Kommunen 4.0: Transformationsprozesse und Digitalisierung sichern Erfolg

Stadt Ingolstadt implementiert modernes HR-Management-System

Digitalisierung, Industrie 4.0. Die Schlagwörter der Wirtschaft sind altbekannt. Auch in den Kommunen ist die Digitalisierung nicht mehr wegzudenken. Dennoch: HR und die „digitale Revolution“ sind zuweilen eine eher brisante Themenkonstellation. So wird zwar der Traum eines Komplettsystems, das alle Prozesse steuert und Dokumente automatisiert erstellt, vielerorts geträumt – die gängige Praxis jedoch besteht nach wie vor häufi g aus einer Fülle an Microsoft-Excel-Tabellen oder heterogenen, vielfach auch papierhaften Datenbeständen.

Auch die Verantwortlichen der Stadt Ingolstadt aus den Bereichen Personal und Informations- und Datenverarbeitung waren auf der Suche nach einem modernen Personalmanagementsystem, das sie mit Blick auf das eigene Arbeitgebermarketing unterstützen und zugleich auch für Entlastung innerhalb der administrativen Arbeiten sorgen sollte. Bereits im Vorfeld hatte man in Ingolstadt daher die Prozesse im eigenen HR-Bereich umfassend analysiert und entsprechend Anforderungen an eine künftige HRSoftware defi niert. Im Rahmen eines umfangreichen Ausschreibeverfahrens wurde eine passende Lösung gefunden. Über das gesamte Projekt hinweg fand die Stadt Ingolstadt Unterstützung bei den Spezialisten für Prozessoptimierung, Systemauswahl und Implementierung der Ellrich & Kollegen Beratungs GmbH (im Folgenden: Ellrich & Kollegen).

Erfolgsfaktor Digitalisierung im Arbeitgebermarketing
Der HR-Bereich der von der Automobilindustrie geprägten Stadt Ingolstadt war bis dato nur in Teilen digitalisiert. So wurde im Personalamt bereits eine IT-gestützte Entgeltabrechnung für die etwa 3.500 Abrechnungsfälle eingesetzt, in anderen Bereichen jedoch, wie etwa bei der Personalverwaltung, waren die Prozesse für die 40 Mitarbeiter nach wie vor papierlastig und mit zahlreichen manuellen Tätigkeiten verbunden. Zu dem Zeitpunkt, an dem den Verantwortlichen an der Donau klar wurde, dass das im Einsatz befi ndliche System auf lange Sicht wohl nicht mehr den zusätzlichen Anforderungen gerecht werden würde, fi el die Entscheidung, sich auf die Suche nach einem neuen Komplettsystem zu machen.

Das neue System sollte den Anforderungen an ein modernes Personalmanagement gerecht werden und neben der Entgeltabrechnung auch ein Mitarbeiterportal, ein Bewerbermanagementsystem sowie eine komfortable Abbildung des haushaltsrechtlichen Stellenplans und weitere Module anbieten. „Als kommunaler Arbeitgeber konkurrieren wir im Kampf um Fachkräfte auch mit der Privatwirtschaft“, schildert Werner Gietl, Leiter des Personalamtes der Stadt Ingolstadt, die Situation. „Dass das neue System vor allem auch ein professionelles Bewerbermanagement zur Verfügung stellen sollte, war uns daher sehr wichtig“, so Gietl weiter. „Bewerber heute erwarten ein einfaches digitales Bewerbungsverfahren, in dem Daten und Unterlagen problemlos hochgeladen werden können und das die Kontaktaufnahme erleichtert“, führt Werner Gietl aus. „Diesen Erwartungen wollten wir in jedem Fall gerecht werden.“

Unabhängige Beratung auf Basis langjähriger Erfahrung
Gemeinsam mit dem Amt für Informations- und Datenverarbeitung sowie dem Amt für Steuerungsunterstützung (Organisationsentwicklung) beschlossen die Personalverantwortlichen der Stadt Ingolstadt, zunächst die Unterstützungsleistung für die Auswahl und Einführung eines neuen Personalmanagements auszuschreiben. „Mit Blick auf die Wahl unseres externen Partners war uns vor allem eine produktunabhängige Beratung wichtig“, erläutert Dr. Johann Werner, Leiter des Amtes für Informations- und Datenverarbeitung der Stadt Ingolstadt, die Auswahlkriterien. „Für uns stand nicht die Produktmarke im Vordergrund, sondern das neue System sollte unseren Anforderungskatalog für ein Personalmanagement erfüllen“, so Dr. Johann Werner weiter. „Darüber hinaus haben wir ganz bewusst einen Partner gesucht, der nicht nur über fachliches Know-how verfügt, sondern der vor allem Erfahrungen in der Auswahl und Einführung eines solchen Systems hat.“ Fündig ist man an der Donau dann bei der Ellrich & Kollegen Beratungs GmbH geworden.

