sondern auch als Richtmaß in Entscheidungsprozessen herangezogen werden. Schließlich sind es die besten Köpfe, die den Unternehmenserfolg pushen. Wer es schafft, Top-Talente zu gewinnen und durch optimierte HR-Prozesse sowie ein überdurchschnittliches Mitarbeitererlebnis langfristig zu binden, ebnet den Weg an die Spitze auch als kleines oder mittelständisches Unternehmen. Denn es ist kein Geheimnis: In Berlin, Deutschland und weltweit agieren Big Player am Markt längst „data-driven“, und setzen zunehmend im großen Stil verschiedene Techniken der Datenanalyse im Personalmanagement ein, mitunter auch Künstliche Intelligenz. Zu diesem Ergebnis kommt auch die Studie Insight222: Im Zeitraum von 2020 bis 2023 gab es einen Zuwachs an Stellen im Bereich People Analytics von 43 Prozent bei 270 befragten global agierenden Unternehmen.

Diese 7 entscheidenden Vorteile bringt der Einsatz von People-Analytics-Software und Methoden im Personalmanagement

Mit People Analytics sind Unternehmen in der Lage, durch datengestützte Entscheidungen HR-Prozesse deutlich effektiver zu gestalten. Spielend gelingt es zudem, das Personal strategischer sowie perfekt an die Geschäftsziele angepasst aufzustellen.
Zusammengefasst lassen sich die Vorteile von Personalarbeit mit People-Analytics-Methoden folgendermaßen herunterbrechen:

Das Richtige tun: Statt ins Blaue hinein fußen HR-Entscheidungen dank People Analytics auf Fakten und Strategie. Präzises Wissen darum, wie Mitarbeiter, Teams oder Abteilungen performen, welche Stimmungslage vorherrscht und welche Gründe für Kündigungen vorliegen, befähigt zu klügeren Entschlüssen hinsichtlich darauf, wer eingestellt, befördert oder weitergebildet werden sollte, oder inwiefern Abläufe adaptiert werden müssen.

  1. Mehr schaffen:
    Weil sie präziser gemessen werden kann, lässt sich die Produktivität durch People Analytics auch effektiver steigern. Schnell fällt beim Datencheck ins Auge, wenn ein Team oder eine Abteilung ineffizient arbeitet – und sofort können punktgenau Mittel ergriffen werden, um Mitarbeitende zu motivieren und zur besseren Performance anzuregen.
  2. Zusammenrücken:
    Erfolgreiche Mitarbeiterbindung leicht gemacht – wer die Ursache einer hohen Fluktuationsrate mithilfe von People-Analytics-KPIs ausfindig machen kann, ist auch in der Lage, diese zu beseitigen. Und strategische Maßnahmen aufzusetzen, um Angestellte nachhaltig zu binden, vom optierten Onboarding über attraktive Fortbildungsoptionen, als fair empfundene Gehaltsstrukturen bis hin zur ganzheitlich ausgerichteten Work Culture.
  3. Einfacher Talente finden & binden:
    Wer auf Fakten setzt, rekrutiert einfach besser, denn mit dem Blick in die Kennzahlen können die effizientesten Kanäle für die Talentsuche identifiziert und ausgebaut werden. Zudem helfen intelligente prädikative Methoden, die richtige Wahl bei der Selektion von Kandidatinnen und Kandidaten zu treffen. Der Clou: Auch Bewerbende bevorzugen glatte Recruiting-Prozesse. Optimiert auf Basis von People Analytics ziehen diese Top-Talente ergo zum einen an, zum anderen zünden sie potenziell auch den Funken für langfristige Begeisterung für den Arbeitgeber – Strahlwirkung nach außen vorprogrammiert.
  4. Die Zukunft im Blick haben:
    Fakten erleichtern es enorm, Personalplanung strategisch anzugehen und proaktiv zu agieren. Im Handumdrehen können sich Personaler durch People-Analytics-Tools einen umfassenden Überblick etwa über Altersstruktur und Qualifizierungsniveau verschaffen, Wissenslücken in Teams und Abteilungen identifizieren sowie gezielt zukunftsweisende Fähigkeiten von Mitarbeitenden, Fach- und Führungskräften im Rahmen von Talententwicklung und Karriereplanung ausbauen.
  5. Clever Kosten sparen:
    People Analytics schafft beides: Für eine umfassende Datenlage führt es sowohl die Daten aus verschiedenen Unternehmensbereichen zusammen als auch die Bereiche selbst. Stichwort Kommunikation: Teams und Fachkräfte tauschen sich durch die entsprechenden Kanäle und Tools erfrischend niedrigschwellig aus, Entscheidungen fallen schneller und insgesamt können somit durch effizientere Strukturen Kosten eingespart werden.
  6. Sicher führen durch Transparenz.
    Manager profitieren durch People Analytics von einer übersichtlich aufbereiteten und rasch verfügbaren Datenlage. Diese können sie ohne großen Aufwand für kleine und große Entscheidungen ihres Daily Business heranziehen, erkennen Herausforderungen und Probleme bevor sie zur Krise heranwachsen und werden befähigt, verlässliche Prognosen für Verhaltensweisen und Entwicklungen ihrer Mitarbeitenden aufzustellen.

