Klinikum St. Marien Amberg:
Prozessoptimierung in der Personalabteilung

Veränderungen sind alltäglich. Menschen nehmen diese auf unterschiedlichste Art und Weise auf. Ändern sich Strukturen und Prozesse in Unternehmen, muss daher besonders sensibel mit Veränderungen umgegangen werden. Denn der Erfolg der mit Hilfe der Veränderung geplanten Ziele ist unmittelbar abhängig von der Akzeptanz und vom Engagement der Mitarbeiter.

Maria Meyer
Leiterin der Personalabteilung
des Klinikums St. Marien Amberg

Situationen von Veränderungen sind Unternehmen jeglicher Branche hinlänglich bekannt. Auch das Klinikum St. Marien Amberg sah sich mit strukturellen Veränderungen konfrontiert. Das Krankenhaus der Schwerpunktversorgung im bayerischen Amberg weist eine besondere Konstellation auf: seit vielen Jahren schon arbeitet das Haus auf der Basis eines Gestellungsvertrages mit der „Schwesternschaft Wallmenich-Haus vom BRK e.V“ zusammen. In diesem Rahmen zeichnete der gemeinnützige Verein bisher für die Besetzung sowie die Betreuung und Verwaltung der weiblichen Pfl egekräfte und der Krankenpfl egeschülerinnen am Klinikum St. Marien Amberg verantwortlich.

Aufgrund personeller Veränderungen innerhalb der Schwesternschaft wurde jedoch die Entscheidung getroffen, die Abrechnung und Auszahlung der Vergütung von etwa 600 Gesundheitsund Krankenpfl egerinnen und ca. 100 Krankenpfl egeschülerinnen zur Personalabteilung des Klinikums St. Marien Amberg zu migrieren. Angesichts dieser neuen Herausforderung entschlossen sich die Verantwortlichen in Amberg dazu, die Organisationsstruktur sowie die Prozesse innerhalb der Personalabteilung des Klinikums auf den Prüfstand zu stellen und da, wo möglich, zu optimieren. Unterstützung fand das Haus bei den Experten der Ellrich & Kollegen Beratungs GmbH.

Gemeinsam Potenziale heben
Für Maria Meyer, Personalleiterin des Amberger Klinikums, war schnell klar, dass die von der Schwesternschaft Wallmenich-Haus zu übernehmenden Abrechnungsfälle Anlass dazu waren, eigene Strukturen und Prozesse zu überdenken. Dazu hatte Frau Meyer bereits den Vorstand des Klinikums sowie den Kaufmännischen Direktor mit ins Boot geholt und das weitere Vorgehen abgestimmt. Einige Wochen zuvor hatte Dr. Christian Ellrich, Geschäftsführender Gesellschafter von Ellrich & Kollegen, das Portfolio seines Hauses in Amberg präsentiert – der positive Eindruck, den Ellrich & Kollegen hinterlassen hatte gab dann den Ausschlag, die auf die Optimierung personalwirtschaftlicher Prozesse spezialisierten Berater zu Rate zu ziehen. „Wir haben Ellrich & Kollegen die Ausgangslage geschildert und daraufhin den Vorschlag erhalten, einen Potenzial-Analyse-Workshop durchzuführen“, schildert Maria Meyer den Startschuss der Zusammenarbeit. Aus Sicht von Ellrich & Kollegen ist ein solcher Workshop eine sehr gute Möglichkeit, in Veränderungssituationen schnell festzustellen, wo mögliche ProbWeitere Anwenderberichte finden Sie auf unserer Website! lemfelder liegen. Über einen Zeitraum von zwei Monaten hinweg wurden die Workshops durchgeführt: ein zweitägiger Workshop mit allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Personalabteilung des Klinikums, ein halbtägiger Workshop, an dem die von den Aufgabenverlagerungen unmittelbar betroffenen Mitarbeiterinnen der Personalabteilung des Klinikums sowie die Pflegedirektion des Klinikums und die Verantwortlichen seitens der Schwesternschaft teilgenommen haben. Beide Workshops dienten dazu, bestehende Prozesse zu analysieren, gleichzeitig aber auch Ideen zu sammeln, wie einzelne Abläufe und Tätigkeiten künftig verbessert werden können.