Am Anfang des gemeinsamen Projektes hatte eine umfassende Analyse der im Personalamt der Stadt Ingolstadt bestehenden Prozesse gestanden, um daraus detaillierte Anforderungen an die künftige Softwarelösung ableiten zu können. Bereits zu diesem Zeitpunkt konnten sich die Verantwortlichen in Ingolstadt voll und ganz auf das Know-how der Nürnberger Berater verlassen. „Ellrich & Kollegen haben uns zum einen aufzeigen können, was Stand heute systemseitig alles möglich ist, haben uns zum anderen aber auch an den Stellen, an denen unsere Erwartungen möglicherweise zu hoch waren, auf den Boden der Tatsachen zurückgeholt“, fasst Werner Gietl die Unterstützung seitens Ellrich & Kollegen in der Analysephase zusammen.

„Rundum-sorglos-Paket“ vereinfacht das Vergabeverfahren
Im Rahmen einer EU-weiten Ausschreibung gingen die Verantwortlichen der Stadt Ingolstadt nach einer Ist- und Soll-Analyse der bestehenden Prozesse sowie der Definition des gewünschten Leistungsumfangs des Systems auf die Suche nach einem Anbieter, dessen Software dem neu erstellten Anforderungskatalog gerecht werden würde. Aufgrund der Komplexität der Ausschreibung, eines Verhandlungsverfahrens mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb, standen die Experten von Ellrich & Kollegen auch in diesem Zusammenhang den Ingolstädtern zur Seite.

„Ellrich & Kollegen haben uns nicht nur mit Blick auf das Ausschreibungsverfahren selbst beraten, sondern dieses für uns auch durchgeführt“, berichtet Dr. Johann Werner. „Für uns war dies eine immense Entlastung, da wir auf der einen Seite in einem solch komplexen Verfahren auf das Know-how von Experten angewiesen sind“, so Dr. Werner weiter, „auf der anderen Seite aber auch noch keine Klarheit darüber hatten, ob wir uns für eine Outsourcing-Lösung in einem Rechenzentrum oder aber für eine Inhouse-Lösung mit Unterstützung in puncto Output-Management entscheiden sollten.“

Über den gesamten Ausschreibeprozess hinweg konnte die Stadt Ingolstadt vom durch Ellrich & Kollegen bereitgestellten „Rundum- sorglos-Paket“ profitieren. So hatten die Nürnberger Berater zunächst zu Beginn verschiedene Vergabeverfahren verglichen und mit Hilfe schriftlich dargelegter Pro- und Contra-Argumente die Entscheidungsfindung für die Verantwortlichen in Ingolstadt leichter gemacht. „Wir konnten uns zu 100 % darauf verlassen, dass Ellrich & Kollegen stets alle vergaberechtlichen Vorgaben im Blick haben und berücksichtigen“, lobt Dr. Werner den Partner. „Diese Prüfungssicherheit, aber auch die Erfüllung aller Dokumentationspflichten sind für uns als Kommune unerlässlich“, so Dr. Johann Werner weiter.

Die Ausschreibungsunterlagen wurden von Ellrich & Kollegen erstellt, zudem wurde der gesamte Vergabeprozess von den Nürnberger Beratern dokumentiert. Darüber hinaus haben die Experten aber auch alle Bieterpräsentationen organisiert, die einer strikten Agenda folgen müssen, um sowohl die Vergleichbarkeit als auch die Bewertbarkeit der Angebote zu gewährleisten.

