Wenn aus Fans Bewerber werden. Und umgekehrt.
DIN-Gruppe implementiert modernes Bewerbermanagement mit Unterstützung von Ellrich & Kollegen

Wenn es darum geht, Fachkräfte für das eigene Unternehmen zu gewinnen, stehen viele Personalabteilungen vor der Herausforderung, altbekannte Pfade zu verlassen. Es gilt, Begeisterung für die eigene Arbeitgebermarke zu wecken. Und im „Kampf um die Besten“ moderne Lösungen zur Personalgewinnung aufzusetzen.

Astrid Wirges
Mitglied der Geschäftsleitung,
Bereich Personal und Recht

Die Personalverantwortlichen von DIN, dem Deutschen Institut für Normung, kennen diese Herausforderung. Denn auch in Berlin war man auf der Suche nach einem Recruitingprozess, der zum einen die Gesamtdauer von Bewerbungsverfahren verringert und der zugleich ein modernes und innovatives Bild des Institutes nach außen vermitteln sollte. Ellrich & Kollegen unterstützte das DIN jetzt bei der Einführung eines elektronischen Bewerbermanagements.

Modernes Bewerbermanagement unterstützt positives Arbeitgeberimage
Mit über 400 Mitarbeitern sorgt DIN als nationale Normungsorganisation dafür, dass Verfahren zu Normung und Standardisierung angeregt, organisiert und umgesetzt werden. DIN versteht sich dabei als Dienstleister für Wirtschaft und Forschung, für die Verbraucherseite und die öffentlichen Hand. Dabei möchte DIN als Unternehmen genau so professionell, wie es den Bereich Normung angeht, auch in der Öffentlichkeit wahrgenommen werden. Den Verantwortlichen in Berlin liegt daher daran, auch das Thema Employer Branding entsprechend umzusetzen. „Bereits im Vorfeld des Projektes hatten wir uns dazu entschieden, noch einmal ganz bewusst unseren Außenauftritt als Arbeitgeber zu überdenken“, schildert Astrid Wirges, Mitglied der DIN-Geschäftsleitung für den Bereich Personal und Recht, die Ausgangslage. „Dabei war klar, dass ein modernes Bewerbermanagement uns dabei unterstützen würde“, so Wirges weiter.

„Wir wollten den Bewerberprozess in unserem Hause elektronisch abbilden und optimieren. Dazu hatten wir bereits entsprechende Anforderungen defi niert“, führt Wirges aus. „Bis dato wurden alle Tätigkeiten im Zusammenhang mit Bewerberprozessen mit einem Zeitaufwand geführt, den wir reduzieren wollten“, erläutert Wirges die Entscheidungsfi ndung. Daneben sollte das neue Bewerbermanagement aber auch der Qualitätsverbesserung dienen und das positive Images des Institutes spürbar verstärken.

Innovative Methoden auch für HR
Nachdem auf einer Fachtagung erste Kontakte zu Ellrich & Kollegen geknüpft worden waren, startete das gemeinsame Projekt „Bewerbermanagement“ im Oktober 2014. Dem auf die Optimierung personalwirtschaftlicher Prozesse spezialisierten Team von Ellrich & Kollegen kam dabei die Rolle eines umsetzungsorientierten Partners zu, der vor allem dafür sorgen sollte, möglichst schnell direkt anwendbare Maßnahmen zu defi nieren. In einem Kick-Off Meeting mit den Projektverantwortlichen seitens DIN und Ellrich & Kollegen wurden gemeinsam die Ziele und der Umfang des Projektes festgelegt. Damit einhergehend wurden eine detaillierte Terminplanung fixiert und Vorgehensweisen abgestimmt. „Unser Ziel war es, möglichst zeitnah „Quick Wins“ zu erlangen“, erläutert Gabriele Lüdtke, Personalsachbearbeiterin DIN und verantwortlich für das Projekt. „Daher haben wir viel Wert darauf gelegt, dass unser externer Partner eine kompakte Ist-Analyse durchführt, um anschließend Soll-Prozesse definieren zu können“, so Lüdtke weiter.

Gabriele Lüdtke
Personalsachbearbeiterin DIN

Zusammenarbeit im Team schafft Vertrauen
Um den Bewerberprozess bei DIN zu verstehen, gleichzeitig aber auch bereits Problemstellungen erkennen zu können, wurden seitens Ellrich & Kollegen strukturierte Interviews mit den involvierten Mitarbeitern durchgeführt. Daneben befragten die Nürnberger Experten auch Führungskräfte verschiedener Fachabteilungen. Im Rahmen der Interviews wurden sämtliche Ist-Prozesse erfasst und grob dargestellt. Parallel dazu wurden auch Arbeitsplatzanalysen innerhalb der Personalabteilung durchgeführt: Diese beinhalteten die Messung von Zeitaufwänden aller relevanten Arbeitsschritte sowie die Identifizierung von Prozessbrüchen.