Kreativität vor Machbarkeit
Der Workshop für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Personalabteilung wurde seitens Ellrich & Kollegen vorbereitet und durchgeführt. Aus Sicht von Maria Meyer hatte dabei vor allem für den Prozess der Ideenfindung die externe Moderation Vorteile: „Als Führungskraft neigt man schon einmal dazu, bereits in der Phase des Brainstormings die Vorschläge zu bewerten“, zeigt sich Maria Meyer durchaus selbstkritisch. Nicht umsonst setzen die Nürnberger Berater daher im Rahmen eines solchen Workshops häufig die Walt-Disney-Methode ein. Mit dieser Kreativitätstechnik wird spielerisch die Vorstellungskraft, aber auch die Phantasie aller Teilnehmer gefordert und es werden so Ideen generiert. „Ellrich & Kollegen haben uns in diesem Prozess an die Hand genommen und auch die Führung übernommen – dadurch konnte der Kreativität genügend Raum gegeben werden und die Teilnehmerinnen und Teilnehmer konnten frei ihre Ideen einbringen“, schildert Maria Meyer die Vorzüge der eingesetzten Methode. Die im Rahmen des Workshops in Amberg diskutierten Themen waren vielschichtig. So kam neben der aktuellen, für die Mitarbeiter verbesserungsfähigen Bürosituation auch die Verfügbarkeit der Personalabteilung in Form von Öffnungs- und Sprechzeiten auf den Tisch.

Offene Kommunikation erhöht Akzeptanz
Mit Blick auf den ersten Workshop selbst war es für die Amberger Personalleiterin sehr wichtig, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Personalabteilung des Klinikums im Boot waren. „Natürlich gab und gibt es angesichts der bevorstehenden Änderungen auch Befürchtungen bei unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern – deshalb wollten wir von Anfang an gemeinsam und als Team unsere künftige Organisation erarbeiten“, benennt Maria Meyer die Gründe für die Teilnahme der kompletten Abteilung am Workshop. Über den Workshop hinaus wurden zudem auch einzelne „Vieraugengespräche“ seitens Ellrich & Kollegen mit den Workshop Teilnehmern geführt. Die Personalleiterin des Klinikums St. Marien sieht dies als ein weiteres positives Beispiel für die Unterstützungsleistung seitens Ellrich & Kollegen: „Durch diese Gespräche konnten wir den Kolleginnen und Kollegen eine Möglichkeit einräumen, Dinge anzumerken oder Ideen einzubringen, die man eventuell nicht im Plenum äußern möchte“, ist sich Maria Meyer sicher. Die Ergebnisse beider Workshops wurden seitens Ellrich & Kollegen dokumentiert und in Form einer Ergebnispräsentation aufbereitet. Die Ergebnisse wurden dann sowohl dem Vorstand als auch der Personalabteilung des Klinikums vorgestellt.

Am zweiten Workshop nahmen die Personalleiterin, die Mitarbeiterinnen der Personalabteilung, die die neuen Aufgaben übernehmen, verschiedene Mitarbeiter der Pflegedirektion, die Oberin der Schwesternschaft Wallmenich-Haus sowie die bisher für die Abrechnung und Verwaltung der Mitglieder zuständigen Sachbearbeiterinnen der Schwesternschaft teil. Hier ging es darum festzulegen, wie künftige Arbeitsabläufe aussehen sollen und Zuständigkeiten nach der Migration der neuen Abrechnungen zur Personalabteilung des Klinikums, definiert werden. So mussten unter anderem der künftige Neueinstellungsprozess im Detail und damit verbunden die künftige Aufgabenverteilung zwischen den drei beteiligten Bereichen geregelt werden.

Verschlankte Prozesse steigern Effizienz
Die erarbeitete Optimierung der Prozesse in Amberg trägt bereits Früchte. So gibt es mittlerweile zwei neue Mitarbeiterinnen im Haus, die im Namen der Schwesternschaft Auskunft geben können und auch befugt sind, Dokumente auszustellen. „Das Pflegepersonal hat nun direkte Ansprechpartnerinnen vor Ort, dies verkürzt unsere administrativen Prozesse spürbar“, benennt Maria Meyer die Vorteile der Umstrukturierungen. Darüber hinaus ist es an vielen Stellen gelungen, Arbeitsabläufe deutlich zu verschlanken und auch redundante Arbeitsschritte zu vermeiden. „Mit der Unterstützung durch Ellrich & Kollegen sind wir sehr zufrieden“, resümiert Meyer. „Wir haben uns zu jedem Zeitpunkt im Projekt gut beraten gefühlt und würden unseren Partner auch für künftige Projekte gerne wieder zu Rate ziehen.“

Klinikum St. Marien Amberg

Das Klinikum St. Marien Amberg ist ein Krankenhaus der Schwerpunktversorgung im bayerischen Amberg. Es verfügt über ca. 600 Betten in 13 Fachabteilungen und beschäftigt über 1.700 Mitarbeiter. Jährlich werden mehr als 60.000 Patienten, davon 25.000 stationär, behandelt. Mit seinem umfassenden medizinischen Spektrum deckt es alle Bereiche der modernen, differenzierten Schwerpunktversorgung der Region ab. Als akademisches Lehrkrankenhaus der Universität Erlangen-Nürnberg und der Universität Regensburg ist das Klinikum St. Marien Amberg aktiv in der medizinischen Ausbildung engagiert.

www.klinikum-amberg.de
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