Mitarbeiter bei der Bewertung der Systeme mit im Boot
Von Anfang an haben die Experten von Ellrich & Kollegen sehr großen Wert darauf gelegt, alle Mitarbeiter frühzeitig mit in das Projekt einzubinden – und stießen damit auch auf offene Ohren bei den Verantwortlichen in Ingolstadt. „Für uns war es selbstverständlich, nicht nur das Entscheidungsgremium an den Bieterpräsentationen zu beteiligen, sondern auch die Mitarbeiter der einzelnen Fachbereiche mit ins Boot zu holen“, so Werner Gietl. „Zum einen sind wir bei der Bewertung von Anbietern und Systemen auf das Fachwissen unserer Mitarbeiter angewiesen, zum anderen aber wissen wir auch, dass ein solch großes Projekt nur im Team gestemmt werden kann und auch nur dann, wenn alle Mitarbeiter bereit sind, Veränderungen, die eine Systemumstellung mit sich bringt, zu akzeptieren“, ist sich Werner Gietl sicher.

„Tiefgreifende Veränderungen von Prozessen stellen immer eine enorme Belastung für die Mitarbeiter dar, sowohl mit Blick auf die Arbeitsbelastung als auch emotional“, schildert Dr. Christian Ellrich, Geschäftsführer der Ellrich & Kollegen Beratungs GmbH, die Auswirkungen des Change-Managements. „Wir waren daher froh, dass wir die Mitarbeiter hier betreuen konnten und dazu beitragen konnten, die Prozesse, das System und die Menschen in Einklang zu bringen“, so Dr. Christian Ellrich weiter.

Die Einbindung der Mitarbeiter wurde an vielen Stellen sichtbar. So hat jeder einzelne involvierte und ebenfalls zur Bieterpräsentation geladene Mitarbeiter der Stadt Ingolstadt beispielsweise im Anschluss an die Bieterpräsentation der im Vorfeld ausgewählten Bieter eine Bewertung abgegeben. Auch hier fanden die Ingolstädter kompetente Unterstützung bei Ellrich & Kollegen. Alle Bewertungen wurden seitens Ellrich & Kollegen systematisch ausgewertet und eine Vergabeentscheidung wurde vorbereitet. Darüber hinaus waren Ellrich & Kollegen auch für die Organisation von Referenzbesuchen in anderen Kommunen zuständig: Die in Frage kommenden Systeme konnten live und vor Ort bei den Kunden der einzelnen Bieter in Augenschein genommen werden.

Parallelbetrieb als große Herausforderung
Schlussendlich fiel die Wahl auf eine Inhouse-Lösung mit P&I LOGA. Entgegen einem zuvor angedachten Rechenzentrumsbetrieb betreibt die Stadt Ingolstadt das System nun auf einem eigenen Server. Und mit der Zuschlagserteilung fiel der Startschuss für eine zügige Umsetzung. Nach der technischen Installation des Systems wurden alle in den Prozess involvierten Mitarbeiter geschult und die Übernahme der Stammdaten konnte beginnen.

Sechs Monate liefen in Ingolstadt das neue und das alte System im Parallelbetrieb – eine immense Belastung für die Mitarbeiter im Personalamt. „Unsere Mitarbeiter waren sehr gefordert“, beschreibt Werner Gietl die Situation im Personalamt. „Alle Daten müssen in zwei Systemen erfasst und gepflegt werden, während gleichzeitig aber auch das neue System getestet und geprüft werden muss“, so der Leiter des Personalamtes weiter. „Wir sind froh, dass Ellrich & Kollegen uns von Anfang an auf diese besondere Situation hingewiesen haben“, lobt Werner Gietl den externen Partner. „So konnten wir frühzeitig agieren und unser Personal verstärken.“ Ein weiterer Vorteil in dieser Situation ist aus Sicht des Personalleiters auch, dass das Personalamt in Ingolstadt über viele langjährige Mitarbeiter verfügt, die ein umfassendes fachliches Know-how mitbringen – dies erleichtert die Testphase enorm.

Die Stadt Ingolstadt hat vorbildlich dazu beigetragen, dass Veränderung möglich wurde, ohne die Mitarbeiter über die Maßen zu belasten. So wurden nicht nur die Teams von Anfang an mit einbezogen, sondern auch Aufgaben gerecht und zielführend verteilt und zusätzliche Ressourcen für die Administration von P&I LOGA bereitgestellt. Das Feiern der ersten gelungenen Abrechnung im neuen System mit den Mitarbeitern war für die Verantwortlichen selbstverständlich und wichtig, um sich für das Engagement aller Beteiligten zu bedanken.