„Die Bestandsaufnahme hat uns klare Optimierungspotenziale aufgezeigt“, berichtet Gabriele Lüdtke. „Gemeinsam mit Ellrich & Kollegen haben wir daher die identifizierten Optimierungen in Soll-Prozesse umgewandelt und diese dann wiederum in Form eines optimierten Ablaufes dargestellt“, so Lüdtke weiter. Alle Soll-Prozesse wurden ausführlich beschrieben und in einem Prozesshandbuch festgehalten. Da von Beginn an ein IT-gestütztes Bewerbermanagement von DIN gewünscht war, wurden auch die systemischen Anforderungen an die mögliche neue IT-Lösung definiert und in einem Pflichtenheft zusammengefasst. Zeitgleich richtete sich der Blick schon auf unterschiedliche Rollenkonzepte, denen die neue Lösung Rechnung tragen sollte. So galt es nicht nur die Rollen innerhalb der Personalabteilung zu berücksichtigen, sondern auch die Rollen von Vorgesetzten oder des Betriebsrates zu integrieren.

Das System muss zum Menschen passen, nicht umgekehrt
Nachdem die optimalen Soll-Prozesse definiert und die Anforderungen an das neue IT-System fixiert waren, standen die Experten von Ellrich & Kollegen DIN auch bei der Auswahl eines passenden Softwareanbieters zur Seite. Auf Basis einer umfassenden Marktrecherche durch das Nürnberger Team wurden potenzielle Anbieter aufgefordert, ein Angebot abzugeben. In einer ersten Runde konnten Systeme ausgewählter Anbieter über einen vorab definierten Zeitraum durch die Mitarbeiter der Personalabteilung getestet und auf Funktionalitäten und Benutzerfreundlichkeit hin überprüft werden. „Im Anschluss an diese Testphase haben wir die ausgewählten Anbieter noch einmal zu uns eingeladen und uns im letzten Schritt, gemeinsam mit Ellrich & Kollegen, für ein System entschieden“, schildert Gabriele Lüdtke das Auswahlverfahren.

Signifikante Zeit- und Kostenersparnis
In Berlin ist man mit dem Projektverlauf rundum zufrieden. So konnte beispielsweise die Gesamtdauer eines Neueinstellungsverfahrens von etwa 40 Arbeitstagen auf 10 reduziert werden. „Diese deutliche Zeitersparnis verdanken wir vor allem den systemgestützten Workflows, wie etwa der Weitergabe von Bewerbungsunterlagen oder interner Freigaben“, ist sich Gabriele Lüdtke sicher. Aber die Vorteile des neuen Bewerbermanagements gehen noch weiter. Alle einst manuellen und papierlastigen Tätigkeiten werden in Berlin jetzt systemseitig abgebildet – das minimiert nicht nur Fehler, sondern spart auch Zeit und Materialaufwand. Aus Sicht von Frau Wirges wird darüber hinaus durch das elektronische Bewerbermanagement auch die datenschutzkonforme Verarbeitung der personenbezogenen Daten weiter unterstützt. „Mit unserem neuen Bewerberprozess vermeiden wir die unkontrollierte Weitergabe von Unterlagen, dies ist für uns eines der entscheidenden Ergebnisse des Projektes“, so Wirges.

Mit Blick auf die Zusammenarbeit mit Ellrich & Kollegen loben die Projektverantwortlichen bei DIN vor allem die Kompetenz und die Professionalität der Nürnberger Experten. „Mit Ellrich & Kollegen haben wir einen sehr praxisorientierten Partner, dem wir mit Blick auf seine fachliche Expertise vertrauen“, resümiert Gabriele Lüdtke.

Über DIN

DIN ist der privatwirtschaftlich organisierte Dienstleister für Normung und Standardisierung. Rund 30.000 Experten aus Wirtschaft und Forschung, von Verbraucherseite und der öffentlichen Hand bringen ihr Fachwissen in den Normungsprozess ein, den DIN als Projektmanager steuert. Die Ergebnisse sind marktgerechte Normen und Standards, die den weltweiten Handel fördern und der Rationalisierung, der Qualitätssicherung, dem Schutz der Gesellschaft und Umwelt sowie der Sicherheit und Verständigung dienen. DIN unterstützt die Marktfähigkeit von innovativen Lösungen durch Standardisierung – sei es in Themenfeldern wie Industrie 4.0 oder Smart Cities oder im Rahmen von Forschungsprojekten.

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