Checkliste: Die wichtigsten Voraussetzungen für People Analytics

Drei Ressourcen sind entscheidend, um People Analytics für HR-Zwecke überhaupt nutzen zu können: Es braucht im Unternehmen

  1. Mitarbeitende, die sich damit auskennen, Daten entsprechend zu analysieren,
  2. eine rechtssichere Datenschutzregelung und schließlich
  3. die Daten

Können die nötigen Skills und Analysefähigkeiten intern nicht abgedeckt werden, muss das eigene HR-Team entweder geschult oder durch Fachkräfte aus dem Bereich People Analytics aufgestockt werden. Sogenannte People Analysts zeichnen sich etwa durch eine umfassende Expertise in Statistik aus, wissen, wie Ergebnisse zu interpretieren und visualisieren sind, und beherrschen entsprechende Tools, Software und Services sicher.

Für eine transparente und projektspezifische Datenschutzregelung gilt es, sich sehr genau mit den gesetzlichen Grundlagen für das Erheben und Verarbeiten personenbezogener Daten auseinanderzusetzen. Dazu zählen im Rahmen von People Analytics etwa

  • das Bundesdatenschutzgesetz, insbesondere 26
  • die Mitbestimmungspflicht des Betriebsrates nach Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) sowie
  • die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), vornehmlich
    • Art. 5, der beispielsweise einen konkreten Grund für eine Erhebung personenbezogener Daten vorschreibt,
      und
    • Art. 6 & 7 welche verlangen, vor der Datenerhebung eine freiwillige Einwilligung der Mitarbeitenden – mit Nachweis! – einzuholen,
      oder
    • Art. 13, der Unternehmen die Pflicht auferlegt, die Mitarbeitenden über den Zweck der Datenerhebung aufzuklären.
      Nicht zuletzt hinsichtlich der rasanten Entwicklung von KI-Tools brandaktuell,
    • Art. 22, welcher ausschließlich automatisierten Entscheidungen wie Profiling einen Riegel vorschiebt, indem er menschlich steuerbare Prozesse im Personalwesen verlangt.

Grundsätzlich lässt sich die Rechtsgrundlage für den Einsatz von People Analytics herstellen, indem das berechtigte Interesse des Arbeitgebers im Vorfeld dargelegt wird, eine rechtskonforme Einwilligung zur Datenverarbeitung bei den Mitarbeitenden eingeholt und der Zweck der Datenverarbeitung eindeutig definiert wird.

Tipp:

Anonymisieren People Analysts die Daten, können zwar auf Individualebene keine Rückschlüsse gezogen werden, jedoch fallen die Daten dann nicht mehr unter den Anwendungsbereich der DSGVO, weil es sich nicht mehr um personenbezogene Daten handelt. Heißt, ihre Vorgaben müssen nicht mehr berücksichtigt werden – eine passable und vor allem praktikable Lösung, da für die meisten Analysen aggregierte Daten vollkommen ausreichen. Achtung: Eine erneute Re-Identifikation muss sicher ausgeschlossen werden.

Unumgängliche Ausgangsbasis ist zudem eine saubere Datenlage – ohne diese kann nicht analysiert werden. Regelmäßige Befragungen, Protokolle, Rezensionen in Arbeitgeberbewertungsportalen, Social-Media-Kanälen oder anderen Datenpools wie Betriebs- und Finanzdaten sowie Personalinformationssysteme kommen als Quellen infrage, Tools wie Know-how zu Erhebungsmethodik sind elementar für hochwertige Erkenntnisse.

Blick in die Praxis: Beispiele für den Einsatz von People Analytics in der HR

Prinzipiell können mithilfe von People Analytics in der HR-Arbeit wertvolle Rückschlüsse auf drei Ebenen erzielt werden: Auf der der gesamten Organisation, auf der Team- bzw. Abteilungsebene sowie auf Ebene der einzelnen Mitarbeitenden – vorausgesetzt, die rechtlichen Rahmenbedingungen erlauben dies. Mögliche Anwendungsfälle wären beispielsweise:

HR-People-Analytics: Praxisbeispiele

Anwendungsbeispiele: Mithilfe von People Analytics kann die HR … Organisation Team/Abteilung Mitarbeitender 