Die Fäden laufen beim externen Berater zusammen
Auch im Anschluss an die Systemauswahl begleiten Ellrich & Kollegen die Verantwortlichen in Ingolstadt und übernehmen die gesamte Steuerung der Migrations- und Einführungsphase. Dabei überwachen die Nürnberger Experten die Einhaltung der Budgetund Zeitplanung sowie die Einhaltung im Vorfeld definierter „Meilensteine“. Eines dieser messbaren Kriterien etwa betrifft die Entgeltabrechnung: Dort wurde als Meilenstein definiert, dass 95 % der Abrechnungen im neuen System korrekt sein müssen, vor dem eigentlichen Go-live. „Zu jedem Zeitpunkt haben wir die Steuerung des Projektes durch Ellrich & Kollegen als äußerst professionell und zugleich als sehr angenehm empfunden“, lobt Werner Gietl die Projektverantwortlichen in Nürnberg.

Ab Dezember 2015 wurden die ersten Abrechnungen im neuen System erstellt. Darüber hinaus wurde parallel auch der Stellenplan migriert. Zu Beginn des neuen Jahres dann sollen sukzessive die weiteren Module, wie das Mitarbeiterportal und das Bewerbermanagement, folgen. Über allem steht das ambitionierte Ziel der Verantwortlichen in Ingolstadt, in den nächsten drei bis fünf Jahren möglichst papierlos zu arbeiten. Dabei wird beispielsweise auch die elektronische Personalakte ein Thema sein, die Werner Gietl aber als eigenständiges Projekt ansieht. „Mit Blick auf die elektronische Personalakte gehen wir zurzeit davon aus, dass etwa 3.000 Akten digitalisiert werden müssen“, blickt Werner Gietl in die Zukunft. „Wir wissen, dass dies eine Herkulesaufgabe für uns sein wird“, so Gietl weiter, „aber auch hier werden wir sicher auf die Unterstützung von Ellrich & Kollegen zurückgreifen.“

Steigerung der Effizienz: die nötige Kraft für nächste Schritte
Die Verantwortlichen an der Donau ziehen schon heute ein mehr als positives Fazit. „Das neue System wird eine spürbare Entlastung für uns in der klassischen Personalverwaltung bringen“, konstatiert Werner Gietl. „Wir gewinnen nicht nur Zeit, sondern steigern auch die Effizienz – mit dem neuen System können wir benötigte Auswertungen schneller und zugleich gezielter erstellen“, so Werner Gietl weiter. Auch der Leiter des Amtes für Informations- und Datenverarbeitung kann den Nutzen des neuen Systems klar benennen: „Dank der neuen Lösung greifen alle Mitarbeiter auf den gleichen Datenstamm zu, Dubletten wurden bereinigt, vor allem aber wurden Schnittstellen implementiert, die künftig auch die Zusammenarbeit mit anderen Fachbereichen erleichtern“, listet Dr. Werner die Vorteile der Systemumstellung auf.

Die Zusammenarbeit mit Ellrich & Kollegen loben alle Projektbeteiligten gleichermaßen. „Zu jedem Zeitpunkt im Projekt spürt man die Praxiserfahrung, die die Experten von Ellrich & Kollegen mitbringen“, stellt Werner Gietl vor allem die Praktikabilität der Beratung durch den Partner heraus. „Gerade mit Blick auf die Systemauswahl haben wir enorm von dieser Erfahrung profitiert“, zeigt sich auch Dr. Johann Werner zufrieden. Und noch ein anderer Aspekt ist aus Sicht der Ingolstädter erwähnenswert: „Ellrich & Kollegen haben sich als unermüdlicher Motivator erwiesen“, schildert Werner Gietl. „Die Umstellung der Entgeltabrechnung allein ist bereits ein immenser Kraftakt für alle Kolleginnen und Kollegen“, so Gietl weiter. „Dass wir dennoch in der Lage sind, auch alle weiteren Module sukzessive zu implementieren, verdanken wir der frühzeitigen Planung, aber auch dem positiven Zuspruch, den wir immer wieder durch Ellrich & Kollegen erfahren haben.“

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