Zentrale Gehaltsabrechnung für die Regionale Gesundheitsholding Heilbronn-Franken GmbH (RGHF)

Wenn Unternehmen wachsen, beispielsweise im Rahmen von Fusionen oder Zusammenschlüssen, dann treffen zumeist verschiedene Welten und Unternehmenskulturen aufein ander. Unterschiedlichste Geschäftsprozesse, Personalstrukturen und IT-Landschaften sind zunächst noch nicht für eine erfolgreiche Zusammenarbeit gerüstet und es gilt, diese aufeinander abzustimmen und das Beste aus beiden Welten zu bewahren.

Maria Meyer
Leiterin der Personalabteilung
des Klinikums St. Marien Amberg

Heterogene Strukturen als Konsequenz des Zusammenschlusses
Auch die Regionale Gesundheitsholding Heilbronn-Franken GmbH (RGHF) sah sich mit einer solchen Situation konfrontiert. Denn seit ihrer Gründung im Jahr 2007 arbeiten die Kliniken und Krankenhäuser des Verbundes aus der SLK-Kliniken Heilbronn GmbH und der Hohenloher Krankenhaus gGmbH auf unterschiedliche Art und Weise. Unter anderem zeigt sich dies in der bis dato pro Haus individuell durchgeführten Gehaltsabrechnung. „Die Situation stellte sich für uns so dar, dass die SLKKliniken Heilbronn GmbH mit der SLK-Kliniken Praxis GmbH die Gehaltsabrechnung extern vergeben hat. Bei der Hohenloher Krankenhaus gGmbH und der Klinik Löwenstein gGmbH kam eine eigene Abrechnungssoftware zum Einsatz“, erläutert Michael Hatt, Personaldirektor der SLK-Kliniken, die Ausgangslage. „Unsere unterschiedlichen Abrechnungssysteme werden jedoch den Anforderungen an die Gehaltsabrechnung einer Holding nicht mehr gerecht“, so Hatt weiter. In Heilbronn kam man daher sehr schnell zu dem Entschluss, ein neues und vor allem zentrales Personalabrechnungssystem einzuführen. Bei einer zentralen gruppenweiten Gehaltsabrechnung stellten sich aber schnell auch die Fragen: Wie müssen die Prozesse aussehen? Wie muss eine zentrale Organisation aufgebaut sein und wie viele Mitarbeiter werden dafür benötigt? Unterstützung für die Beantwortung solcher Fragen im HR-Umfeld fand die RGHF bei der Ellrich & Kollegen Beratungs GmbH.

Synergieeffekte durch optimale Prozesse
Seit 2007 arbeiten die Mitglieder im Zusammenschluss der RGHF mit unterschiedlichen Personalabrechnungssystemen, unter anderem in Teiloutsourcingmodellen mit der HR-Software TDS-Personal und D-Soft. „Die von den einzelnen Häusern inhouse betriebene Gehaltsabrechnung hat zu einer hohen Arbeitsbelastung in den jeweiligen Personalabteilungen geführt“, berichtet Michael Hatt. Bei den durchgeführten HR-Basis-Checks in den einzelnen Häusern konnte die Experten von Ellrich & Kollegen feststellen, dass die Arbeitsabläufe deutlich unterschiedlich waren. Durch eine optimale Gestaltung der Prozesse mit maximaler Systemnutzung können die Abläufe standardisiert und damit auch die notwendigen personellen Ressourcen optimal aufgestellt werden. Durch ein zentrales System konnten zudem die Programm- und Wartungskosten gesenkt werden, ein Effekt, der durch wegfallende Schnittstellen noch verstärkt wurde.

HR-Basis-Check gibt Startschuss
Die Nürnberger Spezialisten in der HR-Prozessanalyse und der Begleitung bei Systemumstellungen waren der RGHF bereits als erfahrener Berater bekannt. Startschuss für die Zusammenarbeit war daher die gemeinsame Durchführung des von Ellrich & Kollegen angebotenen HR-Basis-Checks, im Rahmen dessen zunächst eine kompakte IST-Analyse durchgeführt wurde. „In einem gemeinsamen Workshop haben wir die aktuelle Situation der Holding analysiert und auch beurteilt“, beschreibt Dr. Christian Ellrich, Geschäftsführer von Ellrich & Kollegen, den Start der Zusammenarbeit beider Unternehmen.