1) … künftige Entwicklungen der Personalsituation prognostizieren: 
Historische Daten werden zur Vorhersage der Fluktuationsrate genutzt, Personalbedarf auf Basis der Auftragslage und Marktsituation ermittelt sowie Kompetenzlücken und notwendige Schulungen sondiert

   
2) … HR-Prozesse steuern & kontrollieren: 
Onboarding- und Rekrutierungsvorgänge werden automatisiert, Problemfelder durch KPI-Echtzeittracking ausgemacht, Audits zur Qualitätssicherung durchgeführt 
   
3) Ursachen & Effekte im Personalmanagement offenlegen:  
Feedback der Mitarbeitenden werden genutzt, um Zusammenhänge zu erkennen, Schulungen hinsichtlich ihrer Wirkung auf die Performance zu evaluieren, Personalentwicklungsmaßnahmen auf Effizienz zu prüfen 
   
4) beurteilen, wie einzelne Einheiten sich entwickeln: 
Performance-Daten werden abgeglichen, um besondere Stärken und Schwächen von Teams und Abteilungen auszumachen und interne Umstrukturierungen zu bewerten 
   
5) … Change-Prozesse begleiten:  
Das Stimmungsbild der Mitarbeitenden im Verlauf eines Veränderungsprozesses kann überblickt werden, People Analysts prüfen zudem, wie sich einzelne ChangeMaßnahmen auf die Produktivität auswirken, und erkennen, worin einzelne Mitarbeitende Unterstützung bedürfen 
   
6) HR-KPIs tracken: 
Personaler erkennen Muster und Trends in Kennzahlen wie Fehlzeiten oder Fluktuation, und untersuchen Gründe für hohe Fluktuationsraten oder Abwesenheiten einzelner Abteilungen  
   
7) Altersstrukturanalysen durchführen: 
Die HR zieht die erhobene Altersverteilung als Grundlage heran, um Nachfolge und Wissenstransfer rechtzeitig vor dem Ruhestand einzuleiten sowie strategisch Altersdiversität und Inklusion voranzutreiben 
   
8) abfragen, wie zufrieden Mitarbeitende sind: 
Regelmäßig werden Mitarbeitende befragt, und aus dem Feedback jene Faktoren ermittelt, die die Zufriedenheit beeinflussen; Maßnahmen werden eingeführt, damit Mitarbeitende sich stärker engagieren 
   
9) … Talente rekrutieren & passende Mitarbeitende auswählen: 
Mit PeopleAnalyticsTools optimieren People Analysts die gesamte Rekrutierung, machen die effektivsten Kanäle wie Methoden ausfindig und beurteilen auf Basis historischer Daten Kandidaten mit Matching-Algorithmen  
   
10) Verhalten von Mitarbeitenden vorherzusagen:  
Mittels Datenanalyse erkennt Human Ressources kritische Verhaltensmuster und kann sie durch proaktive Maßnahmen eindämmen; auch das Fluktuationsrisiko einzelner Mitarbeitende lässt sich datengestützt prognostizieren 
   
11) Führungskräfte zu bewerten & in Entscheidungen zu unterstützen:  
Gestützt durch die Analyse von Performance-Daten und Mitarbeiterbefragungen erfassen Unternehmen, wie effektiv Führungskräfte sind, identifizieren entsprechenden Entwicklungs- und Weiterbildungsbedarf und führen Nachfolgeplanung für Spitzenpositionen durch 
   
12) Kündigungen zu analysieren & vorzubeugen:  
Gründe und Muster von Kündigungen können mit People Analytics faktenbasiert untersucht, Frühwarnzeichen für Kündigungen erkannt sowie strategisch vorgegangen werden, um Kündigungsraten zu senken 
   

Fazit: Bauchgefühl matters – People Analytics liefert die Fakten

Erstaunlich, wozu intelligente Systeme bereits in der Lage sind. Doch wen das Gefühl beschleicht, Personalmanagement sei künftig wohl durch People Analytics und entsprechende Software erfolgreich rein maschinell zu bewerkstelligen, der fehlt. Denn feststeht – und nicht nur aufgrund von DSGVO Art. 22 – es braucht nach wie vor Menschen, um komplexe Sachlagen kontextbezogen zu interpretieren, auch über die reine Datenlage hinaus. Ethische Beweggründe, kulturelle, soziale sowie emotionale Faktoren können durch Algorithmen nicht ausreichend berücksichtigt werden. Daher stellt People Analytics natürlich ein äußerst wertvolles Grundgerüst für HR-Entscheidungen dar, sozusagen ein Service, der zahlreiche HR-Vorgänge erleichtert und optimiert. Doch der kreative Geist, die emphatischen Fähigkeiten sowie Intuition von Personalfachkräften bilden nach wie vor den Kern herausragender Personalarbeit.