Im gesamten Analyse- und Beratungsprozess wurde auch die Frage nach dem Standort für die zentrale Gehaltsabrechnung sowie die Struktur dieser „neuen“ Personalabteilung der Holding intensiv diskutiert. „Von Anfang an hat uns die Beratungskompetenz von Ellrich & Kollegen überzeugt“, zieht Michael Hatt ein erstes Fazit. „Denn vor allem im Hinblick auf die Auswahl des Abrechnungssystems bedarf es aus unserer Sicht eines tiefgreifenden Verständnisses für personalwirtschaftliche Prozesse, der angewandte Software sowie einer herstellerunabhängigen Beratung“, so Hatt weiter. Im Endergebnis fiel die Entscheidung für die Lösung SAP. „Die Wahl der Lösung SAP war für uns die absolut richtige. Das System passt zu unseren Abrechnungsanforderungen innerhalb der Holding. Beim Aufbau eines Shared- Service-Centers für die zentrale Gehaltsabrechnung standen uns Dr. Ellrich und sein Team mit ihrem Systemverständnis und langjährigem Branchen Know-how zur Seite und konnten uns dadurch vor etwaigen Fehlern bewahren“, resümiert Hatt.

Professionelles Projektmanagement
Über einen Gesamtprojektverlauf von nur neun Monaten – von der Erstberatung bis hin zum Echtzeitbetrieb – gelangte die RGHF zu einer neuen und zentralen Personalabrechnung. Die Anlieferung und Verarbeitung der Informationen läuft nun weitgehend papierlos. Am gemeinschaftlich ausgewählten Standort Öhringen werden jetzt die rund 6.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Verbundes zentral abgerechnet. „Die Umstellung verlief einwandfrei, ohne jegliche Start- oder Eingewöhnungsschwierigkeiten“, schildert Michael Hatt den Migrationsverlauf. „Dabei waren wir vor allem vom professionellen Projektmanagement unseres Partners angetan“, so Hatt weiter. „Von Anfang an hat uns das Beraterteam mit hoher Fachkompetenz prozessnah unterstützt“, lobt Hatt die Expertise des Dienstleisters für die Personalwirtschaft.

Im Rahmen der Prozessberatung lag das Augenmerk vor allem auf der Datenanlieferung der einzelnen Häuser an den zentralen Standort. „Der Schutz sensibler Daten hat bei uns von jeher oberstes Gebot und ist integraler Bestandteil unserer Arbeit“, erläutert Dr. Christian Ellrich. „Wir haben daher dafür gesorgt, dass in Öhringen umfassende Kontrollmechanismen über den gesamten Abrechnungsprozess hinweg implementiert werden“, führt Dr. Ellrich weiter aus.

Ein weiterer wesentlicher Aspekt für den Aufbau des Shared- Service-Centers für die Gehaltsabrechnung war die Frage nach der richtigen Personalstruktur. Auch hier konnte sich die Holding voll und ganz auf die Beratung von Ellrich & Kollegen verlassen. „Durch die Zentralisierung sind 14 neue Arbeitsplätze entstanden, über die Hälfte dieser Stellen konnten wir extern besetzen“, zeigt sich Hatt zufrieden. „Wir sind froh, dass wir auch hinsichtlich der Strukturen so gut beraten wurden“, so Hatt weiter.

Erfolg schwarz auf weiß
In Heilbronn ist man mit dem gesamten Projektverlauf rundum zufrieden. Der Echtlauf ist bereits fehlerfrei geglückt. „Wir sind jetzt in der Lage, alle relevanten Daten und benötigten Informationen zentral zur Verfügung zu stellen“, so Hatt weiter. „Damit haben wir nicht nur eine effiziente Abrechnung geschaffen, sondern auch für deutlich mehr Transparenz gesorgt“, schließt Hatt sein positives Fazit ab.

Ein Highlight ist für Hatt das im Rahmen des Projektes von Ellrich & Kollegen erstellte Prozesshandbuch. Darin finden sich detaillierte Beschreibungen der neuen Struktur, der Prozesse zwischen den einzelnen Standorten sowie Tätigkeitsbeschreibungen und Aufgabenverteilungen. „Sehr gerne haben wir den Vorschlag aufgegriffen, unsere neue Struktur und die neu definierten Prozesse in einem Handbuch zu fixieren. Nun sind wir am Zug, dies auch weiterhin in der Praxis umzusetzen“, so Hatt. Mittelfristig plant die Holding, die nun definierten Prozesse noch weiter zu modifizieren.

Heilbronn-Franken GmbH (RGHF)

Die Regionale Gesundheitsholding Heilbronn-Franken GmbH (RGHF) ist ein Zusammenschluss der SLK-Kliniken Heilbronn GmbH und der Hohenloher Krankenhaus gGmbH. 2007 gegründet, arbeiten unter dem Dach der Holding über 6.000 Mitarbeiter an sieben Standorten für das Wohl ihrer Patienten.

Zur SLK-Kliniken Heilbronn GmbH, dem größten Gesundheitsdienstleister der Region, mit ihren Standorten Heilbronn, Möckmühl, Plattenwald und Brackenheim zählt auch die Tochtergesellschaft Klinik Löwenstein. Zur Hohenloher Krankenhaus gGmbH zählen Einrichtungen in Öhringen und Künzelsau. Alleine an den SLK-Kliniken werden jährlich über 70.000 Patienten stationär behandelt und rund 2.800 Kinder geboren.

www.slk-kliniken.de
Anwenderbericht herunterladen (PDF)